Informatie komt in allerlei vormen en kanalen tot ons en wordt door ons even zo makkelijk weer gedeeld, opgeslagen en gecreëerd. Als overheid dienen we grip te krijgen en houden op al deze data en documenten: om ons werk goed te kunnen doen, om verantwoording af te leggen en/of om terug te grijpen op gemaakte afspraken en opgesteld beleid. Wet- en regelgeving behartigen hierbij de belangen van andere overheden, bedrijven en burgers en zijn daar voor wat betreft informatie met een inhaalslag bezig. De Archiefwet, de Wet open overheid, de AVG, de Wet digitale overheid, de Algemene Informatiewet, baselines informatiebeveiliging (BIO’s) en veel andere regelgeving proberen overheden kaders te bieden voor een goed, veilig en duurzaam informatiebeheer.

Onlangs las ik in Binnenlands Bestuur een artikel van Marjolein van Trigt. In dit artikel schijft zij dat de KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland) pleit voor het aanstellen van een minister van informatie en digitalisering. Ook stelt ze dat de transparantie van de overheid gediend is met het controversieel verklaren van de Archiefwet. Ik ben het met beide uitspraken eens.

De vaststelling van de plaats waar bestuursorganen op grond van de Wet open overheid (Woo) actief openbaar te maken documenten beschikbaar moeten stellen, heeft een bewogen geschiedenis. In de Woo vinden we dit onderwerp nu terug in artikel 3.3b. Dat artikel bepaalt dat de openbaarmaking van documenten wordt gedaan op elektronische wijze op een door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksaangelegenheden (BZK) in stand gehouden digitale infrastructuur. Dat artikel kwam pas laat in de Woo. De invulling ervan wijzigde recent nog.

In maart van dit jaar informeerden wij u in de bijdrage ‘Monitor Informatiehuishouding in kader van de Woo’ over de stand van zaken rond de invoering van de Woo bij provincies, gemeenten en waterschappen en het onderzoek dat de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hiertoe bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen was gestart. In de afgelopen maanden zijn de resultaten van dit VNG-onderzoek openbaar geworden en hebben ook provincies en waterschappen hun onderzoeken afgerond. Voldoende aanleiding om u over deze en andere ontwikkelingen rondom de Woo bij te praten.

In 2022 schreef ik een blog over het bewaren van e-mails onder de titel ‘Mag ik e-mail wel permanent bewaren?’ Aanleiding vormde het ontwerp voor een Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022 die bij mij vragen opriep over de praktische uitwerking van de voorgestelde methode en het aspect van de privacy.