De verkiezingen zijn achter de rug; een nieuw kabinet is nog niet in zicht. Toch tijd voor een korte terugblik op de ambities van het kabinet-Rutte III (2017-2021) omtrent digitalisering. Het woord ‘digitalisering’ komt in het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’ (2017) 22 maal voor. Dat gebeurt in de context van veiligheid, defensie, bestuur, onderwijs, zorg, cultuur, economie en zelfs luchtvaart.

Zojuist verschenen op de website van het Nationaal Archief: de nieuwe Handreiking e-mail archiveren. Deze handreiking gaat in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten die relevant zijn voor het archiveren van e-mail.

De wetgeving inzake de digitale transformatie breidt verder uit. Recent is het Besluit elektronisch procederen in werking getreden. De Wet elektronisch publiceren en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer staan op stapel.

In de dagelijkse praktijk van het archief- en informatiebeheer worden begrippen als informatie, archiefbescheiden, data, documenten, gegevens en informatieobjecten voortdurend door elkaar gebruikt. Veelal probleemloos, omdat de professionele gebruikers wel weten wat ze onder een begrip verstaan. Het is vaak lastiger uit te leggen aan andere collega’s, bestuurders of burgers wat onder een containerbegrip als ‘informatie’ valt, welke wet- en regelgeving hierop van toepassing is en wie bevoegd is hierop toezicht uit te oefenen. Zeker in het geval van de Archiefwet blijft het noodzakelijk om duidelijk te maken dat de diverse vormen waarin (overheids)informatie zich manifesteert tot ‘archiefbescheiden’ in de zin der wet behoren. In mijn werk als provinciearchivaris hanteer ik sinds kort de volgende uitleg over het begrip ‘archiefbescheiden’.

Provinciaal toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer
Door de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht is er sinds 2012 veel veranderd in het toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer. Het specifieke toezicht door provincies is omgezet naar een generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Gemeenten moeten met het eigen kwaliteitssysteem de kwaliteit van hun archiefbeheer zelf in de gaten houden. Indien nodig kan de provincie ingrijpen. Zo’n ‘rode kaart’ noodzaakt tot een verbeterplan. Voor een duurzame verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer is het echter tevens zaak te komen tot structurele verbeteringen van het informatiebeheer in termen van het gedrag van medewerkers en de beschikbaarheid van capaciteit en overige middelen.