Artikelen

In de discussie over het aanpassen van de Archiefwet neemt het verkorten van de overbrengingstermijn naar 10 jaar een prominente plaats in. In de Archiefwet 1962 was de overbrengingstermijn nog 50 jaar. De Archiefwet 1995 bracht die termijn terug naar 20 jaar. Nu is het plan om overbrenging al na 10 jaar te realiseren. Wat is het doel van de verkorting van de overbrengingstermijn en wat is de opgave?

In mijn blog ‘ Evaluatie Interbestuurlijk toezicht. Werkt het archieftoezicht op afstand?’ kondigde ik het rapport van de landelijke evaluatie van het interbestuurlijk toezicht (IBT) aan. Twee evaluaties zijn recentelijk opgeleverd.

Op 25 juli 2018 publiceerde de VNG in haar ledenbrief (Lbr. 18/044) de aangepaste modellen voor de gemeentelijke archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer. Problematisch is de bepaling dat het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven bij de gemeentesecretaris kan worden belegd indien er geen gemeentearchivaris is.

Onderzoeksorganisatie Gartner beschouwt blockchain als een technologie die op de lange termijn in tal van sectoren tot grote veranderingen zal leiden. Vooralsnog zijn de bitcoin en andere cryptomunten de twijfelachtige vaandeldragers van deze technologie. Kan de blockchaintechnologie wat gaan betekenen voor het informatiebeheer?

Stel je voor: je leest in de lokale krant dat er bij je huisarts is ingebroken en dat er 83 patiëntendossiers zijn meegenomen die op- en naast het bureau van de assistente lagen. Daar ben je niet blij mee. Je vraagt je af waarom je huisarts die gegevens niet minstens in een afgesloten kast bewaart, nietwaar? Je gaat ervan uit dat je persoonsgegevens goed beschermd worden en veilig worden opgeslagen. Je voelt je in je privacy aangetast omdat je regelmatig je huisarts bezoekt vanwege je fysieke of geestelijke gezondheid.

De Archiefwet is verouderd. De wet is van 1995 en vooral gericht op de zorg en het beheer van papieren overheidsarchieven. Nu er binnen de overheid bijna niet meer op papier wordt gearchiveerd is het dus belangrijk dat juist digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard.

In mijn blog ‘Kun je nog wel aansluiten op de landelijke infrastructuur van het e-depot?’ repte ik over de aansluiting van gemeenten en archiefdiensten op het landelijke e-depot. In dat kader kan ik nog melden dat het Stadsarchief Rotterdam en het Regionaal Archief Dordrecht een intentieverklaring hebben opgesteld om de samenwerking voor e-depotarchivering te onderzoeken. 

Op 14 mei verscheen het rapport   ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’ over het digitaal  informatiebeheer bij de departementen. Dit door de Erfgoedinspectie in april opgeleverde inspectierapport is een vervolg op het uit 2014 daterende rapport ' Duurzaam duurt_het_langst’ 

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is nog niet ingediend bij de Tweede Kamer, maar toch is de verwachting dat deze wet nog in 2018 in het Staatsblad zal worden gepubliceerd. Volgens dit wetsvoorstel krijgen burgers en bedrijven het recht om formele berichten elektronisch aan de overheid te sturen. Alle overheidsorganisaties moeten nagaan of er maatregelen nodig zijn om aan de eisen van deze wet te voldoen en waar nodig aanpassingen uit te voeren.

Op donderdag 19 april a.s. wordt de provinciale viewer voor historisch beeldmateriaal gepresenteerd en gelanceerd. De interactieve viewer bestaat uit een openbaar toegankelijke website, waarop de collectie glasnegatieven en historische films afkomstig uit het provinciale archief door alle geïnteresseerden bekeken, gedeeld én gedownload kunnen worden. Het beeldmateriaal wordt als open data, zonder (auteurs)rechtelijke beperkingen, aangeboden aan het grote publiek, waardoor hergebruik gestimuleerd wordt. 

Nogal wat collega’s in ons vakgebied zijn doorgestroomd of terecht gekomen in het functioneel beheer van het documentmanagement- of zaaksysteem. Functioneel beheer is meer dan het ondersteunen van de gebruikers van deze systemen.

In december 2017 werd de provinciale archiefselectielijst Provisa opnieuw vastgesteld. In de toelichting op de lijst werd aangegeven dat de nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten in deze provinciale selectielijsten nog niet waren toegepast, maar dat bij de komende herziening (= over 3 jaar) de nieuwe aanpak wel zal zijn toegepast. In deze bijdrage wordt ingegaan op die nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten en de toepassing van één daarvan op Provisa.

Vanaf januari 2018 bestaat er in Zuid-Holland een Steunpunt voor de digitalisering van erfgoedcollecties, waar erfgoedinstellingen terecht kunnen voor hulp bij het digitaal maken en ontsluiten van hun collecties. Veel kleine musea, historische kringen en heemkundekringen in de provincie bezitten een schat aan voorwerpen, documenten en foto’s, die ze graag digitaal willen vastleggen en delen met hun publiek. Maar hoe doe je dat, wat heb je dan voor apparatuur nodig, in welk opslagformaat, hoe staat het met auteursrechten, kan mijn website dit aan? Vragen waar het steunpunt bij gaat helpen; door het geven van cursussen en adviezen en het delen van kennis zowel binnen als buiten de provinciegrenzen. Het steunpunt is er specifiek op gericht op medewerkers en vrijwilligers van erfgoedinstellingen te ondersteunen op het gebied van digitalisering van hun collectie(s) en dus niet bedoeld voor gemeenten of archiefinstellingen. Tegelijkertijd wordt met hen wel nauw samengewerkt! Het steunpunt is ondergebracht bij het Erfgoedhuis Zuid-Holland in Delft.

Het verkeerd voorlichten van de Tweede Kamer over een schikking die Fred Teeven in zijn tijd als hoofdofficier van justitie sloot met de hasjhandelaar Cees H. in 2000-2001, gaf in maart 2015 aanleiding tot het aftreden van minister Opstelten en staatssecretaris Teeven. Een ander gevolg van deze affaire is dat een discussie op gang kwam over het verkorten van de overbrengingstermijn van archieven. Van een schimmige deal naar een actuele archiefdiscussie. Het kan verkeren.

Op 9 november vond het grote KNVI-congres plaats. Met als thema ‘Infomatie = m8’.
Het is niet te doen om van alle bijdragen verslag aan te leveren. Daarvoor was het aanbod te groot. Je kunt veel presentaties terugvinden op de website KNVI-congres. Ik trakteer jullie op de aantekeningen die ik gemaakt heb van de bijdragen van de keynote-sprekers.

Met de inwerkingtreding van de wet Revitalisering Generiek Toezicht wijzigde in 2012 het toezichtsregime in ons land. Het zogenaamde interbestuurlijk toezicht (IBT) trad in werking, onder meer voor het toezicht door de provincie op de lagere overheden. Een van de toezichtsdomeinen was het archieftoezicht, waarbij de functie van provinciaal archiefinspecteur werd afgeschaft en de provincie ‘op afstand’ kwam te staan. Tot 2013 had de provinciaal archiefinspecteur het directe toezicht op de zorg voor de archieven door de dagelijkse besturen van gemeente, waterschappen, gemeenschappelijke regeling en politieregio en zijn collega-archivaris van deze overheid hield toezicht op het archief- en informatiebeheer door deze zelfde overheden. Als er ten minste een archivaris was benoemd. Dat ‘dubbele toezicht’ verdween bij het IBT, de gemeente c.s. was zelf verantwoordelijk en de raad of algemeen bestuur diende vanuit haar controlerende taak erop toe te zien dat de archiefzorg in de praktijk door de zorgdragers goed werd uitgevoerd. De provincie kwam op afstand en kon pas achteraf, op basis van signalen of aan de hand van verantwoordingsinformatie ingrijpen. De archivaris van gemeente of waterschap hield nu ook toezicht op de zorg en adviseerde voortaan ook over de bouw van archiefdepots etc.

Vorig jaar kondigde ik de start aan van het project te komen tot een Handreiking voor het opstellen van een zogenaamde hotspotmonitor. Deze zomer verscheen de ‘Handreiking periodieke hotspotmonitor decentrale overheden’ als resultaat van een van de laatste projecten van Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) dat onder de vlag van Archief2020 meerdere producten en handreikingen opleverde.

Wie kent niet de ronkende teksten en rapporten die een reorganisatie begeleiden, want de ambities zijn groot en deze mogen gerust breed worden uitgemeten. Om de ‘oude’ organisatie mee te krijgen wordt gesteld dat de kwaliteit en de continuïteit gewaarborgd blijft en dat bezuinigen niet het hoofddoel is.  Maar geld speelt altijd een rol.

In een interview eind juli met Binnenlands Bestuur kondigde minister Schultz van Haegen aan dat de invoering van de Omgevingswet wordt uitgesteld. De geplande ingangsdatum van 1 juli 2019 wordt met een of twee jaar uitgesteld. Als uiteindelijke datum van de transitie blijft 2029 gehandhaafd en ook de tussendatum 2024, waarop het Digitaal Stelsel Omgevingswet de gebruikers met kwalitatief optimale informatie op het gebied van fysieke leefomgeving moet ondersteunen, blijft staan.

Aan archiefstukken worden eisen gesteld met betrekking tot de integriteit en authenticiteit. Inhoud, structuur, vorm en gedrag spelen hierbij een rol. Een ‘normaal’ document, zoals een brief of (papieren) contract) levert relatief weinig problemen op. Bij de digitale varianten ontstaan al meer vragen. En helemaal bij archiefbescheiden of records vanuit databases.
Databases zijn in beginsel niet statisch; de data(sets) waaraan rechten en plichten ontleend kunnen worden moeten wel behouden blijven.