Artikelen

Inleiding
Al geruime tijd wordt er gebruikgemaakt van videotulen  binnen de overheid. Vooral na de uitbraak van het covid-19-virus zijn opnames gemaakt van de talrijke digitale bijeenkomsten. Nu het land weer vrijwel volledig open is, rijst de vraag of het blijven vastleggen van vergaderingen met behulp van audiovisuele middelen gewenst is.

In het coalitieakkoord 2021-2025 werd aangekondigd dat er ook deze kabinetsperiode weer vol wordt ingezet op digitalisering. Begin maart 2022 verscheen de Kamerbrief hoofdlijnen beleid voor digitalisering. Het coalitieakkoord stelde vast dat door digitalisering ons leven er anders uit gaat zien. Het kabinet meent dat digitalisering waarden kan toevoegen en wil die kansen benutten. Ook wordt veel aandacht besteed aan de keerzijden, zoals cybercrime en gegevensbescherming.

Onlangs werd de eerste foto van een zwart gat gepubliceerd. Wetenschappers zijn vijf jaar bezig geweest om dit kunststukje voor elkaar te krijgen en nu is het dus gelukt een foto te maken van Sagittarius A, zoals dit zwarte gat heet, dat midden in het Melkwegstelsel staat. Ogenschijnlijk heeft dit niets te maken met het duurzaam en toegankelijk opslaan van e-mails. Maar ook hier zijn belangwekkende stappen gezet.

Iedere organisatie ambieert de informatiehuishouding op orde te hebben. Alhoewel ik het meestal niet expliciet vraag als ik aan de slag ga bij een organisatie, denk ik dat we deze stelling voor waar aan mogen nemen. Maar wat betekent het nu precies om de informatiehuishouding op orde te hebben? Aan welke eisen moet je daarvoor voldoen en hoe stel je vast in hoeverre dit het geval is? Anders gezegd: hoe definieer je kwaliteit en hoe meet je het?

Archiefinstellingen en de Wet open overheid

Inleiding
Onlangs is de proeftuin van VNG Realisatie afgerond waarin gestart is met het in de praktijk toepassen van de (concept)selectielijst e-mailbewaring. Hoewel bij het ter perse gaan van dit artikel de uitkomsten hiervan nog niet bekend zijn, zet ik nu al mijn vraagtekens bij de toepassing van deze selectielijst.

Inleiding
In mijn vorige artikel beschreef ik de mogelijkheid om met behulp van artificial intelligence (AI) documenten te laten anonimiseren. In dit artikel licht ik een aantal bedrijven, die dergelijke functionaliteiten aanbieden, een beetje door. Ik beperk mij hierin door alleen de wijze van anonimiseren te beschrijven. Het is geenszins mijn bedoeling om enige commerciële inslag hieraan te geven.

Informatiemanagement, mijn – ons – vak, is best ingewikkeld. Ik loop inmiddels behoorlijk wat jaartjes mee in de wereld van de informatievoorziening maar het overkomt me nog regelmatig dat het me moeite kost om door de bomen het bos te blijven zien. Weer een nieuwe model, een nieuwe ‘standaard’, een nieuw toetsingskader, een nieuwe uitwisselingsstandaard, en altijd vergezeld van een hele hoop nieuwe afkortingen. En bij veel van die nieuwigheden vraag ik me weleens af wie daar nu eigenlijk op zit te wachten. Vaak gaat het immers om oude wijn in nieuwe zakken. Ja, het is waar, ik begin oud te worden.

Het is hier al regelmatig aangekondigd dat de Wet open overheid (Woo, Stb. 2021, 499 en 500) per 1 mei 2022 van kracht wordt. De Woo is een wet met veel impact. Daarom wordt de wet gefaseerd ingevoerd. Niet alles hoeft op 1 mei al gereed en in orde te zijn. Wat moet al wel klaar zijn en waar kan nog verder aan worden gewerkt?

Artificial intelligence (AI) of kunstmatige intelligentie wordt steeds belangrijker. Je weet het wellicht niet, maar iedereen heeft wel eens (onbewust) kennisgemaakt met deze technologie. Neem bijvoorbeeld een videogame! Elke keer als je tegen een computer speelt, speel je tegen AI. Computerexperts zullen zeggen dat videogames geen AI bevatten, maar een gemiddelde videogame bestaat uit een aantal vuistregels en heuristiek die voldoende zijn om een speler het gevoel te geven dat hij tegen een ‘echte’ tegenstander speelt.

Op 1 mei dit jaar treedt de Wet open overheid (Woo) in werking. Onderdeel van de Woo is de verplichting om een contactpersoon (of contactfunctionaris) aan te stellen waar burgers terechtkunnen voor vragen over de beschikbaarheid van informatie. In de wet is dat onder art. 4.7 verwoord als: ‘ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie wijst het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aan’. Hierna een nadere duiding van de functie van de contactpersoon.

De provincie Zuid-Holland heeft in 2021 met alle 52 gemeenten een nieuwe bestuursovereenkomst over het interbestuurlijk toezicht (IBT) gesloten. Over de aanloop naar dit nieuwe IBT-beleid schreef ik vorig jaar al een artikel. In deze bijdrage lees je over de concrete invulling van het interbestuurlijk toezicht voor het domein van het archief- en informatiebeheer.

Eind november 2021 schreef collega-redacteur Merel Vehmeijer een interessante blog over e-mailarchivering. Ze beschrijft de problematiek van het (niet) archiveren van e-mail en de oplossingen die hier in de afgelopen decennia voor bedacht zijn, waaronder de toepassing van de Capstone-methode in het ontwerp voor een Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022. Na lezing bleef ik echter wel met een paar vragen zitten over de uitwerking van deze methode en met name het aspect van de privacy.

Voorgeschiedenis
In een eerder VIND-artikel van mei 2020 hebben we de ‘Handreiking duurzame toegankelijkheid (DUTO) in de informatieketens van de Omgevingswet’ bij u aangekondigd. In dat artikel kunt u teruglezen waarom we aan de slag zijn gegaan met deze inmiddels gepubliceerde handreiking.

Introductie
Overheidsorganen werken veel samen bij de uitvoering van hun taken. Soms met andere overheden in een publiekrechtelijke vorm, dan weer met privaatrechtelijke partijen of met beide tegelijk. Dergelijke samenwerkingsverbanden dienen zich aan de bepalingen van de Archiefwet te houden en daarbij helpt de zojuist verschenen ‘Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden’. De aankomende Archiefwet bevat nieuwe bepalingen over samenwerkingsverbanden en daarover gaat deze bijdrage eveneens.

Inventariseren is monnikenwerk
Om te voldoen aan de verplichting tot openbaarmaking uit de Wet open overheid moeten overheidsorganisaties proces voor proces, document voor document gaan inventariseren op welke processen en documenten deze plicht betrekking heeft. Een inventarisatie die veel tijd (en geld) kost, maar die voor klanten van VIND-IM voor gemeenten uit handen wordt genomen. De redactie van het Model-DSP is al langere tijd achter de schermen bezig met de gevolgen van de Woo en hoe zij abonnees kunnen ontzorgen door het toevoegen van additionele metadata.

Inleiding
De Archiefwet 2021 is in de ministerraad aan de orde geweest en zonder wijzigingen naar de Tweede Kamer gestuurd. Intussen wordt hard gewerkt aan de uitwerking van de wet in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Zo zijn expertgroepen aan de slag, kunnen vakgenoten meedenken over bepaalde thema’s en verschijnen onderzoeksrapporten.
In deze bijdrage een korte update over het proces van de Archiefwet en ontwikkelingen rond ‘bewaren bij de bron’, waaronder de publicatie van het ‘Project Start Architectuur voor duurzame toegankelijkheid bij de bron’.

Het belang van een tijdige en juiste metadatering van documenten is de afgelopen twee decennia steeds duidelijker geworden en breed binnen overheidsorganisaties uitgedragen. Zo gebruiken gemeenten en provincies hier al jaren het Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden voor. De zojuist verschenen norm ‘Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) gaat dit toepassingsprofiel vervangen.

De term information governance komt veelvuldig voor in rapporten over informatiemanagement en aan de managementtafel. Laten we eens kijken waar het vandaan komt, wat het betekent en wat we ermee kunnen.