Artikelen

Inleiding
De week van 5 t/m 9 oktober 2020 was de Week van de Toegankelijkheid. Bij toegankelijkheid denk je misschien in eerste instantie aan fysieke toegankelijkheid, maar waar steeds meer aandacht voor komt is digitale toegankelijkheid. Veel gemeenten organiseerden in deze week een activiteit over digitale toegankelijkheid, vooral omdat op 23 september j.l. de wettelijke verplichting digitale toegankelijkheid overheid is ingegaan. Overheidsinstanties moeten nu dus zorgen dat hun websites voldoen aan de Europese toegankelijkheidsstandaard: WCAG 2.1, niveau A & AA.

Een recente handreiking van de VNG, een onderzoeksrapport van het Rathenau Instituut en een nog te publiceren handreiking verdienen de aandacht van informatiebeheerders en archivarissen.

Inleiding
De huidige Archiefregeling verplicht overheden ervoor te zorgen dat hun archief- en informatiebeheer voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Welke kwaliteitssystemen en ervaringen zijn er en hoe pakken organisaties dit op? Een stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen worden hier geschetst.

In 2016 werd de Handreiking KIDO (het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) gepubliceerd. Een jaar later bleek uit een onderzoek dat het opzetten, uitwerken en werken met een kwaliteitssysteem bij geen enkele overheidslaag (Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen) echt van de grond wilde komen. Een klacht was dat KIDO ingewikkeld en omvangrijk was en dat men niet goed wist hoe te beginnen. Voor de VNG was dit een signaal en daarom is gestart met het opstellen van een toegankelijker versie: KIDO light. Op dinsdag 8 september organiseerde VNG Realisatie hier een webinar over.

Procesgericht werken door middel van zaakgericht werken is geen nieuw concept. Maar de verandering naar deze procesgerichte manier van werken blijft een uitdaging, helemaal wanneer informatiebeheer wordt geïntegreerd zodat er sprake is van archivering by design. Overheidsorganisaties kenmerken zich vaak door een veelheid aan taken en verantwoordelijkheden. Dit is op zich al complex om te overzien en systemen op in te richten. Tel daar de snelheid van informatie-uitwisseling bij op en de uitdaging is compleet.

COVID-19 hotspot
Er is al veel over geschreven. Zo ook door mijn collega-redactielid Merel Vehmeijer-Balkenende. In haar blog schrijft zij over de archivering rond COVID-19 en hoe om te gaan met informatie uit deze bijzondere periode die, juist om deze reden, als hotspot kan worden aangemerkt. Een belangrijk doel achter deze ‘hotspotgedachte’ is natuurlijk dat later gereconstrueerd kan worden hoe wij omgingen met COVID-19 en wat de gevolgen waren voor overheid en maatschappij. Maar gaat dat ook echt lukken?

Het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet bepaalt dat overheden niet alleen een ontheffing kunnen krijgen voor het binnen de wettelijke termijn overbrengen van hun documenten naar een archiefdienst, maar ook de mogelijkheid om deze documenten bij de bron te bewaren. Wat zijn de mogelijkheden en gevolgen van dit bewaren bij de bron voor bijvoorbeeld een gemeente? Een korte schets.

In mijn vorige blog deelde ik mijn visie over samenwerken binnen het informatiedomein. Een van de uitdagingen in het informatiedomein, waarvoor in mijn ogen 1 + 1 = 3 geldt, is het invoeren van dataclassificatie ten behoeve van risicomanagement. Het klinkt abstract, maar het is mogelijk om hier in de praktijk goed invulling aan te geven.

De moderne informatiebeheerder wil nog wel eens terugverlangen naar de overzichtelijke tijd van het papieren dossier. De digitalisering heeft een hoop zegeningen en mogelijkheden gebracht, maar de uitdagingen (oftewel: de problemen) zijn ook legio. Misschien is dat omdat de beheerder van moderne informatie zoveel ‘overkomt’. De eindgebruiker bepaalt vaak het hoe en wat en houdt met het kunnen beheren en ‘archiveren’ van informatie geen rekening. De beheerders van historische archieven hebben veel meer grip op de middelen die zij inzetten. Zij kunnen de voordelen die digitale technieken bieden gericht inzetten voor betere toegankelijkheid en het nog informatiever maken van archieven. Een kleine greep.

De Agenda toekomst van het (interbestuurlijk) toezicht (ATT) is bekend, evenals het voorstel voor de Wet digitale overheid. De agenda en het daaruit volgende actieplan leiden tot een andere invulling van het toezicht. De VNG bereidt dat voor het informatie- en archiefbeheer al enigszins voor met de nieuwe archief-KPI’s. De Wet digitale overheid wordt voorafgegaan door het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid dat overheden verplicht per 23 september 2020 hun websites toegankelijk te hebben, ook voor burgers met een functiebeperking. Op een tijdige naleving dienen onder andere de provincies toe te gaan zien, waardoor zij er een IBT-taak bij krijgen. De stand van zaken.

De afgelopen jaren worden de gemoederen in overheidsland flink beziggehouden door de komst van de Omgevingswet. De overheidsprocessen die onder deze wet vallen, worden volledig gedigitaliseerd en compleet anders ingericht met onder meer een centrale rol voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dit roept de nodige vragen op waarop nog niet alle antwoorden gegeven zijn. Een stand van zaken.

Op 29 november 2019 publiceerde het Ministerie van OCW het voorstel van de Archiefwet 2021. Tot 23 januari 2020 kon eenieder reageren via een internetconsultatie. Deze bijdrage bevat een samenvatting van de belangrijkste reacties op het wetsvoorstel.

Werk je normaliter op kantoor, dan werkte je de afgelopen weken veelal thuis. Door het coronavirus zijn we genoodzaakt in onze eigen werkkamer of misschien wel aan de eettafel de werkzaamheden te verrichten die we tot nog niet zo lang geleden op kantoor uitvoerden. Voor velen een lastige tijd. Ook al kun je gebruikmaken van verschillende ICT-middelen en lukt het om online te vergaderen, het liefst komt een groot deel van kantoorwerkend Nederland regelmatig fysiek bij elkaar. Even bij de collega’s langs, informatie uitwisselen bij de koffieautomaat, overleggen aan tafel in een vergaderzaal of een afsluitende weekborrel. Vele teams zijn de afgelopen maanden in dat opzicht uit elkaar gevallen. Althans, als je onder een team verstaat een samenwerkende groep personen in hetzelfde gebouw. Maar een echt team is meer dan dat.

E-mails worden tot op heden niet gearchiveerd. Er is evenwel een praktische methodiek beschikbaar om dit probleem te tackelen.

Wet- en regelgeving die van invloed is op de informatiehuishouding binnen de overheid volgt elkaar in hoog tempo op. Denk aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet elektronische bekendmaking, de Archiefwet 2021, de Selectielijst gemeenten 2020 en het wetsvoorstel Wet open overheid (hierna Woo). Op deze laatste ga ik hier in.

De Tweede Kamer nam op 10 december 2019 de Wet elektronische publicaties aan. Als de Eerste Kamer ook akkoord gaat met deze wet dan zal deze op 1 januari 2021 in werking treden. Op dit moment bepaalt de Algemene wet bestuursrecht nog dat het mogelijk is om besluiten van bestuursorganen bekend te maken in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad. De nieuwe wet verplicht tot elektronisch bekendmaken. Wat betekent deze wet en wat zijn de gevolgen voor organisaties?

Een grote groep Nederlanders heeft weinig tot geen digitale vaardigheden. Maar over wie gaat het dan, wat is digitale vaardigheid en wat doet de overheid?

Veel overheden in ons land voeren hun taken gezamenlijk uit op basis van gemeenschappelijke regelingen, via verbonden partijen en steeds vaker ook via private partijen. Recent onderzoek leert hoe de Archiefwet in deze samenwerkingsverbanden wordt nageleefd en wat er beter kan.

In oktober 2018 schreef ik over decentrale overheden die via Regionaal Historische Centra op de e-depotdiensten van het Rijk wilden aansluiten. De minister van OCW stond dit niet toe en blokkeerde zo onder meer het voornemen van Zuid-Hollandse gemeenten om die aansluiting via het Noord-Hollands Archief (NHA) te realiseren. Het gevolg is dat nu alternatieven met private partijen worden verkend.

Moeten besluitenlijsten van de gemeenteraad ook analoog bewaard worden? Moeten alle verslagen van de gemeenteraad bewaard worden? Regelmatig zijn er vragen over de archieven van gemeenteraden. Vragen die al speelden bij de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002, maar nog steeds worden gesteld.