Artikelen

Op 17 maart zijn er in Nederland verkiezingen. Wat staat er in de verkiezingsprogramma's over onderwerpen gerelateerd aan informatiemanagement? Onderwerpen als transparante overheid en informatieveiligheid zijn de laatste tijd nadrukkelijk in het nieuws geweest. We hebben de verkiezingsprogramma's van de huidige 13 partijen in de Tweede Kamer en dat van JA21 doorgenomen. Er doen weliswaar 37 partijen mee aan de verkiezingen in maart, maar de voorspellingen zijn dat die, op JA21 na, geen van alle de kiesdrempel zullen halen.

Bij het Nationaal Archief en in elke provinciehoofdstad in Nederland worden archieven van het Rijk bewaard die daarnaartoe zijn overgebracht. Het beheer is per provincie ondergebracht bij Regionaal Historische Centra (RHC’s). Deze archiefbewaarplaatsen beheren onder meer archieven van ministeries, rijksdiensten, rechterlijke instellingen, rijksscholen, het gevangeniswezen en het Kadaster. Ook beheren deze RHC’s archieven van de provincie, sommige gemeenten, waterschappen, maatschappelijke organisaties en zelfs van particulieren. Daarnaast beschikken bepaalde gemeenten ook zelf over een archiefbewaarplaats. Met de overbrenging van archief naar deze archiefbewaarplaatsen worden de documenten in principe openbaar. Behalve wanneer er bij de overbrenging beperkende bepalingen zijn gesteld. De lockdown vanwege de corona is een extra beperkende factor geworden.

Inleiding
In het artikel ‘De Wet open overheid en informatiebeheer’ van november 2020 behandelden we de reikwijdte van het begrip ‘document’ in de Wijzigingswet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Ook kwam terloops aan de orde dat de Raad van State kort daarvoor in een uitspraak had bepaald dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten niet in strijd is met de Archiefwet. Dit terwijl hetzelfde college in 2019 nog had bepaald dat chatberichten op grond van de Archiefwet gearchiveerd en dus voor een minimale tijd bewaard moesten worden. In dit artikel gaan we wat dieper in op de uitleg en de gevolgen van deze uitspraken.

Wie nu nog op kantoor zit, leidt een eenzaam bestaan. De nieuwe norm is thuiswerken. Dankzij het coronavirus staan er geen files meer op de snelwegen en is het brengen en halen van kinderen naar en van school geen race meer tegen de klok. Kortom het land komt tot rust. Het werken thuis is vooral mogelijk door de voortschrijdende digitalisering van werkprocessen en de mogelijkheden die het opslaan van databestanden in de cloud biedt.
Werken in de cloud klinkt alsof gegevens van je computer zo de lucht in worden geschoten om daar ergens als een witte wolk boven de aarde te zweven, bereikbaar en beschikbaar voor iedereen. Zonder dat iemand er last van heeft. Maar is dat laatste wel zo?

Eind vorige eeuw zijn er vele hybride archieven (deels papier, deels digitaal) gevormd. Deze staan op de rol om naar archiefbewaarplaatsen te worden overgebracht. De vraag is of de bewaarplaatsen met hybride archieven uit de voeten kunnen.

De digitale transformatie zal de komende jaren een van de grote maatschappelijke opgaven blijven. Overheden, instellingen, bedrijven en particulieren moeten hier allemaal mee aan de slag en kunnen er niet omheen. Om de digitale transitie van de samenleving vorm en richting te geven, zijn er verschillende digitale agenda's opgesteld. In dit artikel wil ik stilstaan bij de Europese, de Nederlandse en de provinciale digitale agenda's. De digitale agenda van gemeenten bewaren we voor een andere keer.

In maart dit jaar schreef ik een artikel over het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) en sloot daarin af met ‘wordt vervolgd’. In april schreef mijn collega-redacteur Ascon Spieksma de blog ‘De Wob, de Woo en het Verdrag van Tromsø’ en ook in deze nieuwsbrief gaat deze collega-redacteur dieper in op de Woo en de gevolgen daarvan voor het informatiebeheer.
Het is een onderwerp dat ons bezighoudt. Niet voor niets zijn er zoveel gemeenten actief in een van de proeftuinen van VNG Realisatie.

Inleiding
De invoering van de Wet open overheid (Woo) komt steeds dichterbij. Na een periode van meer dan vier jaar van aanpassingen aan de wet vinden in het laatste kwartaal van 2020 de plenaire behandelingen van de Wijzigingswet Woo plaats en lijkt spoedige inwerkingtreding aanstaande. Wat zijn de gevolgen voor het informatiebeheer van overheden?

Inleiding
Onze organisatie is toe aan een nieuw archiefsysteem (recordmanagement applicatie). Bij het opstellen van de functionals voor het programma van eisen kwam de vraag op over het (wel of niet) gelijktijdig vernietigen van de metadata met het vernietigen van documenten en dossiers. In het huidige archiefsysteem is de vernietiging zo ingericht dat de documenten (Word, Excel, e-mail, pdf, e.d.) worden vernietigd, maar bepaalde metadata (bijvoorbeeld onderwerpomschrijving, registratienummer, selectiecategorie) behouden blijven. De gedachte hierachter was destijds dat je kon achterhalen wat je hebt gehad. Bij vragen (bijvoorbeeld Wob-verzoeken) kun je dan aangeven dat het document of dossier er is geweest, maar dat het is vernietigd omdat de archiefselectielijst dat voorschreef. Een valide argument, maar past het nog binnen de huidige formele regels over vernietiging?

Nederland telt vele verenigingen. Sportverenigingen, toneelverenigingen, muziekverenigingen, noem maar op. Verenigingen met een bestuur en vaak vele leden. Bestaat zo’n vereniging al langere tijd, dan is er meestal ook een verenigingsarchief te vinden. In de praktijk is er vaak weinig belangstelling voor dit soort archieven. Toch vormen ook deze archieven een afspiegeling van de maatschappij en zouden ze meer onder de aandacht mogen worden gebracht.

Inleiding
De week van 5 t/m 9 oktober 2020 was de Week van de Toegankelijkheid. Bij toegankelijkheid denk je misschien in eerste instantie aan fysieke toegankelijkheid, maar waar steeds meer aandacht voor komt is digitale toegankelijkheid. Veel gemeenten organiseerden in deze week een activiteit over digitale toegankelijkheid, vooral omdat op 23 september j.l. de wettelijke verplichting digitale toegankelijkheid overheid is ingegaan. Overheidsinstanties moeten nu dus zorgen dat hun websites voldoen aan de Europese toegankelijkheidsstandaard: WCAG 2.1, niveau A & AA.

Een recente handreiking van de VNG, een onderzoeksrapport van het Rathenau Instituut en een nog te publiceren handreiking verdienen de aandacht van informatiebeheerders en archivarissen.

Inleiding
De huidige Archiefregeling verplicht overheden ervoor te zorgen dat hun archief- en informatiebeheer voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Welke kwaliteitssystemen en ervaringen zijn er en hoe pakken organisaties dit op? Een stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen worden hier geschetst.

In 2016 werd de Handreiking KIDO (het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) gepubliceerd. Een jaar later bleek uit een onderzoek dat het opzetten, uitwerken en werken met een kwaliteitssysteem bij geen enkele overheidslaag (Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen) echt van de grond wilde komen. Een klacht was dat KIDO ingewikkeld en omvangrijk was en dat men niet goed wist hoe te beginnen. Voor de VNG was dit een signaal en daarom is gestart met het opstellen van een toegankelijker versie: KIDO light. Op dinsdag 8 september organiseerde VNG Realisatie hier een webinar over.

Procesgericht werken door middel van zaakgericht werken is geen nieuw concept. Maar de verandering naar deze procesgerichte manier van werken blijft een uitdaging, helemaal wanneer informatiebeheer wordt geïntegreerd zodat er sprake is van archivering by design. Overheidsorganisaties kenmerken zich vaak door een veelheid aan taken en verantwoordelijkheden. Dit is op zich al complex om te overzien en systemen op in te richten. Tel daar de snelheid van informatie-uitwisseling bij op en de uitdaging is compleet.

COVID-19 hotspot
Er is al veel over geschreven. Zo ook door mijn collega-redactielid Merel Vehmeijer-Balkenende. In haar blog schrijft zij over de archivering rond COVID-19 en hoe om te gaan met informatie uit deze bijzondere periode die, juist om deze reden, als hotspot kan worden aangemerkt. Een belangrijk doel achter deze ‘hotspotgedachte’ is natuurlijk dat later gereconstrueerd kan worden hoe wij omgingen met COVID-19 en wat de gevolgen waren voor overheid en maatschappij. Maar gaat dat ook echt lukken?

Het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet bepaalt dat overheden niet alleen een ontheffing kunnen krijgen voor het binnen de wettelijke termijn overbrengen van hun documenten naar een archiefdienst, maar ook de mogelijkheid om deze documenten bij de bron te bewaren. Wat zijn de mogelijkheden en gevolgen van dit bewaren bij de bron voor bijvoorbeeld een gemeente? Een korte schets.

In mijn vorige blog deelde ik mijn visie over samenwerken binnen het informatiedomein. Een van de uitdagingen in het informatiedomein, waarvoor in mijn ogen 1 + 1 = 3 geldt, is het invoeren van dataclassificatie ten behoeve van risicomanagement. Het klinkt abstract, maar het is mogelijk om hier in de praktijk goed invulling aan te geven.

De moderne informatiebeheerder wil nog wel eens terugverlangen naar de overzichtelijke tijd van het papieren dossier. De digitalisering heeft een hoop zegeningen en mogelijkheden gebracht, maar de uitdagingen (oftewel: de problemen) zijn ook legio. Misschien is dat omdat de beheerder van moderne informatie zoveel ‘overkomt’. De eindgebruiker bepaalt vaak het hoe en wat en houdt met het kunnen beheren en ‘archiveren’ van informatie geen rekening. De beheerders van historische archieven hebben veel meer grip op de middelen die zij inzetten. Zij kunnen de voordelen die digitale technieken bieden gericht inzetten voor betere toegankelijkheid en het nog informatiever maken van archieven. Een kleine greep.

De Agenda toekomst van het (interbestuurlijk) toezicht (ATT) is bekend, evenals het voorstel voor de Wet digitale overheid. De agenda en het daaruit volgende actieplan leiden tot een andere invulling van het toezicht. De VNG bereidt dat voor het informatie- en archiefbeheer al enigszins voor met de nieuwe archief-KPI’s. De Wet digitale overheid wordt voorafgegaan door het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid dat overheden verplicht per 23 september 2020 hun websites toegankelijk te hebben, ook voor burgers met een functiebeperking. Op een tijdige naleving dienen onder andere de provincies toe te gaan zien, waardoor zij er een IBT-taak bij krijgen. De stand van zaken.