Artikelen

Inventariseren is monnikenwerk
Om te voldoen aan de verplichting tot openbaarmaking uit de Wet open overheid moeten overheidsorganisaties proces voor proces, document voor document gaan inventariseren op welke processen en documenten deze plicht betrekking heeft. Een inventarisatie die veel tijd (en geld) kost, maar die voor klanten van VIND-IM voor gemeenten uit handen wordt genomen. De redactie van het Model-DSP is al langere tijd achter de schermen bezig met de gevolgen van de Woo en hoe zij abonnees kunnen ontzorgen door het toevoegen van additionele metadata.

Inleiding
De Archiefwet 2021 is in de ministerraad aan de orde geweest en zonder wijzigingen naar de Tweede Kamer gestuurd. Intussen wordt hard gewerkt aan de uitwerking van de wet in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Zo zijn expertgroepen aan de slag, kunnen vakgenoten meedenken over bepaalde thema’s en verschijnen onderzoeksrapporten.
In deze bijdrage een korte update over het proces van de Archiefwet en ontwikkelingen rond ‘bewaren bij de bron’, waaronder de publicatie van het ‘Project Start Architectuur voor duurzame toegankelijkheid bij de bron’.

Het belang van een tijdige en juiste metadatering van documenten is de afgelopen twee decennia steeds duidelijker geworden en breed binnen overheidsorganisaties uitgedragen. Zo gebruiken gemeenten en provincies hier al jaren het Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden voor. De zojuist verschenen norm ‘Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) gaat dit toepassingsprofiel vervangen.

De term information governance komt veelvuldig voor in rapporten over informatiemanagement en aan de managementtafel. Laten we eens kijken waar het vandaan komt, wat het betekent en wat we ermee kunnen.

Op 28 juni 2021 stemde de Tweede Kamer in met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en enkele andere wetten (https://wetten.overheid.nl/BWBR0003740/2021-07-01). Zodra de Eerste Kamer ook akkoord gaat, kan de wet per koninklijk besluit in werking treden. Wat was de aanleiding voor deze wijziging en heeft het nog gevolgen voor de archivering door de ten behoeve van een gemeenschappelijke regelingen gevormde organisatie en het toezicht daarop?

In mijn recente bijdragen over ‘Het begrip archiefbescheiden’ en ‘Visie op e-mailarchivering’ stipte ik al kort het belang aan van een goede vastlegging van verzonden en ontvangen berichten via sociale media. Uitingen van overheidsorganen op sociale media vallen onder de reikwijdte van het begrip ‘archiefbescheiden’ en daarmee onder de werking van de Archiefwet. Dat vraagt vervolgens om beleid over hoe overheden en hun medewerkers deze sociale media kunnen en moeten gebruiken en beheren.

Het vernietigen van informatie is een belangrijk en actueel item. Onder meer door de komst van de Algemene verordening gevensbescherming (AVG) zijn we ons veel bewuster geworden van de noodzaak tot het beschermen van persoonsgegevens. De toeslagenaffaire heeft laten zien wat er gebeurt als er onterecht een zwarte lijst is aangelegd en deze gegevens met andere instanties worden gedeeld.

Artificial intelligence (AI), of in het Nederlands: kunstmatige intelligentie, is niet meer weg te denken uit de huidige samenleving. Het komt negatief, neutraal en positief in het nieuws. AI is inmiddels ook doorgedrongen in het informatiebeheer. De berichten over de opbrengsten zijn nog steeds positief.

Je kent ze wel, jonge, talentvolle en enthousiast mensen die na hun studie willen doorpakken in een vakgebied. Veelal hoogopgeleid met de ambitie uiteindelijk ergens een mooie baan te vinden binnen het bedrijfsleven of de overheid. Ook binnen het vakgebied van informatiemanagement wordt steeds vaker gebruikgemaakt van trainees.

What's up WhatsApp?
Het afgelopen jaar is de populaire berichtendienst WhatsApp verschillende malen in het nieuws geweest. Zeer recent besloot de gemeenteraad van Delft om voor het onderling uitwisselen van berichten geen gebruik meer te maken van dit communicatiemiddel. Het leven van Delftse informatiebeheerders werd hierdoor wat makkelijker.

Hoe staat het met de Wet open overheid?
Op 2 januari 2019 werd het wijzigingswetsvoorstel Wet open overheid ter behandeling aan de Tweede Kamer aangeboden. In 2019 en in 2020 bleef het vervolg stil voor de buitenwereld. In die periode hebben VNG en IPO uitvoeringstoetsen laten doen in verband met de kosten die de nieuwe wet met zich zou meebrengen. Op 26 januari 2021 werd de Wijzigingswet met enkele wijzigingen erin door de Tweede Kamer aangenomen. Een doorlopende wettekst met daarin alle aanpassingen en een uitgebreide toelichting is kort daarna gepubliceerd. Op dit moment doorloopt de wet de procedures bij de Eerste Kamer. Het tijdstip van inwerkingtreding is nog wat mistig (artikel 10.3). De wet treedt in werking een half jaar na plaatsing in het Staatsblad. De inwerkingtreding van de artikelen die gaan over categorieën actief openbaar te maken documenten wordt apart bepaald en kan voor onderdelen verschillen.

In de provincie Zuid-Holland is een discussie over het e-mailbeleid gestart. De aanleiding hiervoor was een vraag over de termijn dat e-mailaccounts van vertrekkende leden van Gedeputeerde Staten in de lucht moeten blijven. De discussie verbreedde zich al snel tot het e-mailbeleid ten aanzien van bestuurders én medewerkers. In navolging van de provincie Noord-Holland is vervolgens een traject in gang gezet dat moet leiden tot een actuele visie op de archivering van e-mails.

Naar een nieuw toezicht op informatiebeheer in Zuid-Holland
Met de aankomende wijziging van de Archiefwet 1995 verandert ook het een en ander in het toezicht op het informatiebeheer van decentrale overheden. De belangrijkste wijziging is de uitbreiding van het toezicht op de al naar de archiefdienst overgebrachte archiefbescheiden (‘documenten’). Leidt de nieuwe Archiefwet ook tot wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht door de provincies? Hierover lees je meer in deze bijdrage.

De verkiezingen zijn achter de rug; een nieuw kabinet is nog niet in zicht. Toch tijd voor een korte terugblik op de ambities van het kabinet-Rutte III (2017-2021) omtrent digitalisering. Het woord ‘digitalisering’ komt in het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’ (2017) 22 maal voor. Dat gebeurt in de context van veiligheid, defensie, bestuur, onderwijs, zorg, cultuur, economie en zelfs luchtvaart.

Zojuist verschenen op de website van het Nationaal Archief: de nieuwe Handreiking e-mail archiveren. Deze handreiking gaat in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten die relevant zijn voor het archiveren van e-mail.

De wetgeving inzake de digitale transformatie breidt verder uit. Recent is het Besluit elektronisch procederen in werking getreden. De Wet elektronisch publiceren en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer staan op stapel.

In de dagelijkse praktijk van het archief- en informatiebeheer worden begrippen als informatie, archiefbescheiden, data, documenten, gegevens en informatieobjecten voortdurend door elkaar gebruikt. Veelal probleemloos, omdat de professionele gebruikers wel weten wat ze onder een begrip verstaan. Het is vaak lastiger uit te leggen aan andere collega’s, bestuurders of burgers wat onder een containerbegrip als ‘informatie’ valt, welke wet- en regelgeving hierop van toepassing is en wie bevoegd is hierop toezicht uit te oefenen. Zeker in het geval van de Archiefwet blijft het noodzakelijk om duidelijk te maken dat de diverse vormen waarin (overheids)informatie zich manifesteert tot ‘archiefbescheiden’ in de zin der wet behoren. In mijn werk als provinciearchivaris hanteer ik sinds kort de volgende uitleg over het begrip ‘archiefbescheiden’.

Provinciaal toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer
Door de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht is er sinds 2012 veel veranderd in het toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer. Het specifieke toezicht door provincies is omgezet naar een generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Gemeenten moeten met het eigen kwaliteitssysteem de kwaliteit van hun archiefbeheer zelf in de gaten houden. Indien nodig kan de provincie ingrijpen. Zo’n ‘rode kaart’ noodzaakt tot een verbeterplan. Voor een duurzame verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer is het echter tevens zaak te komen tot structurele verbeteringen van het informatiebeheer in termen van het gedrag van medewerkers en de beschikbaarheid van capaciteit en overige middelen.

Op 17 maart zijn er in Nederland verkiezingen. Wat staat er in de verkiezingsprogramma's over onderwerpen gerelateerd aan informatiemanagement? Onderwerpen als transparante overheid en informatieveiligheid zijn de laatste tijd nadrukkelijk in het nieuws geweest. We hebben de verkiezingsprogramma's van de huidige 13 partijen in de Tweede Kamer en dat van JA21 doorgenomen. Er doen weliswaar 37 partijen mee aan de verkiezingen in maart, maar de voorspellingen zijn dat die, op JA21 na, geen van alle de kiesdrempel zullen halen.

Bij het Nationaal Archief en in elke provinciehoofdstad in Nederland worden archieven van het Rijk bewaard die daarnaartoe zijn overgebracht. Het beheer is per provincie ondergebracht bij Regionaal Historische Centra (RHC’s). Deze archiefbewaarplaatsen beheren onder meer archieven van ministeries, rijksdiensten, rechterlijke instellingen, rijksscholen, het gevangeniswezen en het Kadaster. Ook beheren deze RHC’s archieven van de provincie, sommige gemeenten, waterschappen, maatschappelijke organisaties en zelfs van particulieren. Daarnaast beschikken bepaalde gemeenten ook zelf over een archiefbewaarplaats. Met de overbrenging van archief naar deze archiefbewaarplaatsen worden de documenten in principe openbaar. Behalve wanneer er bij de overbrenging beperkende bepalingen zijn gesteld. De lockdown vanwege de corona is een extra beperkende factor geworden.