Artikelen

Veel overheden in ons land voeren hun taken gezamenlijk uit op basis van gemeenschappelijke regelingen, via verbonden partijen en steeds vaker ook via private partijen. Recent onderzoek leert hoe de Archiefwet in deze samenwerkingsverbanden wordt nageleefd en wat er beter kan.

In oktober 2018 schreef ik over decentrale overheden die via Regionaal Historische Centra op de e-depotdiensten van het Rijk wilden aansluiten. De minister van OCW stond dit niet toe en blokkeerde zo onder meer het voornemen van Zuid-Hollandse gemeenten om die aansluiting via het Noord-Hollands Archief (NHA) te realiseren. Het gevolg is dat nu alternatieven met private partijen worden verkend.

Moeten besluitenlijsten van de gemeenteraad ook analoog bewaard worden? Moeten alle verslagen van de gemeenteraad bewaard worden? Regelmatig zijn er vragen over de archieven van gemeenteraden. Vragen die al speelden bij de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002, maar nog steeds worden gesteld.

De initiatiefnemers van het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) hebben op 2 januari 2019 een novelle tot wijziging van hun voorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Wat bleef, wat wijzigde en wat kunnen we verwachten?

De manier waarop we werken verandert. We willen altijd en overal kunnen werken en stellen bijpassende eisen aan de beschikbare middelen waarmee we willen werken. Organisaties kunnen de traditionele werkplekken loslaten en zich richten op een andere vorm: de digital workspace.

‘AVG zorgt voor toenemende werkdruk bij ambtenaren’ zo kopte een artikel in Binnenlands Bestuur.[i] Dit bleek uit een enquête van het blad over ‘Het leven na de AVG’. De helft van de ondervraagde ambtenaren gaf aan dat zij hun werkwijze hebben aangepast en dat dit ingrijpend is. Ook hebben ze het over ‘niet altijd even zinvolle bureaucratie’ en het feit dat ‘de overheid aan het doorslaan is.’

In de discussie over het aanpassen van de Archiefwet neemt het verkorten van de overbrengingstermijn naar 10 jaar een prominente plaats in. In de Archiefwet 1962 was de overbrengingstermijn nog 50 jaar. De Archiefwet 1995 bracht die termijn terug naar 20 jaar. Nu is het plan om overbrenging al na 10 jaar te realiseren. Wat is het doel van de verkorting van de overbrengingstermijn en wat is de opgave?

In mijn blog ‘ Evaluatie Interbestuurlijk toezicht. Werkt het archieftoezicht op afstand?’ kondigde ik het rapport van de landelijke evaluatie van het interbestuurlijk toezicht (IBT) aan. Twee evaluaties zijn recentelijk opgeleverd.

Op 25 juli 2018 publiceerde de VNG in haar ledenbrief (Lbr. 18/044) de aangepaste modellen voor de gemeentelijke archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer. Problematisch is de bepaling dat het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven bij de gemeentesecretaris kan worden belegd indien er geen gemeentearchivaris is.

Onderzoeksorganisatie Gartner beschouwt blockchain als een technologie die op de lange termijn in tal van sectoren tot grote veranderingen zal leiden. Vooralsnog zijn de bitcoin en andere cryptomunten de twijfelachtige vaandeldragers van deze technologie. Kan de blockchaintechnologie wat gaan betekenen voor het informatiebeheer?

Stel je voor: je leest in de lokale krant dat er bij je huisarts is ingebroken en dat er 83 patiëntendossiers zijn meegenomen die op- en naast het bureau van de assistente lagen. Daar ben je niet blij mee. Je vraagt je af waarom je huisarts die gegevens niet minstens in een afgesloten kast bewaart, nietwaar? Je gaat ervan uit dat je persoonsgegevens goed beschermd worden en veilig worden opgeslagen. Je voelt je in je privacy aangetast omdat je regelmatig je huisarts bezoekt vanwege je fysieke of geestelijke gezondheid.

De Archiefwet is verouderd. De wet is van 1995 en vooral gericht op de zorg en het beheer van papieren overheidsarchieven. Nu er binnen de overheid bijna niet meer op papier wordt gearchiveerd is het dus belangrijk dat juist digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard.

In mijn blog ‘Kun je nog wel aansluiten op de landelijke infrastructuur van het e-depot?’ repte ik over de aansluiting van gemeenten en archiefdiensten op het landelijke e-depot. In dat kader kan ik nog melden dat het Stadsarchief Rotterdam en het Regionaal Archief Dordrecht een intentieverklaring hebben opgesteld om de samenwerking voor e-depotarchivering te onderzoeken. 

Op 14 mei verscheen het rapport   ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’ over het digitaal  informatiebeheer bij de departementen. Dit door de Erfgoedinspectie in april opgeleverde inspectierapport is een vervolg op het uit 2014 daterende rapport ' Duurzaam duurt_het_langst’ 

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is nog niet ingediend bij de Tweede Kamer, maar toch is de verwachting dat deze wet nog in 2018 in het Staatsblad zal worden gepubliceerd. Volgens dit wetsvoorstel krijgen burgers en bedrijven het recht om formele berichten elektronisch aan de overheid te sturen. Alle overheidsorganisaties moeten nagaan of er maatregelen nodig zijn om aan de eisen van deze wet te voldoen en waar nodig aanpassingen uit te voeren.

Op donderdag 19 april a.s. wordt de provinciale viewer voor historisch beeldmateriaal gepresenteerd en gelanceerd. De interactieve viewer bestaat uit een openbaar toegankelijke website, waarop de collectie glasnegatieven en historische films afkomstig uit het provinciale archief door alle geïnteresseerden bekeken, gedeeld én gedownload kunnen worden. Het beeldmateriaal wordt als open data, zonder (auteurs)rechtelijke beperkingen, aangeboden aan het grote publiek, waardoor hergebruik gestimuleerd wordt. 

Nogal wat collega’s in ons vakgebied zijn doorgestroomd of terecht gekomen in het functioneel beheer van het documentmanagement- of zaaksysteem. Functioneel beheer is meer dan het ondersteunen van de gebruikers van deze systemen.

In december 2017 werd de provinciale archiefselectielijst Provisa opnieuw vastgesteld. In de toelichting op de lijst werd aangegeven dat de nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten in deze provinciale selectielijsten nog niet waren toegepast, maar dat bij de komende herziening (= over 3 jaar) de nieuwe aanpak wel zal zijn toegepast. In deze bijdrage wordt ingegaan op die nieuwe waarderings- en selectie-instrumenten en de toepassing van één daarvan op Provisa.

Vanaf januari 2018 bestaat er in Zuid-Holland een Steunpunt voor de digitalisering van erfgoedcollecties, waar erfgoedinstellingen terecht kunnen voor hulp bij het digitaal maken en ontsluiten van hun collecties. Veel kleine musea, historische kringen en heemkundekringen in de provincie bezitten een schat aan voorwerpen, documenten en foto’s, die ze graag digitaal willen vastleggen en delen met hun publiek. Maar hoe doe je dat, wat heb je dan voor apparatuur nodig, in welk opslagformaat, hoe staat het met auteursrechten, kan mijn website dit aan? Vragen waar het steunpunt bij gaat helpen; door het geven van cursussen en adviezen en het delen van kennis zowel binnen als buiten de provinciegrenzen. Het steunpunt is er specifiek op gericht op medewerkers en vrijwilligers van erfgoedinstellingen te ondersteunen op het gebied van digitalisering van hun collectie(s) en dus niet bedoeld voor gemeenten of archiefinstellingen. Tegelijkertijd wordt met hen wel nauw samengewerkt! Het steunpunt is ondergebracht bij het Erfgoedhuis Zuid-Holland in Delft.

Het verkeerd voorlichten van de Tweede Kamer over een schikking die Fred Teeven in zijn tijd als hoofdofficier van justitie sloot met de hasjhandelaar Cees H. in 2000-2001, gaf in maart 2015 aanleiding tot het aftreden van minister Opstelten en staatssecretaris Teeven. Een ander gevolg van deze affaire is dat een discussie op gang kwam over het verkorten van de overbrengingstermijn van archieven. Van een schimmige deal naar een actuele archiefdiscussie. Het kan verkeren.