Artikelen

De verkiezingen zijn achter de rug; een nieuw kabinet is nog niet in zicht. Toch tijd voor een korte terugblik op de ambities van het kabinet-Rutte III (2017-2021) omtrent digitalisering. Het woord ‘digitalisering’ komt in het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’ (2017) 22 maal voor. Dat gebeurt in de context van veiligheid, defensie, bestuur, onderwijs, zorg, cultuur, economie en zelfs luchtvaart.

Zojuist verschenen op de website van het Nationaal Archief: de nieuwe Handreiking e-mail archiveren. Deze handreiking gaat in op de specifieke kenmerken en aandachtspunten die relevant zijn voor het archiveren van e-mail.

De wetgeving inzake de digitale transformatie breidt verder uit. Recent is het Besluit elektronisch procederen in werking getreden. De Wet elektronisch publiceren en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer staan op stapel.

In de dagelijkse praktijk van het archief- en informatiebeheer worden begrippen als informatie, archiefbescheiden, data, documenten, gegevens en informatieobjecten voortdurend door elkaar gebruikt. Veelal probleemloos, omdat de professionele gebruikers wel weten wat ze onder een begrip verstaan. Het is vaak lastiger uit te leggen aan andere collega’s, bestuurders of burgers wat onder een containerbegrip als ‘informatie’ valt, welke wet- en regelgeving hierop van toepassing is en wie bevoegd is hierop toezicht uit te oefenen. Zeker in het geval van de Archiefwet blijft het noodzakelijk om duidelijk te maken dat de diverse vormen waarin (overheids)informatie zich manifesteert tot ‘archiefbescheiden’ in de zin der wet behoren. In mijn werk als provinciearchivaris hanteer ik sinds kort de volgende uitleg over het begrip ‘archiefbescheiden’.

Provinciaal toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer
Door de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht is er sinds 2012 veel veranderd in het toezicht op het gemeentelijk archiefbeheer. Het specifieke toezicht door provincies is omgezet naar een generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Gemeenten moeten met het eigen kwaliteitssysteem de kwaliteit van hun archiefbeheer zelf in de gaten houden. Indien nodig kan de provincie ingrijpen. Zo’n ‘rode kaart’ noodzaakt tot een verbeterplan. Voor een duurzame verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer is het echter tevens zaak te komen tot structurele verbeteringen van het informatiebeheer in termen van het gedrag van medewerkers en de beschikbaarheid van capaciteit en overige middelen.

Op 17 maart zijn er in Nederland verkiezingen. Wat staat er in de verkiezingsprogramma's over onderwerpen gerelateerd aan informatiemanagement? Onderwerpen als transparante overheid en informatieveiligheid zijn de laatste tijd nadrukkelijk in het nieuws geweest. We hebben de verkiezingsprogramma's van de huidige 13 partijen in de Tweede Kamer en dat van JA21 doorgenomen. Er doen weliswaar 37 partijen mee aan de verkiezingen in maart, maar de voorspellingen zijn dat die, op JA21 na, geen van alle de kiesdrempel zullen halen.

Bij het Nationaal Archief en in elke provinciehoofdstad in Nederland worden archieven van het Rijk bewaard die daarnaartoe zijn overgebracht. Het beheer is per provincie ondergebracht bij Regionaal Historische Centra (RHC’s). Deze archiefbewaarplaatsen beheren onder meer archieven van ministeries, rijksdiensten, rechterlijke instellingen, rijksscholen, het gevangeniswezen en het Kadaster. Ook beheren deze RHC’s archieven van de provincie, sommige gemeenten, waterschappen, maatschappelijke organisaties en zelfs van particulieren. Daarnaast beschikken bepaalde gemeenten ook zelf over een archiefbewaarplaats. Met de overbrenging van archief naar deze archiefbewaarplaatsen worden de documenten in principe openbaar. Behalve wanneer er bij de overbrenging beperkende bepalingen zijn gesteld. De lockdown vanwege de corona is een extra beperkende factor geworden.

Inleiding
In het artikel ‘De Wet open overheid en informatiebeheer’ van november 2020 behandelden we de reikwijdte van het begrip ‘document’ in de Wijzigingswet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Ook kwam terloops aan de orde dat de Raad van State kort daarvoor in een uitspraak had bepaald dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten niet in strijd is met de Archiefwet. Dit terwijl hetzelfde college in 2019 nog had bepaald dat chatberichten op grond van de Archiefwet gearchiveerd en dus voor een minimale tijd bewaard moesten worden. In dit artikel gaan we wat dieper in op de uitleg en de gevolgen van deze uitspraken.

Wie nu nog op kantoor zit, leidt een eenzaam bestaan. De nieuwe norm is thuiswerken. Dankzij het coronavirus staan er geen files meer op de snelwegen en is het brengen en halen van kinderen naar en van school geen race meer tegen de klok. Kortom het land komt tot rust. Het werken thuis is vooral mogelijk door de voortschrijdende digitalisering van werkprocessen en de mogelijkheden die het opslaan van databestanden in de cloud biedt.
Werken in de cloud klinkt alsof gegevens van je computer zo de lucht in worden geschoten om daar ergens als een witte wolk boven de aarde te zweven, bereikbaar en beschikbaar voor iedereen. Zonder dat iemand er last van heeft. Maar is dat laatste wel zo?

Eind vorige eeuw zijn er vele hybride archieven (deels papier, deels digitaal) gevormd. Deze staan op de rol om naar archiefbewaarplaatsen te worden overgebracht. De vraag is of de bewaarplaatsen met hybride archieven uit de voeten kunnen.

De digitale transformatie zal de komende jaren een van de grote maatschappelijke opgaven blijven. Overheden, instellingen, bedrijven en particulieren moeten hier allemaal mee aan de slag en kunnen er niet omheen. Om de digitale transitie van de samenleving vorm en richting te geven, zijn er verschillende digitale agenda's opgesteld. In dit artikel wil ik stilstaan bij de Europese, de Nederlandse en de provinciale digitale agenda's. De digitale agenda van gemeenten bewaren we voor een andere keer.

In maart dit jaar schreef ik een artikel over het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) en sloot daarin af met ‘wordt vervolgd’. In april schreef mijn collega-redacteur Ascon Spieksma de blog ‘De Wob, de Woo en het Verdrag van Tromsø’ en ook in deze nieuwsbrief gaat deze collega-redacteur dieper in op de Woo en de gevolgen daarvan voor het informatiebeheer.
Het is een onderwerp dat ons bezighoudt. Niet voor niets zijn er zoveel gemeenten actief in een van de proeftuinen van VNG Realisatie.

Inleiding
De invoering van de Wet open overheid (Woo) komt steeds dichterbij. Na een periode van meer dan vier jaar van aanpassingen aan de wet vinden in het laatste kwartaal van 2020 de plenaire behandelingen van de Wijzigingswet Woo plaats en lijkt spoedige inwerkingtreding aanstaande. Wat zijn de gevolgen voor het informatiebeheer van overheden?

Inleiding
Onze organisatie is toe aan een nieuw archiefsysteem (recordmanagement applicatie). Bij het opstellen van de functionals voor het programma van eisen kwam de vraag op over het (wel of niet) gelijktijdig vernietigen van de metadata met het vernietigen van documenten en dossiers. In het huidige archiefsysteem is de vernietiging zo ingericht dat de documenten (Word, Excel, e-mail, pdf, e.d.) worden vernietigd, maar bepaalde metadata (bijvoorbeeld onderwerpomschrijving, registratienummer, selectiecategorie) behouden blijven. De gedachte hierachter was destijds dat je kon achterhalen wat je hebt gehad. Bij vragen (bijvoorbeeld Wob-verzoeken) kun je dan aangeven dat het document of dossier er is geweest, maar dat het is vernietigd omdat de archiefselectielijst dat voorschreef. Een valide argument, maar past het nog binnen de huidige formele regels over vernietiging?

Nederland telt vele verenigingen. Sportverenigingen, toneelverenigingen, muziekverenigingen, noem maar op. Verenigingen met een bestuur en vaak vele leden. Bestaat zo’n vereniging al langere tijd, dan is er meestal ook een verenigingsarchief te vinden. In de praktijk is er vaak weinig belangstelling voor dit soort archieven. Toch vormen ook deze archieven een afspiegeling van de maatschappij en zouden ze meer onder de aandacht mogen worden gebracht.

Inleiding
De week van 5 t/m 9 oktober 2020 was de Week van de Toegankelijkheid. Bij toegankelijkheid denk je misschien in eerste instantie aan fysieke toegankelijkheid, maar waar steeds meer aandacht voor komt is digitale toegankelijkheid. Veel gemeenten organiseerden in deze week een activiteit over digitale toegankelijkheid, vooral omdat op 23 september j.l. de wettelijke verplichting digitale toegankelijkheid overheid is ingegaan. Overheidsinstanties moeten nu dus zorgen dat hun websites voldoen aan de Europese toegankelijkheidsstandaard: WCAG 2.1, niveau A & AA.

Een recente handreiking van de VNG, een onderzoeksrapport van het Rathenau Instituut en een nog te publiceren handreiking verdienen de aandacht van informatiebeheerders en archivarissen.

Inleiding
De huidige Archiefregeling verplicht overheden ervoor te zorgen dat hun archief- en informatiebeheer voldoen aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Welke kwaliteitssystemen en ervaringen zijn er en hoe pakken organisaties dit op? Een stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen worden hier geschetst.

In 2016 werd de Handreiking KIDO (het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) gepubliceerd. Een jaar later bleek uit een onderzoek dat het opzetten, uitwerken en werken met een kwaliteitssysteem bij geen enkele overheidslaag (Rijk, provincies, gemeenten, waterschappen) echt van de grond wilde komen. Een klacht was dat KIDO ingewikkeld en omvangrijk was en dat men niet goed wist hoe te beginnen. Voor de VNG was dit een signaal en daarom is gestart met het opstellen van een toegankelijker versie: KIDO light. Op dinsdag 8 september organiseerde VNG Realisatie hier een webinar over.

Procesgericht werken door middel van zaakgericht werken is geen nieuw concept. Maar de verandering naar deze procesgerichte manier van werken blijft een uitdaging, helemaal wanneer informatiebeheer wordt geïntegreerd zodat er sprake is van archivering by design. Overheidsorganisaties kenmerken zich vaak door een veelheid aan taken en verantwoordelijkheden. Dit is op zich al complex om te overzien en systemen op in te richten. Tel daar de snelheid van informatie-uitwisseling bij op en de uitdaging is compleet.