Artikelen

De afgelopen jaren worden de gemoederen in overheidsland flink beziggehouden door de komst van de Omgevingswet. De overheidsprocessen die onder deze wet vallen, worden volledig gedigitaliseerd en compleet anders ingericht met onder meer een centrale rol voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Dit roept de nodige vragen op waarop nog niet alle antwoorden gegeven zijn. Een stand van zaken.

Op 29 november 2019 publiceerde het Ministerie van OCW het voorstel van de Archiefwet 2021. Tot 23 januari 2020 kon eenieder reageren via een internetconsultatie. Deze bijdrage bevat een samenvatting van de belangrijkste reacties op het wetsvoorstel.

Werk je normaliter op kantoor, dan werkte je de afgelopen weken veelal thuis. Door het coronavirus zijn we genoodzaakt in onze eigen werkkamer of misschien wel aan de eettafel de werkzaamheden te verrichten die we tot nog niet zo lang geleden op kantoor uitvoerden. Voor velen een lastige tijd. Ook al kun je gebruikmaken van verschillende ICT-middelen en lukt het om online te vergaderen, het liefst komt een groot deel van kantoorwerkend Nederland regelmatig fysiek bij elkaar. Even bij de collega’s langs, informatie uitwisselen bij de koffieautomaat, overleggen aan tafel in een vergaderzaal of een afsluitende weekborrel. Vele teams zijn de afgelopen maanden in dat opzicht uit elkaar gevallen. Althans, als je onder een team verstaat een samenwerkende groep personen in hetzelfde gebouw. Maar een echt team is meer dan dat.

E-mails worden tot op heden niet gearchiveerd. Er is evenwel een praktische methodiek beschikbaar om dit probleem te tackelen.

Wet- en regelgeving die van invloed is op de informatiehuishouding binnen de overheid volgt elkaar in hoog tempo op. Denk aan de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet elektronische bekendmaking, de Archiefwet 2021, de Selectielijst gemeenten 2020 en het wetsvoorstel Wet open overheid (hierna Woo). Op deze laatste ga ik hier in.

De Tweede Kamer nam op 10 december 2019 de Wet elektronische publicaties aan. Als de Eerste Kamer ook akkoord gaat met deze wet dan zal deze op 1 januari 2021 in werking treden. Op dit moment bepaalt de Algemene wet bestuursrecht nog dat het mogelijk is om besluiten van bestuursorganen bekend te maken in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad. De nieuwe wet verplicht tot elektronisch bekendmaken. Wat betekent deze wet en wat zijn de gevolgen voor organisaties?

Een grote groep Nederlanders heeft weinig tot geen digitale vaardigheden. Maar over wie gaat het dan, wat is digitale vaardigheid en wat doet de overheid?

Veel overheden in ons land voeren hun taken gezamenlijk uit op basis van gemeenschappelijke regelingen, via verbonden partijen en steeds vaker ook via private partijen. Recent onderzoek leert hoe de Archiefwet in deze samenwerkingsverbanden wordt nageleefd en wat er beter kan.

In oktober 2018 schreef ik over decentrale overheden die via Regionaal Historische Centra op de e-depotdiensten van het Rijk wilden aansluiten. De minister van OCW stond dit niet toe en blokkeerde zo onder meer het voornemen van Zuid-Hollandse gemeenten om die aansluiting via het Noord-Hollands Archief (NHA) te realiseren. Het gevolg is dat nu alternatieven met private partijen worden verkend.

Moeten besluitenlijsten van de gemeenteraad ook analoog bewaard worden? Moeten alle verslagen van de gemeenteraad bewaard worden? Regelmatig zijn er vragen over de archieven van gemeenteraden. Vragen die al speelden bij de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002, maar nog steeds worden gesteld.

De initiatiefnemers van het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) hebben op 2 januari 2019 een novelle tot wijziging van hun voorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Wat bleef, wat wijzigde en wat kunnen we verwachten?

De manier waarop we werken verandert. We willen altijd en overal kunnen werken en stellen bijpassende eisen aan de beschikbare middelen waarmee we willen werken. Organisaties kunnen de traditionele werkplekken loslaten en zich richten op een andere vorm: de digital workspace.

‘AVG zorgt voor toenemende werkdruk bij ambtenaren’ zo kopte een artikel in Binnenlands Bestuur.[i] Dit bleek uit een enquête van het blad over ‘Het leven na de AVG’. De helft van de ondervraagde ambtenaren gaf aan dat zij hun werkwijze hebben aangepast en dat dit ingrijpend is. Ook hebben ze het over ‘niet altijd even zinvolle bureaucratie’ en het feit dat ‘de overheid aan het doorslaan is.’

In de discussie over het aanpassen van de Archiefwet neemt het verkorten van de overbrengingstermijn naar 10 jaar een prominente plaats in. In de Archiefwet 1962 was de overbrengingstermijn nog 50 jaar. De Archiefwet 1995 bracht die termijn terug naar 20 jaar. Nu is het plan om overbrenging al na 10 jaar te realiseren. Wat is het doel van de verkorting van de overbrengingstermijn en wat is de opgave?

In mijn blog ‘ Evaluatie Interbestuurlijk toezicht. Werkt het archieftoezicht op afstand?’ kondigde ik het rapport van de landelijke evaluatie van het interbestuurlijk toezicht (IBT) aan. Twee evaluaties zijn recentelijk opgeleverd.

Op 25 juli 2018 publiceerde de VNG in haar ledenbrief (Lbr. 18/044) de aangepaste modellen voor de gemeentelijke archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer. Problematisch is de bepaling dat het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven bij de gemeentesecretaris kan worden belegd indien er geen gemeentearchivaris is.

Onderzoeksorganisatie Gartner beschouwt blockchain als een technologie die op de lange termijn in tal van sectoren tot grote veranderingen zal leiden. Vooralsnog zijn de bitcoin en andere cryptomunten de twijfelachtige vaandeldragers van deze technologie. Kan de blockchaintechnologie wat gaan betekenen voor het informatiebeheer?

Stel je voor: je leest in de lokale krant dat er bij je huisarts is ingebroken en dat er 83 patiëntendossiers zijn meegenomen die op- en naast het bureau van de assistente lagen. Daar ben je niet blij mee. Je vraagt je af waarom je huisarts die gegevens niet minstens in een afgesloten kast bewaart, nietwaar? Je gaat ervan uit dat je persoonsgegevens goed beschermd worden en veilig worden opgeslagen. Je voelt je in je privacy aangetast omdat je regelmatig je huisarts bezoekt vanwege je fysieke of geestelijke gezondheid.

De Archiefwet is verouderd. De wet is van 1995 en vooral gericht op de zorg en het beheer van papieren overheidsarchieven. Nu er binnen de overheid bijna niet meer op papier wordt gearchiveerd is het dus belangrijk dat juist digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard.

In mijn blog ‘Kun je nog wel aansluiten op de landelijke infrastructuur van het e-depot?’ repte ik over de aansluiting van gemeenten en archiefdiensten op het landelijke e-depot. In dat kader kan ik nog melden dat het Stadsarchief Rotterdam en het Regionaal Archief Dordrecht een intentieverklaring hebben opgesteld om de samenwerking voor e-depotarchivering te onderzoeken.