Artikelen

In het regeerakkoord (2012) kondigden de coalitiepartijen VVD en PvdA aan dat zij het civiele en bestuurlijke procesrecht wilden vereenvoudigen en digitaliseren. Deze veranderingen zijn bedoeld om de rechterlijke macht toegankelijker en de rechtsgang eenvoudiger te maken en de kwaliteit van rechtspraak te (blijven) waarborgen. De vereenvoudiging van het procesrecht is een technisch-procedurele aangelegenheid die de informatieprofessional voor kennisgeving kan aannemen: basisprocedures worden zoveel mogelijk op dezelfde wijze uitgevoerd, de rechter doet waar mogelijk sneller een uitspraak en dergelijke. De digitalisering van het procesrecht (civiel en bestuursrechtelijk) heeft echter wel invloed op het werk van de informatieprofessional bij bijvoorbeeld overheidsorganisaties. Zo zullen er straks geen stukken van de rechtbank meer in de postzak zitten.

Voor wie nog op zoek is naar een leuk kerstcadeau voor een collega, of leesvoer voor in de vakantie is Ambtenaren! een aanrader.
Dit schitterende boek beschrijft honderd levens van bijzondere ambtenaren, gekoppeld aan het historische moment waarop ze een rol hebben gespeeld of een kenmerkende positie bekleedden. Op die manier komen de belangrijkste momenten uit de geschiedenis van 200 jaar koninkrijk aan bod. Dit boek laat zich dus ook lezen als een geschiedenis van Nederland. Al bladerend zie je Nederland veranderen en hoe de rol van de overheid zich ontwikkelt.

Inleiding
In 2014 heeft een gemeente een migratie van een belastingapplicatie uitgevoerd. Na deze migratie bleek dat er informatie in de oude applicatie was achtergebleven, die niet meer toegankelijk was en nog niet vernietigd mocht worden. Bij deze migratie werd geen gebruik gemaakt van een testplan. Om een dergelijk probleem in de toekomst te voorkomen is een testplan handig.

In Zeeland hebben de overheden begin 2015 besloten gezamenlijk een proces in te gaan naar duurzaam digitaal informatiebeheer. Het ‘Programma e-Depot Zeeuwse overheden’ geeft daar een stevige slinger aan met onder meer pilots, de ontwikkeling van praktische hulpmiddelen en workshops. Bestuurders en ambtenaren die er wat verder vanaf staan worden door middel van bijeenkomsten en nieuwsbrieven meegenomen in dit proces. Al deze Zeeuwse activiteit valt op en inmiddels worden de Zeeuwse producten landelijk gedeeld en gewaardeerd.

Deze zomer is de review van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden door Raamwerk advies en tekst (in de persoon van Margreet Windhorst) opgeleverd. Het rapport ‘Goed is goed genoeg’ bevat de resultaten van een onderzoek dat plaats vond in de periode april – juni 2015 en waarbij 20 interviews met 33 specialisten van binnen en buiten de overheid zijn gehouden. Het rapport is gepubliceerd in juli 2015 door Archief 2020.

Op 6 oktober hebben Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland de rapportage Interbestuurlijk Toezicht over 2014 vastgesteld en aan alle raden van de 60 Zuid-Hollandse gemeenten gestuurd. De rapportage is ook aan alle colleges en archiefdiensten toegezonden en zal eveneens op de website van de provincie verschijnen.

Afgelopen maart introduceerde de VNG de nieuwe concept selectielijst voor (inter)gemeentelijke archiefbescheiden. De nieuwe conceptlijst is compleet anders opgebouwd dan de huidige lijst (de actualisatie van 2012). De huidige selectielijst gaat uit van documenttypes. De nieuwe conceptselectielijst is procesgericht en gebaseerd op de procesarchitectuur GEMMA. De processen van GEMMA zijn echter niet één op één als basis gebruikt. Daarnaast is aangehaakt bij de nieuwe selectiemethodiek van het Nationaal Archief; er is een systeem-, een trend- en een risicoanalyse uitgevoerd.

In eerdere bijdragen in de E-docmanager dit jaar hebben wij onder meer geschreven over de wijze waarop u uw bestuur kunt overtuigen over te gaan tot een e-depot en zijn een aantal voorbeelden van de aansluiting van RHC’s (te weten Overijssel en Noord-Holland) op de landelijke e-depotvoorziening genoemd.
Midden deze zomer is ook Het Utrechts Archief, RHC in de provincie Utrecht, als derde regionaal historisch centrum aangesloten op het landelijke netwerk – ook wel Rijks E-depot genoemd – en volgde ook het Nationaal Archief in augustus. Over de Utrechts aansluiting is een kort introductiefilmpje vervaardigd.
Zo zijn er 4 van de 11 RHC’s aangesloten en kunnen decentrale overheden via hen gebruik maken van deze voorziening; voor de decentrale overheden in Zuid-Holland komt die mogelijkheid er waarschijnlijk binnenkort ook en wel via het Noord-Hollands Archief. In de komende maanden zullen ook de andere RHC’s aansluiten. Daarnaast hebben overheden de mogelijkheid aan te sluiten bij de e-depots van andere archiefdiensten, een commerciële aanbieder in de arm te nemen of zelf een e-depot te ontwikkelen.

Om de discussie over het thema ICT, overheid en samenleving te voeden en te verdiepen worden door minister Plasterk wetenschappers uitgenodigd om in een essay hun visie op het thema te geven. Inmiddels zijn er drie essays verschenen. Wat brengen zij te berde ?

De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden verscheen in februari 2014 als handvat voor de inrichting van de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale kopieën, die hierdoor de status krijgen van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De Handreiking was het eerste product van Archief2020 en is digitaal beschikbaar voor alle overheden en instellingen die hulp zoeken bij het voorbereiden van een vervangingstraject. Het is niet bedoeld als voorschrift, integendeel, maar veeleer een denkwijzer ten behoeve van de afwegingen die gemaakt moeten worden om op een verantwoorde manier te kunnen beslissen over (de inrichting van) vervanging.

In het tweede artikel in de serie ‘Beginnen bij het begin’, alweer ruim een jaar geleden gepubliceerd, schreef ik dat taken veranderen en de manier waarop we ze uitvoeren ook. “De DIV-er wordt informatiebeheerder. Er zijn volop mogelijkheden het informatiebeheer te verbeteren. Er zijn volop mogelijkheden voor informatiebeheerders. In het eerste artikel sprak ik over 'informatiebewust werken'. In een volgend artikel ga ik daar dieper op in.”

De kantoorwereld van de kenniswerker bij de overheid ondergaat grote veranderingen. De opkomst de laatste jaren van mobiele apparaten, sociale media en cloudtechnologie heeft de wijze waarop mensen werken veranderd. Medewerkers willen vaak op ieder moment, op iedere plaats en met ieder apparaat documenten kunnen benaderen, bewerken, delen en opslaan. Recent kregen wij een vraag van een medewerker die voor het werk in Spanje zat. Hij kon de documenten in het documentmanagementsysteem niet openen en hij was bezig zijn collegae te verzoeken de documenten in Dropbox te plaatsen. Dan kon hij er wel bij. Het is een klein en extreem voorbeeld, maar het illustreert wel waar veel organisaties mee zitten: in het verleden is een documentmanagementsysteem aangeschaft en ingericht op basis van een visie en uitgangspunten die toen logisch en wenselijk waren. Door de ingrijpende veranderingen van de laatste tijd voldoen deze echter niet meer aan de wensen en eisen die er nu zijn in de organisatie. Ook mijn organisatie is, los van de hiervoor genoemde Spanjeganger, met dit fenomeen geconfronteerd: we werken volgens uitgangspunten die in 2007 werden geformuleerd. Deze moeten tegen het licht worden gehouden. Welke informatiestrategie past bij de huidige organisatie en hoe moeten we ons documentmanagementsysteem daarin passen?

Inmiddels is het alweer ruim 25 jaar geleden dat De zakelijke ambtenaar is verschenen. Dit boek, waar ik enthousiast over ben, beschrijft een aantal vaardigheden voor de zakelijke ambtenaar. Onder andere gaat het over de informatievoorziening en vaardigheden van de ambtenaar om met informatie om te gaan. Aandacht voor dergelijke vaardigheden, ik noem ze informatievaardigehden, verwacht ik zeker in dit boek 10 onmisbare vaardigheden voor de ambtenaar van de toekomst, verschenen eind 2014.*

Op het moment dat de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, versie 1.0, beschikbaar kwam was de voorbereiding om vervanging in de zin van de Archiefwet toe te passen bij een gemeente in volle gang. De keuzes en afwegingen waren al grotendeels gemaakt. De Handreiking werd daarom vooral gebruikt om het opgestelde handboek en de inrichting van vervangingsproces nogmaals te toetsen.

In E-docmanager besteden we regelmatig aandacht aan het onderwerp selectie en dan met name de gevolgen van de invoering van de nieuwe selectiemethodiek zoals die in de afgelopen jaren is ontwikkeld door het Nationaal Archief (NA). Deze methodiek geldt voor alle overheidsorganen en noopt het NA al deze organen goed te informeren en bij de invoering te begeleiden. Dat gebeurt tot op heden veelal mondeling, via de Strategische Informatieoverleggen bij de ministeries en door participatie van medewerkers in de selectieprocedure.

Afgelopen maart werden de resultaten gepresenteerd van het project Beelden voor de toekomst.
Door het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, het Nationaal Archief, Eye Filmmuseum en Stichting Nederland Kennisland werden 2,5 miljoen foto's en ruim 200.000 uur films, video's, radio- en tv-programma's gedigitaliseerd. Het project startte in 2007. Het doel was het veiligstellen en conserveren van dit audiovisuele erfgoed en het online toegankelijk maken voor onderwijs, particulieren en commercieel gebruik.

Op een dinsdag op weg naar Den Haag voor een bezoek aan de Tweede Kamer. Ik heb er een afspraak met twee vakgenoten. Sylvia Bakker-Kempen, ken ik alleen online, van LinkedIn. Voor degenen die LinkedIn nog niet kennen: het is een online sociaal netwerk, vooral bedoeld om in contact te raken met vakgenoten.
Lourens Dinger ken ik ook ‘in het echt’, vanuit een opleiding enkele jaren geleden. We ontmoeten elkaar nu regelmatig online, bijvoorbeeld in discussies op LinkedIn. Soms zijn we het eens en soms wat minder.
Beide informatieprofessionals zijn druk bezig met digitale informatievoorziening en digitale archivering.

Op 1 april vond in Zwolle een landelijke conferentie plaats over de ontwikkelingen rond het e-depot in ons land onder de titel ‘Alles wat je altijd al wilde weten over e-depot maar nooit durfde te vragen….’.
Meer dan 350 geïnteresseerde vragenstellers kwamen naar Overijssel om daar hopelijk antwoorden te vinden in de plenaire ochtendsessie of de workshops die daarna volgden. Persoonlijk kwam ik naar Zwolle met de vragen hoe ik bestuurders meer bij het onderwerp zou kunnen gaan betrekken en of wij als provincie nu zelf een e-depot moesten gaan ontwikkelen of ‘gewoon’ zouden aansluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief.

Door: Dirk Jan Muntendam, adviseur bij Doxis Informatiemanagers

Door: Arjan van der Hoek, werkzaam in het DIV-vakgebied bij de gemeente Binnenmaas.