Artikelen

Obstakels bij het invoeren en vertalen van normen en kaders naar de weerbarstige dagelijkse praktijk door Jinne Stienstra

Naar een Handreiking Strategisch Informatieoverleg
Met de laatste wijziging van het Archiefbesluit nu bijna 2 jaar geleden werd voor het eerst gerept over het SIO, het Strategisch Informatieoverleg, dat in de nieuwe waarderings- en selectiemethodiek van de overheid in de plaats moet gaan treden van het tot dan toe gebruikelijke driehoeksoverleg. Het SIO is bedoeld om in een gestructureerde overlegvorm binnen een overheid op ambtelijk niveau de waardering en de selectie van overheidsinformatie en -archieven te bespreken. Daarbij legt het de relatie met andere onderwerpen binnen het domein van het informatiebeheer. Het SIO dient op grond van het Archiefbesluit verplicht te worden betrokken bij het opstellen van de selectielijst en bij het vervreemden van archiefbescheiden.

Moeten alle overheden een SIO inrichten?
Moet iedere gemeente, waterschap, gemeenschappelijke regeling of ministerie nu een dergelijk SIO gaan inrichten? Ook als er bijvoorbeeld in het geval van de decentrale overheden al selectielijsten in mandaat door de overkoepelende gremia als IPO, VNG en Unie van Waterschappen worden voorbereid? Dan heb je toch al een landelijk SIO? En moet je er dan lokaal ook nog een inrichten voor alleen vervreemding?
Puur naar de letter van de wet niet, maar de wetgever heeft met het benoemen van een SIO tevens beoogd een overlegvorm op lokaal niveau in te stellen, waarin een heel scala aan onderwerpen op het gebied van informatiebeheer behandeld zouden kunnen worden. Het SIO is dan niet een eenmalig overleg ter vaststelling van een selectiedocument, maar beoogt een structureel overleg te zijn dat de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de keten in samenhang voorbereidt. Een SIO bespreekt de waardering van informatie en de gevolgen daarvan voor zowel selectiebesluiten als voor vervreemding, overbrenging en openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO kan belangen meewegen en besluiten inhoudelijk op elkaar afstemmen. Actuele ontwikkelingen als informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen krijgen de aandacht en worden meegenomen.

Recent verscheen op Word of Pie een blog van Laurence Hart over het afdwingen van regels voor informatiebeveiliging en informatiebeheer. De huidige manier waarop dat wordt gedaan werkt volgens hem niet en hij geeft een suggestie voor een oplossing. De problematiek is herkenbaar. De analyse van Hart is goed, maar of de oplossing zal werken?

Terugblik
Op deze plaats heb ik al meerdere keren een lans gebroken voor het gebruik van VISI. VISI is het systeem dat formele communicatie bij infrastructurele projecten en langdurige (complexe) samenwerking faciliteert. Het gaat uit van rollen; iedereen krijgt alleen die informatie die hij of zij moet krijgen en levert datgene aan wat conform deze rol geleverd moet worden. Juridisch waterdicht, zonder de  verdubbeling van informatie waarmee ons vakgebied dagelijks worstelt. Alle betrokkenen werken in één en dezelfde omgeving,waardoor informatie wordt gedeeld in plaats van vermenigvuldigd.

Naar een dekkend net van archiefdiensten in de randstedelijke provincies? In de afgelopen maanden viel te lezen dat het historisch archief van Oud-Beijerland onder het beheer is gekomen van het regionaal archief te Dordrecht en dat de Dordtse archivaris tot gemeentearchivaris is benoemd. Hierna volgde het bericht dat Leidschendam-Voorburg haar historische collectie onder ging brengen bij de archiefdienst van buurgemeente Den Haag en eveneens de gemeentearchivaris ging benoemen. Gevoegd bij de geplande benoeming van een gemeentearchivaris in Oegstgeest, de aansluiting van Leerdam bij het Regionaal Archief in Gorinchem en de opname van het Boskoops archief in de 'nieuwe' gemeente Alphen aan den Rijn ontstaat het beeld dat de Zuid-Hollandse gemeenten binnenkort allemaal een eigen archivaris hebben benoemd en er zo een dekkend net van archiefdiensten wordt gerealiseerd. De 'witte vlekken'- gemeenten en waterschappen die geen eigen archivaris hebben benoemd – lijken zodoende in de Randstad te verdwijnen. Zo is in Utrecht met de aansluiting van Vianen bij RHC Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede al een dekkend net gerealiseerd en bestaat ook in Noord-Holland goede hoop dat Texel en Diemen tot aansluiting bij een archiefdienst zullen besluiten. Op een kaart van de randstedelijke provincies is mooi te zien hoe weinig 'witte vlekken' er nog zijn.

Hoe is deze bereidheid tot het aanstellen van een archivaris en het toetreden tot een archiefdienst te rijmen met de bezuinigingen op cultuur van de afgelopen jaren? Of zijn er andere oorzaken aan te wijzen?
In de jaren ’90 van de vorige eeuw staken de betrokken randstedelijke provincies veel energie en enige middelen in het overtuigen van decentrale overheden om hetzij zelf een archivaris te benoemen hetzij aan te sluiten bij een regionale archiefdienst. Het behoud en beheer van de historische archiefbescheiden was de grote drijfveer voor de archiefinspecteurs en gedeputeerden om druk te zetten bij colleges en raden om tot aansluiting over te gaan. Stimuleringssubsidies, gemeentelijke herindelingen en de afweging om zelf dure archiefbewaarplaatsen te bouwen zorgden voor een geleidelijke uitbreiding van het aantal gemeenten en waterschappen met archivaris. Maar ook het besef dat een professioneel beheer en promotie van historisch erfgoed te verkiezen vielen boven het zelf maar in de kelder houden ervan, vormde voor veel gemeenten een drijfveer tot aansluiting. Toen zo’n tien jaar geleden de provinciale subsidiekraan dicht ging stokte de animo echter. Sommige van de overgebleven 'witte vlekken' hadden een goedgekeurde archiefbewaarplaats en toegankelijke archieven en vonden deelname aan een archiefdienst te begrotelijk. Men voldeed immers aan de wet en waarom zou men er dan extra geld aan besteden? Zo bleven er in Zuid-Holland acht gemeenten over die dus vooral uit kostenoverwegingen 'archivarisloos' wensten te blijven.

De afgelopen jaren ontwikkelden een aantal archiefdiensten echter de mogelijkheid om met hen dienstverleningsovereenkomsten af te sluiten. Je hoeft daarbij niet toe te treden tot een gemeenschappelijke regeling maar kan een overeenkomst ‘op maat’ krijgen. Zo blijft bijvoorbeeld een groot deel van het historisch archief bij de gemeente, dicht bij de burger, en worden er slechts diensten afgenomen, zoals archieftoezicht en advisering. De provincie juicht deze dienstverlening toe, omdat zo het archiefwettelijk toezicht geborgd wordt en de benoemde archivaris de gemeente c.q. het waterschap kan helpen in het formuleren en uitvoeren van onder andere archiefbeleid. Met de inwerkingtreding van de wet revitalisering generiek toezicht (zie elders in e-docmanager) is juist de rol van de archivaris van groter belang geworden en is deze voor de provincie een uitstekend aanspreekpunt.
Naar mijn mening is ook de hernieuwde aandacht bij met name gemeentebesturen voor het informatie- en archiefbeheer en de verantwoording die zij moeten afleggen aan raad en provincie de aanleiding om te bezien of aansluiting bij een archiefdienst geen voordelen oplevert.

Deze aandacht voor het onderwerp kan er uiteraard ook toe leiden dat gemeenten hun samenwerking met een archiefdienst nog eens kritisch tegen het licht houden en besluiten uit een archiefdienst te treden en weer 'zonder archivaris' verder te gaan. Zo heeft de gemeente Capelle aan den IJssel dit jaar besloten om de samenwerking met de archiefdienst van Rotterdam op te zeggen en het beheer van haar historisch archief openbaar aan te besteden. Wat de resultaten van deze aanbesteding zijn en welke beweegredenen deze gemeente had zullen wij binnenkort in een bijdrage kenbaar maken.
Kortom. Een geheel dekkend net leek er voor de Randstad aan te komen, maar er zullen altijd situaties opdoemen die tot heroverweging kunnen leiden.

15 juli 2014. Rustdag in de Tour de France. Zo niet bij sommige gemeenten in ons land, want vandaag dienen enkelen van hen op de laatste dag dat het nog kan hun jaarstukken in bij de provincie. Dit jaar bevatten die jaarstukken ook een aantal extra bijlagen die betrekking hebben op de resultaten van het nieuwe interbestuurlijke toezicht, zoals het verslag inzake het archief- en informatiebeheer, ook wel bekend als het KPI-verslag.

Eén van de vele loten aan de stam van contentmanagement is digital asset management. Nu is 'assetmanagement' ook iets wat banken doen (vermogensbeheer), maar dat wordt hier niet bedoeld. Het is een term die vooral in de marketing- en creatieve industrie wordt gebruikt, onder meer in de print publishing-industrie, de grafische industrie en de professionele fotobranche voor het opslaan, beheren en distribueren van digitale bestanden (foto, audio, video). In de omroepwereld wordt hiervoor de term Media Asset Management gebruikt, maar feitelijk worden hiermee dezelfde processen ondersteund. Het gaat in feite om multimediale applicaties.

door: Theo Kremer

Vorig jaar startte het Haags gemeentearchief met het digitaal beschikbaar stellen van documenten op aanvraag. 'Digitaliseren op verzoek' (DOV) heet deze functionaliteit. Twee dagen nadat de aanvrager op het daarvoor bedoelde icoontje klikt, ontvangt hij per e-mail een link naar het gemeentebrede documentmanagement systeem, waar het stuk digitaal beschikbaar is. Er blijkt nu belangstelling te zijn voor archieven waar op de studiezaal zelden vraag naar was.

Als je een medewerker DIV (of: informatieprofessional) wakker maakt en aan hem vraagt naar wetten die op dat moment in hem opkomen, dan zal hij naast Archiefwet, Wet bescherming persoonsgegevens en Algemene wet bestuursrecht zeker ook de Wet openbaarheid van bestuur noemen. Over die laatste wil ik het eens hebben. De aanleiding is een artikel van de historica Amanda Kluveld in het Geschiedenis Magazine van maart dit jaar. De Wob is een belangrijke wet, want deze biedt de burger de mogelijkheid om informatie op te vragen, zodat de wet een instrument wordt voor controle op het bestuur. Daarnaast biedt deze wet de informatieprofessional een argument om documenten goed te ontsluiten en te archiveren.

Een aantal maanden geleden schreef ik een eerste artikel over de gevolgen van de decentralisaties van taken op het gebied van werk, zorg en jeugd, waar vooral gemeenten met ingang van 2015 mee te maken krijgen. Op dat moment was er in de nieuwe Jeugdwet niets geregeld over het toekomstig archiefbeheer. Inmiddels zijn er op dat terrein een aantal zaken uitgekristalliseerd. Het ministerie van VWS bereidt een wijziging van de Jeugdwet voor om onder meer de overdracht van afgesloten en lopende dossiers in goede banen te leiden.

In de nieuwe Jeugdwet krijgt de gemeente de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de maatregelen van jeugdbescherming, jeugdreclassering en voor de vrijwillige jeugdhulp. Ook moet de gemeente vanaf 2015 een regionaal meldpunt hebben voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Inleiding
De uitvoering van traditionele taken op gebied van informatie- en archiefbeheer verschuift. Waar deze taken voorheen werden uitgevoerd door de afdeling documentaire informatievoorziening (DIV) wordt nu meer verwacht van vakambtenaren. Wordt iedereen DIV-er?

In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening. Zo verscheen onlangs een artikel van Peter Diebels over de Jeugdwet en Archiefbeheer. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer, op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

Geschiedenis
De aanleiding voor de ontwikkeling van het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) was het Programma Informatie op Orde. In actielijn 5 (Nieuwe aanpak voor selectie) werd aangegeven dat een nieuwe methode voor waarderen en selecteren gewenst was. Deze methode moest efficiënter zijn dan de bestaande procedures en regels en aansluiten op de digitale ontwikkelingen.

De mogelijkheden van het digitaal verstrekken van informatie zijn de laatste jaren enorm gegroeid. Gemeenteraden gaan er steeds meer toe over om audio-opnamen van hun vergaderingen te maken en deze vervolgens openbaar te maken via de website.  Deze beeldverslagen van de raadsvergaderingen worden videotulen genoemd. De redenen om deze beeldverslagen te maken en op de website te zetten zijn eenvoudig voor te stellen: het is mogelijk, het is servicegericht en het is kostenefficiënt. Er wordt echter vaak over het hoofd gezien dat deze beeldverslagen archiefbescheiden kunnen zijn.

Een degelijk informatie- en archiefbeheer is geen achterafactiviteit. Alle informatie die door een organisatie wordt ontvangen of gecreëerd verdient -vanaf dat moment- de behandeling die het nodig heeft.

Cultuur
In ons werkveld noemen we vaak de bedrijfscultuur als een van de randvoorwaarden om te komen tot duurzaam informatiebeheer. De bedrijfscultuur is een lastig begrip en is moeilijk te veranderen. Onder bedrijfscultuur verstaan we hier ‘de manier waarop de zorg voor het informatiebeheer is ingebed in de organisatie’. In het algemeen is de houding binnen organisaties ten opzichte van het informatie- en archiefbeheer niet zoals we dit graag zouden willen. In de papieren omgeving gaf dit ook relatief weinig problemen: de neerslag was zichtbaar en de complexiteit van beheer te overzien. Digitaal is dat anders: de zichtbaarheid neemt af en de complexiteit van beheer neemt toe.

Op 19 december 2013 is de Selectielijst voor de Provinciale Organen vanaf 2014 goedgekeurd (Staatscourant 17 januari 2014 / 1042). Deze nieuwe selectielijst geldt voor stukken die zijn opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2014, dus niet met terugwerkende kracht. Op dit moment is er dus nog niet veel praktijkervaring met selecteren met de nieuwe lijst.

Publicatie en Toegang
In het vaststellingsbesluit en in de Staatscourant wordt verwezen naar de site van het Nationaal Archief. Op dit moment (14 april 2014) is de lijst nog niet te raadplegen op de site. Het is daarnaast de vraag hoe de nieuwe lijst door het Nationaal Archief gepubliceerd gaat worden. De ‘lijst’ is namelijk geen klassieke selectielijst, maar is ontwikkeld in de vorm van een database.
Deze Provisa database wordt beheerd door de Gemeenschappelijke Beheer Organisatie Provincies (www.gbo-provincies.nl) en is afgeschermd met een gebruikersnaam / wachtwoord. Het aanvragen van een gastaccount ging heel vlot, maar het afschermen van de database (op dit moment de enige plek waar de lijst te raadplegen is) botst met het openbare karakter van selectielijsten. Het zou mooi zijn als Provisa net als de Handelingenbank een vrij toegankelijke database wordt. Het toegankelijk maken van de lijst is een aandachtspunt van de gebruikersgroep. De gebruikersgroep hoopt dat de toegankelijkheid eind 2014 verbeterd is.

Het is inmiddels bijna een jaar geleden dat het Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TLO) en de Zaaktypecatalogus 2.0 zijn opgeleverd. Dit artikel beschrijft kort wat beide modellen betekenen en hoe zij zich tot elkaar verhouden.

door: Dick de Vries en John Gerse

Met ingang  van 2015 zijn de gemeenten in ons land verantwoordelijk voor de taken op het gebied van werk, zorg en jeugd. Taken die nu nog bij het rijk en/of de provincie berusten, worden dan lokaal belegd. Weliswaar is er nog weinig duidelijk over de financiële middelen die gemeenten meekrijgen, maar duidelijk is wel dat dit minder zal zijn dan nu nog het geval is. Hoe gemeenten hier in de praktijk mee omgaan is te lezen in magazines, websites, kranten en in de verkiezingscampagnes voor de gemeenteraden van de afgelopen maanden. Binnen het vakgebied  van de informatievoorziening is ook al wel wat aandacht voor de naderende komst van de nieuwe taken en daaruit voortvloeiende werkprocessen en zaken. Maar er zijn nog wel de nodige vragen te beantwoorden over de wijze waarop de (analoge?) en digitale archiefbescheiden en gegevens op een correcte manier naar de gemeenten komen.

In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening, te beginnen met de Jeugdzorg. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer,  op de hoogte houden.