Artikelen

door: Fred Schoonheim

Op 25 februari jl. ging de website van het Programma Archief 2020 live en verscheen de Handreiking vervanging archiefbescheiden als eerste product van dit innovatieprogramma. In Archief 2020 werken de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samen om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Archief 2020 is medio 2013 formeel gestart en loopt tot en met 2016. Projectleider Peter Diebels en (eind)redacteur Margreet Windhorst gaan nader in op totstandkoming en inhoud van de Handreiking.   

Eerste resultaat van Programma Archief 2020
Een van de 5 doelen van Archief 2020 is ‘Digitale duurzaamheid’ (naast Openbaarheid, Toegankelijkheid, Documenteren van de samenleving en Kwaliteitszorg en bestelversterking).  Vanuit deze doelstelling is de Handreiking opgesteld. In 2013 veranderden de archiefwettelijke regels rond de vervanging van archiefbescheiden en alle overheden hadden behoefte aan een praktisch handvat rond de toepassing van de regels. Een werkgroep, samengesteld uit deskundigen en gebruikers, onderzochten de technische, juridische en procesmatige aspecten van vervanging en stelden gezamenlijk de opbouw en definitieve tekst vast.

door: Richard Bovens

Archieven kennen verschillende gebruikers. Zo maken o.a. historici gebruik van bronnen uit het verleden. Sluiten de selectiedoelstellingen aan op de vraag van historici? Hoe gaan historici om met bronnen? Op dit soort vragen hoopte ik antwoord te krijgen bij een lezing van cultuurhistoricus en filosoof Herman Simissen. Om maar met de deur in huis te vallen: het heeft geen zin historici te betrekken bij de selectie van archieven. Archieven zijn een bron van informatie voor toekomstig onderzoek, maar historici kunnen de toekomst niet voorspellen. Zij gaan over het verleden en kunnen niet aangeven welke bronnen in de toekomst nodig zouden kunnen zijn. Althans, dit is mijn vrije interpretatie van wat in de lezing naar voren kwam!

In zijn lezing behandelde Simissen de verschillende visies over de wetenschappelijkheid van de historische discipline. In de loop der tijd zijn hier verschillende visies op geweest. In ons vakgebied zijn de nodige historici actief die er vast en zeker meer van weten en deze materie anders benaderen. In dit artikel een korte neerslag van wat ik gehoord heb.

In 2013 startte de Nationale Politie in ons land en gingen de 25 regiokorpsen, het Korps landelijke politiediensten en de ‘voorziening tot samenwerking Politie Nederland’ (vtsPN) samen. De transitie naar één nationaal politiekorps was en is een omvangrijk en complex proces, waarbij onder meer de gehele bedrijfsvoering, waaronder ICT en documentaire informatievoorziening geconcentreerd werden. De DIV-functie is hierbij geheel gereorganiseerd en heringericht. In nog geen jaar tijd is de DIV omgevormd tot één organisatieonderdeel. Hoe is dit proces verlopen en ingericht?
 
Aan de top van het korps Nationale Politie staat de korpsleiding onder leiding van de korpschef. Aan deze korpsleiding is een Chief Information Officer (CIO) toegevoegd, wat het belang van informatie dat het korps aan een betrouwbare informatievoorziening hecht aantoont. De staf van de korpsleiding bestaat uit de Korpsstaf en de directies Operatie, Human Resources Management, Facility Management (FM), Financiën, Informatievoorziening (IV) en Communicatie. De uitvoering van de politieoperatie vindt plaats in de elf operationele eenheden onder leiding van de politiechefs. Deze eenheden zijn veelal twee of meer samengevoegde politieregio’s van vóór 1-1-2013.

De rol van de provinciearchivaris zal de komende jaren, waarin de provincies overgaan op volledig digitaal werken en archiveren, van groot belang worden. Hoe verloopt deze overgang?

door: Arjan Drupsteen

Het archieftoezicht van de provincie is met ingang van 1 oktober 2012 sterk veranderd als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) en de wijziging van de Archiefwet 1995 (per 1 januari 2013).

door: Fred Schoonheim

Het is allemaal wat later dan gepland, maar zo langzamerhand begint het stelsel van omgevingsdiensten toch vorm te krijgen. Hoe staat het nu met het informatiebeheer binnen de OD’s en zijn er misschien conclusies te trekken voor de volgende grote ronde in informatie- en dossieroverdracht: de grote decentralisaties richting gemeenten?

Zoeken en vinden door gebruikers van DMS DISKIS bij Woonzorg Nederland
Hoe gebruiksvriendelijk zijn de zoekschermen van het DMS DISKIS? Kunnen de bestaande zoekschermen verbeterd worden? En wat vinden gebruikers van de termen in die zoekschermen?
Het onderzoek dat Marga Wijchers bij Woonzorg Nederland deed naar het gebruiksgemak van het DMS DISKIS biedt antwoord op deze vragen.
Het blijkt dat er zeker het een en ander verbeterd kan worden. Gebruikers willen bijvoorbeeld graag nieuwe klanten kunnen koppelen aan een van de complexen. Deze koppeling is van belang om documenten makkelijker terug te kunnen vinden. Ook de terminologie en uitstraling kunnen eenduidiger, zodat er minder verwarring optreedt bij het zoeken naar of invoeren van gegevens.

Het is een bekend fenomeen dat mensen te optimistisch plannen: werkzaamheden nemen meer tijd in beslag dan bij aanvang was gedacht. Het maakt niet uit of het gaat om het verbouwen van de keuken of het inrichten van een documentmanagementsysteem. In de Visiebrief digitale overheid 2017 wordt aangegeven dat burgers en bedrijven uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. 2017? Ik had toch ook gelezen dat de overheid in 2015 digitaal zou zijn? Is er stiekem een planning aangepast?

Digitale overheid 2015
Op 7 juli 2009 reageerden de ministers van BIZA en OCW met een brief (TK  29 362, nr 156) op het rapport van de Raad voor cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde (2008). De raden schetsten daarin onder meer een aantal uitdagingen voor de informatiehuishouding van de overheid: informatie-infarct, niet in-control zijn, ed. De ministers zegden toe uiterlijk eind 2009 te komen met een visie en maatregelen om de informatiehuishouding verregaand te moderniseren, waardoor ambtenaren op een verantwoorde en duurzame manier digitaal zouden kunnen werken. Die visie en maatregelen kwamen er met een nieuwe brief van 16 maart 2010 (TK 2009-2010 29 362, nr. 162). Hierin wordt gerefereerd aan een aankondiging in de brief van 7 juli 2009 dat alle ministeries voor hun beleidskernen in een periode van 5 jaar digitaal documentbeheer hebben ingevoerd. Wat er ook in die brief van 7 juli 2009 staat: niks over een periode van vijf jaar. Met de nieuwe brief wordt echter wel een ambitieuze agenda en route vastgelegd. De nieuwe brief wil vooral uiteenzetten hoe een en ander aangepakt zou gaan worden. Basis was gebruik te maken van elkaars kennis (best practices) en via een plan van aanpak per ministerie uitwerken hoe op weg naar 2015 digitaal documentbeheer zou worden geïmplementeerd. In de brief werd al een streefbeeld neergezet. Modernisering van de informatiehuishouding is nodig om goed te kunnen inspelen op de moderne ontwikkelingen. Het streefbeeld geeft een omschrijving van hoe digitale informatie toekomstvast moet worden opgeslagen en beheerd en hoe wordt gegarandeerd dat de informatie blijvend is terug te vinden.

Naar verwachting zullen nog in 2013 de geactualiseerde selectielijsten voor archiefbescheiden van provinciale organen en die van de Commissaris van de Koning als rijksorgaan worden vastgesteld en gepubliceerd. Deze lijsten zijn aangepast aan het digitaal werken. Ze zijn toekomstvast en inpasbaar in documentmanagementsystemen. Ook zijn ze door de DIV’er en andere eindgebruikers gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken. Het resultaat is Provisa (PROVInciale SelectielijstenArchieven), een webbased database waarin beide selectielijsten zijn opgenomen.

In 2012 is de laatste gemeentelijke selectielijst vastgesteld na een voorbereiding van enkele jaren. Hiermee voldoet deze lijst nog niet aan de eisen die het ministerie van OCW stelt en zijn vastgelegd in de Nieuwe Selectiemethodiek, zoals die is ontwikkeld door het Nationaal Archief.

Ervaringen met vervanging. Peter Diebels in gesprek met Alex van Leeuwen, DCMR.

Het lijkt erop dat de laatste tijd het gesprek niet alleen meer gaat over het voornemen om papieren archiefbescheiden te gaan vervangen ('substitutie'), maar dat steeds meer gemeenten en provincies de vervanging ook daadwerkelijk doen of hebben gedaan.

In 2010 brandde het gemeentehuis van Voerendaal (Limburg) volledig uit. De brand was zo hevig dat zelfs de in de kelder gelegen archiefbewaarplaats door het vuur werd bedreigd. Maar dankzij de brandveilige archiefdeur bleven de archieven gelukkig gespaard. Helaas smolt door de hitte wel de rubberen afdichtingsstrip van de archiefdeur en liep de archiefbewaarplaats vol met bluswater.

Vanaf 1 januari 2010 bepalen de Wet en het Besluit ruimtelijke ordening dat ruimtelijke plannen verplicht digitaal moeten worden opgemaakt en bewaard. Het digitale ruimtelijke plan is daarmee het authentieke plan, het origineel. Indien er dus verschillen bestaan tussen het digitale ruimtelijke plan (zoals een bestemmingsplan of een structuurvisie) en de papieren weergave daarvan, dan is het digitale plan leidend.

Een verslag van de opleiding Internal auditing voor archiefinspecteurs door Hans Zwaanswijk

Sinds 1 januari 2013 is de Archiefregeling gewijzigd m.b.t. de eisen die aan vervanging gesteld worden. Elke zorgdrager kan nu zelf een besluit tot vervanging nemen, mits dit voldoet aan de eisen die in de Archiefregeling gesteld worden. Maar, waar moet je nu op letten. En is alleen voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling voldoende? Doxis heeft inmiddels ruim 40 organisaties begeleid in het nemen van een Vervangingsbesluit (voorheen de aanvraag voor een machtiging tot vervanging). Zelf heb ik in 10 trajecten geparticipeerd. Naast de wet- en regelgeving vormt RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal INformatie beheer) in onze visie een houvast voor organisaties. Immers, om het papier echt los te kunnen laten moet de digitale informatie ook goed en verantwoord worden beheerd. De richtlijnen in RODIN vormen een mooie leidraad over de te nemen maatregelen die uiteindelijk kunnen leiden tot het vervangen van het papier. Vandaar dat wij ook altijd kijken of organisaties voldoen aan de eisen die in RODIN gesteld worden. In dit artikel een korte samenvatting van onze ervaringen met vervanging.