Artikelen

door: Theo Kremer

Vorig jaar startte het Haags gemeentearchief met het digitaal beschikbaar stellen van documenten op aanvraag. 'Digitaliseren op verzoek' (DOV) heet deze functionaliteit. Twee dagen nadat de aanvrager op het daarvoor bedoelde icoontje klikt, ontvangt hij per e-mail een link naar het gemeentebrede documentmanagement systeem, waar het stuk digitaal beschikbaar is. Er blijkt nu belangstelling te zijn voor archieven waar op de studiezaal zelden vraag naar was.

Als je een medewerker DIV (of: informatieprofessional) wakker maakt en aan hem vraagt naar wetten die op dat moment in hem opkomen, dan zal hij naast Archiefwet, Wet bescherming persoonsgegevens en Algemene wet bestuursrecht zeker ook de Wet openbaarheid van bestuur noemen. Over die laatste wil ik het eens hebben. De aanleiding is een artikel van de historica Amanda Kluveld in het Geschiedenis Magazine van maart dit jaar. De Wob is een belangrijke wet, want deze biedt de burger de mogelijkheid om informatie op te vragen, zodat de wet een instrument wordt voor controle op het bestuur. Daarnaast biedt deze wet de informatieprofessional een argument om documenten goed te ontsluiten en te archiveren.

Een aantal maanden geleden schreef ik een eerste artikel over de gevolgen van de decentralisaties van taken op het gebied van werk, zorg en jeugd, waar vooral gemeenten met ingang van 2015 mee te maken krijgen. Op dat moment was er in de nieuwe Jeugdwet niets geregeld over het toekomstig archiefbeheer. Inmiddels zijn er op dat terrein een aantal zaken uitgekristalliseerd. Het ministerie van VWS bereidt een wijziging van de Jeugdwet voor om onder meer de overdracht van afgesloten en lopende dossiers in goede banen te leiden.

In de nieuwe Jeugdwet krijgt de gemeente de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de maatregelen van jeugdbescherming, jeugdreclassering en voor de vrijwillige jeugdhulp. Ook moet de gemeente vanaf 2015 een regionaal meldpunt hebben voor huiselijk geweld en kindermishandeling.

Inleiding
De uitvoering van traditionele taken op gebied van informatie- en archiefbeheer verschuift. Waar deze taken voorheen werden uitgevoerd door de afdeling documentaire informatievoorziening (DIV) wordt nu meer verwacht van vakambtenaren. Wordt iedereen DIV-er?

In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening. Zo verscheen onlangs een artikel van Peter Diebels over de Jeugdwet en Archiefbeheer. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer, op de hoogte houden van de ontwikkelingen.

Geschiedenis
De aanleiding voor de ontwikkeling van het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) was het Programma Informatie op Orde. In actielijn 5 (Nieuwe aanpak voor selectie) werd aangegeven dat een nieuwe methode voor waarderen en selecteren gewenst was. Deze methode moest efficiënter zijn dan de bestaande procedures en regels en aansluiten op de digitale ontwikkelingen.

De mogelijkheden van het digitaal verstrekken van informatie zijn de laatste jaren enorm gegroeid. Gemeenteraden gaan er steeds meer toe over om audio-opnamen van hun vergaderingen te maken en deze vervolgens openbaar te maken via de website.  Deze beeldverslagen van de raadsvergaderingen worden videotulen genoemd. De redenen om deze beeldverslagen te maken en op de website te zetten zijn eenvoudig voor te stellen: het is mogelijk, het is servicegericht en het is kostenefficiënt. Er wordt echter vaak over het hoofd gezien dat deze beeldverslagen archiefbescheiden kunnen zijn.

Een degelijk informatie- en archiefbeheer is geen achterafactiviteit. Alle informatie die door een organisatie wordt ontvangen of gecreëerd verdient -vanaf dat moment- de behandeling die het nodig heeft.

Cultuur
In ons werkveld noemen we vaak de bedrijfscultuur als een van de randvoorwaarden om te komen tot duurzaam informatiebeheer. De bedrijfscultuur is een lastig begrip en is moeilijk te veranderen. Onder bedrijfscultuur verstaan we hier ‘de manier waarop de zorg voor het informatiebeheer is ingebed in de organisatie’. In het algemeen is de houding binnen organisaties ten opzichte van het informatie- en archiefbeheer niet zoals we dit graag zouden willen. In de papieren omgeving gaf dit ook relatief weinig problemen: de neerslag was zichtbaar en de complexiteit van beheer te overzien. Digitaal is dat anders: de zichtbaarheid neemt af en de complexiteit van beheer neemt toe.

Op 19 december 2013 is de Selectielijst voor de Provinciale Organen vanaf 2014 goedgekeurd (Staatscourant 17 januari 2014 / 1042). Deze nieuwe selectielijst geldt voor stukken die zijn opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2014, dus niet met terugwerkende kracht. Op dit moment is er dus nog niet veel praktijkervaring met selecteren met de nieuwe lijst.

Publicatie en Toegang
In het vaststellingsbesluit en in de Staatscourant wordt verwezen naar de site van het Nationaal Archief. Op dit moment (14 april 2014) is de lijst nog niet te raadplegen op de site. Het is daarnaast de vraag hoe de nieuwe lijst door het Nationaal Archief gepubliceerd gaat worden. De ‘lijst’ is namelijk geen klassieke selectielijst, maar is ontwikkeld in de vorm van een database.
Deze Provisa database wordt beheerd door de Gemeenschappelijke Beheer Organisatie Provincies (www.gbo-provincies.nl) en is afgeschermd met een gebruikersnaam / wachtwoord. Het aanvragen van een gastaccount ging heel vlot, maar het afschermen van de database (op dit moment de enige plek waar de lijst te raadplegen is) botst met het openbare karakter van selectielijsten. Het zou mooi zijn als Provisa net als de Handelingenbank een vrij toegankelijke database wordt. Het toegankelijk maken van de lijst is een aandachtspunt van de gebruikersgroep. De gebruikersgroep hoopt dat de toegankelijkheid eind 2014 verbeterd is.

Het is inmiddels bijna een jaar geleden dat het Toepassingsprofiel Lokale Overheden (TLO) en de Zaaktypecatalogus 2.0 zijn opgeleverd. Dit artikel beschrijft kort wat beide modellen betekenen en hoe zij zich tot elkaar verhouden.

door: Dick de Vries en John Gerse

Met ingang  van 2015 zijn de gemeenten in ons land verantwoordelijk voor de taken op het gebied van werk, zorg en jeugd. Taken die nu nog bij het rijk en/of de provincie berusten, worden dan lokaal belegd. Weliswaar is er nog weinig duidelijk over de financiële middelen die gemeenten meekrijgen, maar duidelijk is wel dat dit minder zal zijn dan nu nog het geval is. Hoe gemeenten hier in de praktijk mee omgaan is te lezen in magazines, websites, kranten en in de verkiezingscampagnes voor de gemeenteraden van de afgelopen maanden. Binnen het vakgebied  van de informatievoorziening is ook al wel wat aandacht voor de naderende komst van de nieuwe taken en daaruit voortvloeiende werkprocessen en zaken. Maar er zijn nog wel de nodige vragen te beantwoorden over de wijze waarop de (analoge?) en digitale archiefbescheiden en gegevens op een correcte manier naar de gemeenten komen.

In de komende tijd wil de redactie van de e-Docmanager aandacht schenken aan de gevolgen van de decentralisaties voor de informatievoorziening, te beginnen met de Jeugdzorg. Via blogs en andere signalen willen we u, als lezer,  op de hoogte houden.

door: Fred Schoonheim

Op 25 februari jl. ging de website van het Programma Archief 2020 live en verscheen de Handreiking vervanging archiefbescheiden als eerste product van dit innovatieprogramma. In Archief 2020 werken de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samen om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Archief 2020 is medio 2013 formeel gestart en loopt tot en met 2016. Projectleider Peter Diebels en (eind)redacteur Margreet Windhorst gaan nader in op totstandkoming en inhoud van de Handreiking.   

Eerste resultaat van Programma Archief 2020
Een van de 5 doelen van Archief 2020 is ‘Digitale duurzaamheid’ (naast Openbaarheid, Toegankelijkheid, Documenteren van de samenleving en Kwaliteitszorg en bestelversterking).  Vanuit deze doelstelling is de Handreiking opgesteld. In 2013 veranderden de archiefwettelijke regels rond de vervanging van archiefbescheiden en alle overheden hadden behoefte aan een praktisch handvat rond de toepassing van de regels. Een werkgroep, samengesteld uit deskundigen en gebruikers, onderzochten de technische, juridische en procesmatige aspecten van vervanging en stelden gezamenlijk de opbouw en definitieve tekst vast.

door: Richard Bovens

Archieven kennen verschillende gebruikers. Zo maken o.a. historici gebruik van bronnen uit het verleden. Sluiten de selectiedoelstellingen aan op de vraag van historici? Hoe gaan historici om met bronnen? Op dit soort vragen hoopte ik antwoord te krijgen bij een lezing van cultuurhistoricus en filosoof Herman Simissen. Om maar met de deur in huis te vallen: het heeft geen zin historici te betrekken bij de selectie van archieven. Archieven zijn een bron van informatie voor toekomstig onderzoek, maar historici kunnen de toekomst niet voorspellen. Zij gaan over het verleden en kunnen niet aangeven welke bronnen in de toekomst nodig zouden kunnen zijn. Althans, dit is mijn vrije interpretatie van wat in de lezing naar voren kwam!

In zijn lezing behandelde Simissen de verschillende visies over de wetenschappelijkheid van de historische discipline. In de loop der tijd zijn hier verschillende visies op geweest. In ons vakgebied zijn de nodige historici actief die er vast en zeker meer van weten en deze materie anders benaderen. In dit artikel een korte neerslag van wat ik gehoord heb.

In 2013 startte de Nationale Politie in ons land en gingen de 25 regiokorpsen, het Korps landelijke politiediensten en de ‘voorziening tot samenwerking Politie Nederland’ (vtsPN) samen. De transitie naar één nationaal politiekorps was en is een omvangrijk en complex proces, waarbij onder meer de gehele bedrijfsvoering, waaronder ICT en documentaire informatievoorziening geconcentreerd werden. De DIV-functie is hierbij geheel gereorganiseerd en heringericht. In nog geen jaar tijd is de DIV omgevormd tot één organisatieonderdeel. Hoe is dit proces verlopen en ingericht?
 
Aan de top van het korps Nationale Politie staat de korpsleiding onder leiding van de korpschef. Aan deze korpsleiding is een Chief Information Officer (CIO) toegevoegd, wat het belang van informatie dat het korps aan een betrouwbare informatievoorziening hecht aantoont. De staf van de korpsleiding bestaat uit de Korpsstaf en de directies Operatie, Human Resources Management, Facility Management (FM), Financiën, Informatievoorziening (IV) en Communicatie. De uitvoering van de politieoperatie vindt plaats in de elf operationele eenheden onder leiding van de politiechefs. Deze eenheden zijn veelal twee of meer samengevoegde politieregio’s van vóór 1-1-2013.

De rol van de provinciearchivaris zal de komende jaren, waarin de provincies overgaan op volledig digitaal werken en archiveren, van groot belang worden. Hoe verloopt deze overgang?

door: Arjan Drupsteen