Artikelen

Auteur: Theo Kremer, freelance docent VHIC. Enige maanden geleden schreef ik op deze plek over de mogelijke consequenties van het werken met bouwinformatiemodellen voor ons vakgebied. Hierin ben ik ingegaan op het mogelijk einde van het projectdossier en het einde van de huidige vorm van archiveren.

Auteur: Alexander Raven. In het rapport ‘Gij zult openbaar maken, naar een volwassen omgang met overheidsinformatie’ (september 2012) stelt de Raad voor het openbaar bestuur zich de vraag op welke wijze  openbaarheid van bestuur kan bijdragen aan de legitimiteit van en het vertrouwen in het openbaar bestuur? Ondanks de stijgende maatschappelijke behoefte aan informatie constateert de Raad dat de openbaarheid onder druk is komen te staan. Dit als gevolg van, onder andere, de veroudering van het openbaarheidsregime van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de negatieve impact van het bedrijfsmatige denken op de democratische waarde van openbaarheid (New Public Management) en de toegenomen complexiteit van informatiestromen als gevolg van digitalisering bij de overheid.

Een paar dagen voor kerst 2012 verscheen het rapport van de Erfgoedinspectie Beperkt houdbaar. Duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving bij de rijksoverheid. Een zoektocht via Google leverde veel hits op, maar dat waren vooral commentaarloze verwijzingen naar het rapport zelf. Toch geeft de eerste zin in het rapport al aan dat het met de digitale archivering bij de centrale overheid niet goed gaat. Geen verrassende vaststelling voor wie in het vakgebied werkzaam is, maar toch wel gesprekstof. Heel veel discussie heeft het rapport nog niet uitgelokt bij de spraakmakende gemeenschap in archiefland. Gelukkig werden via een discussiegroep op Linkedin wel een aantal meningen gegeven, alhoewel die niet gingen over het rapport zelf, maar over de rol van de archiefmedewerker in het digitaal archiveren. Er kunnen er vier worden onderscheiden.
•    De archiefmedewerkers zijn onvoldoende thuis in digitaal archiveren en denken nog geheel in papieren archieven. Het niveau van de archiefmedewerker moet omhoog en ze moeten met de tijd mee.
•    De medewerkers in het primaire proces houden de archiefmedewerkers buiten de deur. Gescande post in het documentmanagementsysteem is goed, maar de e-mails die de medewerker in het kader van zijn werkproces verstuurt en ontvangt wordt niet gezien als onderdeel van het dossier en wordt lokaal 'gearchiveerd'.
•    De archiefmedewerkers moeten meer sociale – en adviesvaardigheden ontwikkelen om het vraagstuk van de digitale archivering op de agenda van de bestuurders en beslissers te krijgen.
•    Er moeten goede en eenvoudig te bedienen documentmanagementsystemen worden gebruikt om de eindgebruikers over de streep te trekken om een compleet en betrouwbaar digitaal archief op te bouwen.

Auteur: Jan de Blaaij. Vijf gemeenten in Zeeland hebben in een projectgroep onderzoek gedaan naar de bekendheid van zaakgericht werken binnen de gemeenten. De projectgroep opereerde in het kader van de aansluiting van de vijf gemeenten bij de i-NUP implementatiecommunity van Telengy. De community richt zich op de implementatie van de NUP-bouwstenen. Hoewel zaakgericht werken geen bouwsteen is, speelt het wel een belangrijke rol in het geheel van de ontwikkeling van de 'Andere overheid'.

Op 1 januari 2013 start de Nationale Politie en gaan de 26 regionale politiekorpsen, het KLPD en de VtsPN (Voorziening tot samenwerking Politie Nederland) op in één korps. Dit korps zal bestaan uit tien regionale eenheden, één landelijke eenheid en het Politiedienstencentrum (PDC). Deze grootscheepse operatie is al enige jaren voorbereid, zo ook voor de archief- en informatievoorziening.

In mijn organisatie wordt sinds 2011 een aparte applicatie gebruikt waar personeelsdossiers in worden gevormd. Dat betekent dat personeelsdossiers in hun 'dynamische fase' aangelegd en bijgehouden worden in een applicatie buiten het provinciebrede documentmanagement systeem, Documentum. Dat is een bewuste keuze geweest, onder meer door de stricte rechtenstructuur die geldt voor de personeelsdossiers. Alleen de medewerker zelf, diens leidinggevende en enkele medewerkers van personeelszaken kunnen bij dat dossier. In het DMS was dat onbegonnen werk om in te regelen; voor de speciale applicatie voor de personeelsdossiers was dat eenvoudig. Als een medewerker uit dienst gaat wordt het (digitale) dossier geëxporteerd naar het DMS.

Auteur: Jeroen Snijders. In het voorgaande artikel is interoperabiliteit omschreven als de mate waarin organisaties en systemen informatie kunnen uitwisselen en hergebruiken, en werden nut en noodzaak van interoperabiliteit geschetst. Als obstakels voor de ontwikkeling naar informatie-uitwisseling zijn genoemd: onzichtbaarheid (wat is het probleem?), hokjesgeest (onze wijze van organiseren), semantiek en legacy. Dit artikel gaat in op mogelijke oplossingsrichtingen.

Momenteel zijn sociale media en cloudcomputing trending topic in de ICT. Alhoewel het afwachten is voor hoelang, is het voor de informatieprofessional belangrijk om deze onderwerpen in de gaten te houden en er kennis over te verzamelen. ICT is immers zo belangrijk in ons vakgebied dat we niet om de ontwikkelingen heen kunnen of het nu kortcyclische hypes zijn of blijvertjes.

De nieuwe ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie’ is (eindelijk) vastgesteld en moet vanaf 25 juni 2012 geïmplementeerd en gebruikt worden. In dit artikel wordt een eerste beoordeling en waardering van deze selectielijst op hoofdlijnen gegeven.

Auteur: Jeroen Snijders. Informatiesystemen die niet samenwerken, onvolledige dossiers vanwege alle verschillende toepassingen, problemen in de samenwerking door gebrekkige informatie-uitwisseling. Klinkt het u bekend in de oren? Interoperabiliteit is de mate waarin organisaties en systemen informatie kunnen uitwisselen en hergebruiken. Het is ook wel een modewoord genoemd, maar ondertussen besteden overheid en industrie veel inspanning en geld aan deze ontwikkeling. Is het nu een hype of moet u er iets mee?

Auteur: Theo Kremer. Soms praat je jaren over iets dat waarschijnlijk toch nooit gebeurt, maar plotseling gebeurt het toch. En dan weet je niet wat je moet doen. Je had je er al mee verzoend. Dit lijkt nu te gebeuren met BIM, Bouw Informatie Model (ook: Building Information Management). Een softwarepakket voor technisch tekenaars. Een andere manier van ontwerpen, het nieuwe ontwerpen, een totaal andere manier van werken. Samenwerken. Samenwerken in de keten. Meer nog, samenwerken door informatie te delen binnen de keten.

Auteur: Lydia Jongmans. De beschikking van staatssecretaris Zijlstra van OCW tot 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie' is op 25 juni 2012 in de Staatscourant (nummer 11906) verschenen. Deze lijst vervangt de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' vastgesteld op 20 december 2005. De geactualiseerde lijst is op 27 juni 2012 in werking getreden. Indien deze afwijkt van de in 2005 vastgestelde lijst moet, indien technisch mogelijk, de bewaartermijn van de wijziging gehanteerd worden.

Auteur: A.M.F.J. Mulder-Belet

Nadat de wereldwijde boekhoudschandalen bij beursgenoteerde ondernemingen aan het licht kwamen, zijn onder de noemer van 'corporate governance' nieuwe regels ontstaan. Zij kwamen in de vorm van gedragscodes, richtlijnen en wetgeving, bedoeld om een goed en integer bestuur te bewerkstelligen. Hierbij is de snelle en effectieve ontsluiting van de informatie van een organisatie, van de records, essentieel. Om de transparantie van de besluitvormingsprocessen en de uitvoering van de bedrijfsprocessen te vergroten, is het van belang om het topmanagement bewust te laten worden van het belang van goed recordsmanagement. Dit management dient de aansturing op zich te nemen en voldoende financiële en personele middelen beschikbaar te stellen, zodat de organisatie zich te allen tijde kan verantwoorden en de bedrijfsvoering effectief wordt ondersteund.

In deze aflevering van de serie leest u over de interventieladder en wordt de conclusie getrokken dat de inwerkingtreding van de Wet Rgt en de daarmee gepaard gaande wijziging van de Archiefwet grote gevolgen heeft voor het archieftoezicht in ons land.

In deze aflevering van de serie leest u over informatiearrangement, taakverwaarlozing en over hoe provincies als van dat laatste sprake is, kunnen ingrijpen.

Al in 2005 kwam de Commissie Alders met een advies over een wijziging van het toezicht tussen de diverse bestuurslagen in ons land. Het rapport 'Interbestuurlijk toezicht herijkt' vormde de opmaat voor het werk van de Commissie Oosting, die de aanbevelingen van Alders verder uitwerkte in het rapport  'Van specifiek naar generiek - doorlichting en beoordeling van interbestuurlijke toezichtarrangementen' uit 2007, waarin de wijzigingen van de Provinciewet, de Gemeentewet en enkele overige wetten worden behandeld. Al deze wetten wijzigen doordat de diverse vormen van specifiek toezicht worden vervangen door het zogenaamde generiek toezicht. Enkele van die overige wetten zijn de Wet gemeenschappelijke regelingen, de wet Algemene regels herindeling en de Archiefwet 1995.

Auteur: drs. Theo Kremer, freelance docent bij VHIC

Met ingang van 1 januari 2013 verandert het toezicht van de provincie op de lagere overheden op grond van de inwerkingtreding van de wet revitalisering generiek toezicht (Wet RGT). Zie de bijdragen over idt onderwerp, delen 1, 2 en 3. Dit betekent dat het toezicht op de lagere overheden generieker van aard wordt. Of dit 'nieuwe' toezicht nog van invloed zal zijn op de politieorganisatie is de vraag, want de komst van een Nationale politie zal voor een wijziging in het toezichtsregime zorgen.

De in 2001 gepubliceerde ISO 15489 is dé internationale norm om binnen een organisatie een goed informatie- en archiefbeheer in te richten. De norm wordt in 50 landen gebruikt en is inmiddels in 22 talen vertaald. In november 2011 heeft de ISO twee nieuwe normen gepubliceerd: de ISO 30300:2011 en de ISO 30301:2011. Deze normen kennen een andere insteek en zijn meer gericht op het topmanagement. In dit artikel vergelijken we deze normen op een aantal punten met elkaar.