Artikelen

Een verslag van de opleiding Internal auditing voor archiefinspecteurs
door Hans Zwaanswijk

Achtergrond
In 2005 besloot de provincie Utrecht tot het overgaan van een papieren DIV naar een digitale DIV. Er werd een project opgetuigd om dit te realiseren. Het project tastte enige tijd de grenzen af: waar lagen de behoeften van de organisatie als het ging om digitaal archiveren, wat moest de reikwijdte van de digitalisering zijn. Of wilde men meer, zoals digitaal werken? Uiteindelijk werd als doel van het project vastgesteld het selecteren van een documentmanagementapplicatie en de inrichting en implementatie ('uitrol') daarvan. De ontwikkeling van het team DIV was geen onderdeel van het project. Sterker: de digitalisering zou het team hard gaan raken. In de kosten-batenanalyse die aan de besluitvorming tot digitalisering ten grondslag lag, was de besparing vooral gelegen in de formatiereductie bij DIV. Door de digitalisering zou de formatie met bijna eenderde kunnen verminderen. In 2007 was duidelijk dat team DIV een belangrijke rol zou gaan spelen bij de implementie van het nieuwe systeem. Het project deed een fors beroep op de inzet van de medewerkers van DIV. Veel medewerkers van het team waren enthousiast over de digitalisering: er gebeurde weer eens wat. De teamleiding speelde hier goed op in. Het digitaliseringstraject maakte bij de medewerkers energie los en kon zo werken als hefboom om het team in beweging te krijgen. Voor de teamleiding was duidelijk dat het werken met een digitaal systeem een heel andere manier van werken en denken vergden. Onduidelijk hoe de nieuwe rol er precies uit zou komen te zien.

Waarom een NEN 2082 audit
De meeste leveranciers van DMS-software stellen dat hun systemen NEN 2082 compliant zijn. Hiervoor worden ook certificaten versterkt. Echter de NEN 2082 gaat nadrukkelijk over de (lokale) inrichting van een systeem, die soms behoorlijk kan verschillen van de generieke inrichting door een leverancier. Een NEN 2082 audit op de functionele inrichting van een DMS of zaaksysteem geeft opdrachtgevers inzicht of het systeem voldoet aan de eisen die deze norm stelt. In dit artikel worden mijn ervaringen met het uitvoeren van een NEN 2082 audit beschreven.

Op vrijdag 19 april is de herziene handreiking voor de toepassing van de Kritische Prestatieindicatoren voor het Archieftoezicht door de VNG gepubliceerd:

Sinds 1 januari 2013 zijn er nieuwe regels met betrekking tot vervanging van kracht geworden en is de machtiging tot vervanging (substitutie) uit de Archiefwet verdwenen.

Auteur: drs. Roland Bisscheroux. De Archiefvisie van de ministeries van OCW en BZK richt zich op archiveren en de omgang met informatie in het digitale tijdperk. In de Archiefvisie wordt onder meer vastgesteld dat de zorg voor archief niet meer na 20 jaar begint maar al op het moment dat de informatie wordt gecreëerd, dat de meeste informatie eerder dan 20 jaar voor iedereen beschikbaar kan zijn en dat burgers gemakkelijk toegang tot die vele informatiebronnen kunnen krijgen. In verband met dit laatste punt wordt gesproken over de 'Archiefcollectie NL'. De uitdaging voor de archiefsector die hier geschetst wordt, betreft in informatiekundige termen de 'interoperabiliteit' van archiefinstellingen. Interoperabiliteit is 'het vermogen van organisaties (en hun processen en systemen) om effectief en efficiënt informatie te delen met hun omgeving'. Aan dit vermogen om effectief en efficiënt informatie te delen ontbreekt het archiefinstellingen.

Data is er in vele vormen. We kennen termen als metadata, open data en big data. Wat is nu wat?

Auteur: Theo Kremer, freelance docent VHIC. Enige maanden geleden schreef ik op deze plek over de mogelijke consequenties van het werken met bouwinformatiemodellen voor ons vakgebied. Hierin ben ik ingegaan op het mogelijk einde van het projectdossier en het einde van de huidige vorm van archiveren.

Auteur: Alexander Raven. In het rapport ‘Gij zult openbaar maken, naar een volwassen omgang met overheidsinformatie’ (september 2012) stelt de Raad voor het openbaar bestuur zich de vraag op welke wijze  openbaarheid van bestuur kan bijdragen aan de legitimiteit van en het vertrouwen in het openbaar bestuur? Ondanks de stijgende maatschappelijke behoefte aan informatie constateert de Raad dat de openbaarheid onder druk is komen te staan. Dit als gevolg van, onder andere, de veroudering van het openbaarheidsregime van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de negatieve impact van het bedrijfsmatige denken op de democratische waarde van openbaarheid (New Public Management) en de toegenomen complexiteit van informatiestromen als gevolg van digitalisering bij de overheid.

Een paar dagen voor kerst 2012 verscheen het rapport van de Erfgoedinspectie Beperkt houdbaar. Duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving bij de rijksoverheid. Een zoektocht via Google leverde veel hits op, maar dat waren vooral commentaarloze verwijzingen naar het rapport zelf. Toch geeft de eerste zin in het rapport al aan dat het met de digitale archivering bij de centrale overheid niet goed gaat. Geen verrassende vaststelling voor wie in het vakgebied werkzaam is, maar toch wel gesprekstof. Heel veel discussie heeft het rapport nog niet uitgelokt bij de spraakmakende gemeenschap in archiefland. Gelukkig werden via een discussiegroep op Linkedin wel een aantal meningen gegeven, alhoewel die niet gingen over het rapport zelf, maar over de rol van de archiefmedewerker in het digitaal archiveren. Er kunnen er vier worden onderscheiden.
•    De archiefmedewerkers zijn onvoldoende thuis in digitaal archiveren en denken nog geheel in papieren archieven. Het niveau van de archiefmedewerker moet omhoog en ze moeten met de tijd mee.
•    De medewerkers in het primaire proces houden de archiefmedewerkers buiten de deur. Gescande post in het documentmanagementsysteem is goed, maar de e-mails die de medewerker in het kader van zijn werkproces verstuurt en ontvangt wordt niet gezien als onderdeel van het dossier en wordt lokaal 'gearchiveerd'.
•    De archiefmedewerkers moeten meer sociale – en adviesvaardigheden ontwikkelen om het vraagstuk van de digitale archivering op de agenda van de bestuurders en beslissers te krijgen.
•    Er moeten goede en eenvoudig te bedienen documentmanagementsystemen worden gebruikt om de eindgebruikers over de streep te trekken om een compleet en betrouwbaar digitaal archief op te bouwen.

Auteur: Jan de Blaaij. Vijf gemeenten in Zeeland hebben in een projectgroep onderzoek gedaan naar de bekendheid van zaakgericht werken binnen de gemeenten. De projectgroep opereerde in het kader van de aansluiting van de vijf gemeenten bij de i-NUP implementatiecommunity van Telengy. De community richt zich op de implementatie van de NUP-bouwstenen. Hoewel zaakgericht werken geen bouwsteen is, speelt het wel een belangrijke rol in het geheel van de ontwikkeling van de 'Andere overheid'.

Op 1 januari 2013 start de Nationale Politie en gaan de 26 regionale politiekorpsen, het KLPD en de VtsPN (Voorziening tot samenwerking Politie Nederland) op in één korps. Dit korps zal bestaan uit tien regionale eenheden, één landelijke eenheid en het Politiedienstencentrum (PDC). Deze grootscheepse operatie is al enige jaren voorbereid, zo ook voor de archief- en informatievoorziening.

In mijn organisatie wordt sinds 2011 een aparte applicatie gebruikt waar personeelsdossiers in worden gevormd. Dat betekent dat personeelsdossiers in hun 'dynamische fase' aangelegd en bijgehouden worden in een applicatie buiten het provinciebrede documentmanagement systeem, Documentum. Dat is een bewuste keuze geweest, onder meer door de stricte rechtenstructuur die geldt voor de personeelsdossiers. Alleen de medewerker zelf, diens leidinggevende en enkele medewerkers van personeelszaken kunnen bij dat dossier. In het DMS was dat onbegonnen werk om in te regelen; voor de speciale applicatie voor de personeelsdossiers was dat eenvoudig. Als een medewerker uit dienst gaat wordt het (digitale) dossier geëxporteerd naar het DMS.

Auteur: Jeroen Snijders. In het voorgaande artikel is interoperabiliteit omschreven als de mate waarin organisaties en systemen informatie kunnen uitwisselen en hergebruiken, en werden nut en noodzaak van interoperabiliteit geschetst. Als obstakels voor de ontwikkeling naar informatie-uitwisseling zijn genoemd: onzichtbaarheid (wat is het probleem?), hokjesgeest (onze wijze van organiseren), semantiek en legacy. Dit artikel gaat in op mogelijke oplossingsrichtingen.

Momenteel zijn sociale media en cloudcomputing trending topic in de ICT. Alhoewel het afwachten is voor hoelang, is het voor de informatieprofessional belangrijk om deze onderwerpen in de gaten te houden en er kennis over te verzamelen. ICT is immers zo belangrijk in ons vakgebied dat we niet om de ontwikkelingen heen kunnen of het nu kortcyclische hypes zijn of blijvertjes.

De nieuwe ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie’ is (eindelijk) vastgesteld en moet vanaf 25 juni 2012 geïmplementeerd en gebruikt worden. In dit artikel wordt een eerste beoordeling en waardering van deze selectielijst op hoofdlijnen gegeven.

Auteur: Jeroen Snijders. Informatiesystemen die niet samenwerken, onvolledige dossiers vanwege alle verschillende toepassingen, problemen in de samenwerking door gebrekkige informatie-uitwisseling. Klinkt het u bekend in de oren? Interoperabiliteit is de mate waarin organisaties en systemen informatie kunnen uitwisselen en hergebruiken. Het is ook wel een modewoord genoemd, maar ondertussen besteden overheid en industrie veel inspanning en geld aan deze ontwikkeling. Is het nu een hype of moet u er iets mee?

Auteur: Theo Kremer. Soms praat je jaren over iets dat waarschijnlijk toch nooit gebeurt, maar plotseling gebeurt het toch. En dan weet je niet wat je moet doen. Je had je er al mee verzoend. Dit lijkt nu te gebeuren met BIM, Bouw Informatie Model (ook: Building Information Management). Een softwarepakket voor technisch tekenaars. Een andere manier van ontwerpen, het nieuwe ontwerpen, een totaal andere manier van werken. Samenwerken. Samenwerken in de keten. Meer nog, samenwerken door informatie te delen binnen de keten.

Auteur: Lydia Jongmans. De beschikking van staatssecretaris Zijlstra van OCW tot 'Vaststelling selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996 actualisatie' is op 25 juni 2012 in de Staatscourant (nummer 11906) verschenen. Deze lijst vervangt de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' vastgesteld op 20 december 2005. De geactualiseerde lijst is op 27 juni 2012 in werking getreden. Indien deze afwijkt van de in 2005 vastgestelde lijst moet, indien technisch mogelijk, de bewaartermijn van de wijziging gehanteerd worden.

Auteur: A.M.F.J. Mulder-Belet