Artikelen

De rol van de provinciearchivaris zal de komende jaren, waarin de provincies overgaan op volledig digitaal werken en archiveren, van groot belang worden. Hoe verloopt deze overgang?

door: Arjan Drupsteen

Het archieftoezicht van de provincie is met ingang van 1 oktober 2012 sterk veranderd als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) en de wijziging van de Archiefwet 1995 (per 1 januari 2013).

door: Fred Schoonheim

Het is allemaal wat later dan gepland, maar zo langzamerhand begint het stelsel van omgevingsdiensten toch vorm te krijgen. Hoe staat het nu met het informatiebeheer binnen de OD’s en zijn er misschien conclusies te trekken voor de volgende grote ronde in informatie- en dossieroverdracht: de grote decentralisaties richting gemeenten?

Zoeken en vinden door gebruikers van DMS DISKIS bij Woonzorg Nederland
Hoe gebruiksvriendelijk zijn de zoekschermen van het DMS DISKIS? Kunnen de bestaande zoekschermen verbeterd worden? En wat vinden gebruikers van de termen in die zoekschermen?
Het onderzoek dat Marga Wijchers bij Woonzorg Nederland deed naar het gebruiksgemak van het DMS DISKIS biedt antwoord op deze vragen.
Het blijkt dat er zeker het een en ander verbeterd kan worden. Gebruikers willen bijvoorbeeld graag nieuwe klanten kunnen koppelen aan een van de complexen. Deze koppeling is van belang om documenten makkelijker terug te kunnen vinden. Ook de terminologie en uitstraling kunnen eenduidiger, zodat er minder verwarring optreedt bij het zoeken naar of invoeren van gegevens.

Het is een bekend fenomeen dat mensen te optimistisch plannen: werkzaamheden nemen meer tijd in beslag dan bij aanvang was gedacht. Het maakt niet uit of het gaat om het verbouwen van de keuken of het inrichten van een documentmanagementsysteem. In de Visiebrief digitale overheid 2017 wordt aangegeven dat burgers en bedrijven uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. 2017? Ik had toch ook gelezen dat de overheid in 2015 digitaal zou zijn? Is er stiekem een planning aangepast?

Digitale overheid 2015
Op 7 juli 2009 reageerden de ministers van BIZA en OCW met een brief (TK  29 362, nr 156) op het rapport van de Raad voor cultuur en de Raad voor het openbaar bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde (2008). De raden schetsten daarin onder meer een aantal uitdagingen voor de informatiehuishouding van de overheid: informatie-infarct, niet in-control zijn, ed. De ministers zegden toe uiterlijk eind 2009 te komen met een visie en maatregelen om de informatiehuishouding verregaand te moderniseren, waardoor ambtenaren op een verantwoorde en duurzame manier digitaal zouden kunnen werken. Die visie en maatregelen kwamen er met een nieuwe brief van 16 maart 2010 (TK 2009-2010 29 362, nr. 162). Hierin wordt gerefereerd aan een aankondiging in de brief van 7 juli 2009 dat alle ministeries voor hun beleidskernen in een periode van 5 jaar digitaal documentbeheer hebben ingevoerd. Wat er ook in die brief van 7 juli 2009 staat: niks over een periode van vijf jaar. Met de nieuwe brief wordt echter wel een ambitieuze agenda en route vastgelegd. De nieuwe brief wil vooral uiteenzetten hoe een en ander aangepakt zou gaan worden. Basis was gebruik te maken van elkaars kennis (best practices) en via een plan van aanpak per ministerie uitwerken hoe op weg naar 2015 digitaal documentbeheer zou worden geïmplementeerd. In de brief werd al een streefbeeld neergezet. Modernisering van de informatiehuishouding is nodig om goed te kunnen inspelen op de moderne ontwikkelingen. Het streefbeeld geeft een omschrijving van hoe digitale informatie toekomstvast moet worden opgeslagen en beheerd en hoe wordt gegarandeerd dat de informatie blijvend is terug te vinden.

Naar verwachting zullen nog in 2013 de geactualiseerde selectielijsten voor archiefbescheiden van provinciale organen en die van de Commissaris van de Koning als rijksorgaan worden vastgesteld en gepubliceerd. Deze lijsten zijn aangepast aan het digitaal werken. Ze zijn toekomstvast en inpasbaar in documentmanagementsystemen. Ook zijn ze door de DIV’er en andere eindgebruikers gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken. Het resultaat is Provisa (PROVInciale SelectielijstenArchieven), een webbased database waarin beide selectielijsten zijn opgenomen.

In 2012 is de laatste gemeentelijke selectielijst vastgesteld na een voorbereiding van enkele jaren. Hiermee voldoet deze lijst nog niet aan de eisen die het ministerie van OCW stelt en zijn vastgelegd in de Nieuwe Selectiemethodiek, zoals die is ontwikkeld door het Nationaal Archief.

Ervaringen met vervanging. Peter Diebels in gesprek met Alex van Leeuwen, DCMR.

Het lijkt erop dat de laatste tijd het gesprek niet alleen meer gaat over het voornemen om papieren archiefbescheiden te gaan vervangen ('substitutie'), maar dat steeds meer gemeenten en provincies de vervanging ook daadwerkelijk doen of hebben gedaan.

In 2010 brandde het gemeentehuis van Voerendaal (Limburg) volledig uit. De brand was zo hevig dat zelfs de in de kelder gelegen archiefbewaarplaats door het vuur werd bedreigd. Maar dankzij de brandveilige archiefdeur bleven de archieven gelukkig gespaard. Helaas smolt door de hitte wel de rubberen afdichtingsstrip van de archiefdeur en liep de archiefbewaarplaats vol met bluswater.

Vanaf 1 januari 2010 bepalen de Wet en het Besluit ruimtelijke ordening dat ruimtelijke plannen verplicht digitaal moeten worden opgemaakt en bewaard. Het digitale ruimtelijke plan is daarmee het authentieke plan, het origineel. Indien er dus verschillen bestaan tussen het digitale ruimtelijke plan (zoals een bestemmingsplan of een structuurvisie) en de papieren weergave daarvan, dan is het digitale plan leidend.

Een verslag van de opleiding Internal auditing voor archiefinspecteurs door Hans Zwaanswijk

Sinds 1 januari 2013 is de Archiefregeling gewijzigd m.b.t. de eisen die aan vervanging gesteld worden. Elke zorgdrager kan nu zelf een besluit tot vervanging nemen, mits dit voldoet aan de eisen die in de Archiefregeling gesteld worden. Maar, waar moet je nu op letten. En is alleen voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling voldoende? Doxis heeft inmiddels ruim 40 organisaties begeleid in het nemen van een Vervangingsbesluit (voorheen de aanvraag voor een machtiging tot vervanging). Zelf heb ik in 10 trajecten geparticipeerd. Naast de wet- en regelgeving vormt RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal INformatie beheer) in onze visie een houvast voor organisaties. Immers, om het papier echt los te kunnen laten moet de digitale informatie ook goed en verantwoord worden beheerd. De richtlijnen in RODIN vormen een mooie leidraad over de te nemen maatregelen die uiteindelijk kunnen leiden tot het vervangen van het papier. Vandaar dat wij ook altijd kijken of organisaties voldoen aan de eisen die in RODIN gesteld worden. In dit artikel een korte samenvatting van onze ervaringen met vervanging.

Op 23 mei 2013 stuurde de minister van Binnenlandse Zaken de Visiebrief digitale overheid 2017 naar de Tweede Kamer ("Contact met overheid zoveel mogelijk digitaal"). De brief is de invulling van een passage uit het regeerakkoord van de regeringspartijen. Hier wordt gesteld dat de dienstverlening door de overheid beter moet. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, zoals het aanvragen van een vergunning, digitaal afhandelen. Hieronder geef ik kort de inhoud van de visiebrief weer en voorzie ik het op een aantal punten van commentaar.

Het archieftoezicht door de provincie is met ingang van 1 oktober 2012 sterk veranderd als gevolg van de inwerkingtreding van 1. De Wet revitalisering generiek toezicht (Wrgt) en  2. De wijziging van de Archiefwet 1995.

I.    Wijzigingen als gevolg van de Wet revitalisering generiek toezicht
De Wrgt heeft er per 1 oktober 2012 toe geleid dat het specifieke toezicht door de provincie op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen gemeenschappelijke regelingen generiek is geworden. Het horizontale toezicht berust nu bij gemeenteraad c.q. algemeen bestuur en de provincie houdt generiek toezicht op basis van de door het college van B&W/dagelijks bestuur in te zenden verslagen en andere toezichtinformatie. Gedeputeerde Staten zijn pas ('verticaal') na de gemeenteraad aan de beurt voor het uitoefenen van hun toezicht
Het interbestuurlijk toezicht van GS op de archiefzorg van gemeenten etc. zoals dat tot 1 januari bij de provinciaal archiefinspecteur berustte is nu geregeld via de algemene toezichtbepalingen van de gerevitaliseerde Gemeentewet, hoofdstuk XVII en artikelen 123 en 124, waarin de generieke instrumenten schorsing/vernietiging en indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing zijn uitgewerkt.
 In combinatie met het door de meeste provincies vastgestelde ‘Aanvullende beleidskader archieftoezicht’ hebben Gedeputeerde Staten de mogelijkheid om bij taakverwaarlozing door gemeente of waterschap de noodzakelijke maatregelen te nemen. Dit nieuwe ‘gerevitaliseerde’ toezicht zal worden uitgevoerd volgens de zogenaamde interventieladder. Eerst dient een mogelijke taakverwaarlozing te worden gesignaleerd; die signalering kan aanleiding zijn tot het opvragen van informatie bij de betrokken zorgdrager. Op grond van die informatie kunnen Gedeputeerde Staten vaststellen of de facto sprake is van taakverwaarlozing en zullen zij in de plaats treden. De functie van provinciaal archiefinspecteur is bij de inwerkingtreding van de Wrgt uit de Archiefwet geschreven. De provincie kan dit toezicht door een eigen toezichthouder laten uitvoeren. Dit hoeft geen archivaris te zijn.

In 2012 is er op het gebied van Archiefwet- en regelgeving veel gebeurd. De Wet revitalisering generiek toezicht (RGT) is in werking getreden. De Archiefregeling is uitgebreid met nieuwe regels voor de vervanging van papieren archiefbescheiden. Het Archiefbesluit stelt nieuwe eisen aan de opzet en vaststelling van archiefselectielijsten. Tenslotte werden in het Archiefconvenant tussen OCW, VNG, IPO en Unie van Waterschappen een aantal afspraken vastgelegd, waaronder belangrijke afspraken over E-depots.

Als burger heb ik niet overdreven veel contacten met mijn gemeente. Om de zoveel jaar voor het verlengen van mijn rijbewijs en voor het aanvragen van een nieuwe identiteitskaart of paspoort. Daarvoor moet ik naar het gemeentehuis of stadskantoor. De afgelopen twee jaar heb ik nog 2x contact gehad met de gemeente, vanwege klachten. De afhandeling daarvan is prima verlopen. Ik heb wel vragen over de administratieve neerslag van het handelen.

Een verslag van de opleiding Internal auditing voor archiefinspecteurs
door Hans Zwaanswijk