Archiefinspectie op het vinkentouw

In een blog van afgelopen november "Nieuwe ronde, nieuwe kansen" schreef ik over een reorganisatie bij de gemeente welke moet leiden tot een centralisatie van de ondersteunende diensten, waaronder de DIV/DIM. De blog handelde met name over de gevolgen die deze bundeling in eerste instantie voor de organisatie van de DIV/DIM  heeft.  Een verdere uitwerking van de plannen laat drie taak niveaus zien:

  • strategische taken, kaderstelling en beleidsontwikkeling;
  • tactische taken, advisering en projectsturing op bedrijfsvoeringsniveau;
  • uitvoerende taken, informatiebeheer, het functioneel beheer van de diverse applicaties

Deze niveaus worden ondergebracht bij verschillende gemeentelijke diensten. De strategisch taken worden een onderdeel van het bureau van de CIO, wiens taken zich vooral richten op het belang dat informatie heeft voor de bedrijfsvoering. Omdat dit een uitbreiding van het taakgebied van de CIO betreft zal er ook een formatieve uitbreiding moeten plaatsvinden. Waar dan ook in is voorzien. En meer personeel betekent dat er meer aandacht kan zijn voor het handhaven van de gestelde kaders. Op dit moment wordt  voorzien dat de senior beleidsadviseur zich gaat richten op het gebruik en beheer van gegevens en gegevensbestanden en informatie, datamanagement, informatieveiligheid, big data en open data. Wat meer concreet zijn er zes hoofdlijnen benoemd die een nadere omschrijving geven van het werkveld:

  • Beleidsontwikkeling, zodat conform wet- en regelgeving een goede, geordende en toegankelijke staat van (met name digitale) informatie wordt gewaarborgd;
  • Beleidsontwikkeling m.b.t. informatie- en gegevensbeheer o.a. in het licht van social media en opslag in de cloud;
  • Het vertalen van nieuwe wet- en regelgeving, gemeentelijke regels en kaders en maatschappelijke ontwikkelingen naar toepasbaarheid binnen de gemeente;
  • Het ontwikkelen van een kwaliteitszorgsysteem en sturen op toepassing van het te ontwikkelen kwaliteitszorgsysteem;
  • Advisering en mandaat bij aanschaf van nieuwe applicaties m.b.t. de borging van kwaliteits- eisen t.a.v. duurzaam informatiebeheer;
  • Organiseren van handhaving: controle op naleving van de wet- en regelgeving, regels, kaders en maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van het beheer van informatie.

Het opvallende is dat er verschillende malen gesproken wordt van kaderstelling en het handhaven van de gestelde kaders. Bij veel gemeenten is dit bij uitstek een taak van de gemeentearchivaris en  de door de archivaris benoemde archiefinspecteur. Het argument om een deel van de archiefinspectie taak uit te laten uitvoeren door medewerkers van het bureau van de CIO is dat zij vooral gericht zijn op de dynamische informatie en het waarborgen van de kwaliteit daarvan, terwijl de archiefinspectie een taak heeft in het toezicht op de blijvend te bewaren archieven. Vooral vanuit cultuur-historisch oogpunt. Mijns inziens zal er sprake moeten zijn van een nauwe samenwerking tussen het bureau CIO en de archiefinspectie om toe te zien op de gemeentelijke informatiehuishouding zonder onderscheid te maken of informatie blijvend te bewaren is of niet. Een te strikte scheiding tussen deze twee toezichthouders kan alleen maar leiden tot verwarring en tot afname van de kwaliteit. Er zullen goede afspraken gemaakt moeten worden tussen de reguliere archiefinspectie en de toezichthouders van het bureau CIO. 
Een volgend blog zal ingaan op het middenkader van de gebundelde DIV/DIM en de taken die aan hen zijn toebedeeld.