De verwarrende tijden

Wat moeten we nu als informatiebeheerders? Zijn we ouderwets of lopen we te ver vooruit? Wordt ons documentmanagementsysteem slecht gebruikt omdat het 'zo 2005' is of omdat digitaal werken nog onvoldoende is doorgedrongen in de organisatie?

Het bedrijf achter het softwareprogramma Nitro deed onderzoek naar het gebruik van documenten bij 1200 kenniswerkers in 56 landen verdeeld over 13 bedrijfstakken en 10 verschillende professies. Het betrof steeds grote bedrijven (meer dan 10.000 medewerkers). Een derde van de ondervraagden werkte aan documenten door uitwisseling ervan via e-mail, printen, corrigeren op papier, natte handtekeningen en inscannen. Ruim 80 procent van die groep gaf toe dat ze regelmatig werkten met een verkeerde versie of hun laatste versie kwijt waren geraakt. Dat laatste is wel het grootste probleem, omdat bleek dat medewerkers 5 uur per week op zoek zijn naar documenten en 3,5 uur per week met het organiseren en archiveren van hun documenten. Ook zou er nog eens 3,5 uur per week kunnen worden gewonnen als goed gebruik zou worden gemaakt van digitale diensten zoals een digitale handtekening. Individuele manieren om documenten op te slaan blijken er te over te zijn, maar minder dan 10% van de bedrijven had een bedrijfsbreed documentmanagementsysteem.

De boodschap is wel duidelijk. We typen en mailen elkaar helemaal suf; we werken versnipperd en niet efficiƫnt. We staan met het ene been in het digitale werken en met het anderen nog in het traditionele werken. Die spagaat kost veel tijd en ergernis.

En dat gaat nog maar om de huidige werknemers. De nieuwe generatie (de millennials) zal helemaal niet met de documentmanagementoplossingen van nu gaan werken. De millennials zijn mensen die in de jaren negentig zijn geboren en die bepalen straks hoe het gaat in een bedrijf. 'Straks' zal na 2020 zijn, maar dat is niet meer zo ver weg. De millennial/kenniswerker van straks wil zijn of haar formele documenten net zo makkelijk kunnen vinden als het kunnen verzamelen van informatie door te browsen op het internet. De millennials zijn volkomen digitaal. Ze verwachten dat IT-op-het-werk net zo gemakkelijk werkt als de IT die men thuis gebruikt. Ze bepalen zelf hoe en waarmee ze werken. Ze hebben weinig op met de huidige 'buzzwords' als privacy en security. Dat zijn begrippen die integraal deel uitmaken van de idee dat je overal en altijd bij alle informatie moet kunnen komen. Dat past bij multidisciplinair samenwerken, maar slecht bij de 'vertrouwelijke informatie' en 'afgeschermde mappen', die nu gemeengoed zijn.

Het documentmanagementsysteem van straks zal mobiel werken moeten ondersteunen, eenvoudig de toegang tot informatie moeten faciliteren, een onzichtbare ordeningssystematiek moeten hebben en een snelle en intelligente zoekmachine.

Het worden spannende tijden. De huidige medewerker heeft een moeizame relatie met het DMS, maar de medewerker van de nabije toekomst zal er helemaal geen aansluiting bij vinden. Hopelijk gaan een aantal van die millennials werken bij de verschillende DMS-leveranciers: kunnen ze een product ontwikkelen dat aansluit bij hun generatie.