Oude informatiestrategieën bruikbaar in het digitale tijdperk

Digitale informatievoorziening wordt vaak gepresenteerd als goedkoper en efficiënter dan de traditionele 'analoge' informatievoorziening. Eenvoudig gezegd: een digitaal archief is goedkoop en een papieren archief is duur. Dat eerste valt echter tegen. De kosten van digitaal informatiebeheer is stiekem erg duur. Toen wij tien jaar geleden het terugverdienen van de investeringen moesten voorrekenen kon dat alleen door aan te tonen dat digitaal archiefbeheer toekon met minder personeel bij de traditionele afdeling DIV. Tegenwoordig moeten we de organisatie daar wel aan herinneren als er weer eens een investering nodig is voor bijvoorbeeld een upgrade van het systeem of een stel nieuwe servers.
Het pogen om kosten te drukken gaat vaak gepaard met nieuwe informatiestrategieën. Het moest toch goedkoper kunnen, dus laten we het over een andere boeg gooien. Het advies is echter om het kind niet met het badwater weg te gooien. Er zijn enkele praktijken die je vooral moet blijven doen.

Maak een business case
De informatiestrategie moet duidelijk maken hoe deze bijdraagt aan de doelen van de organisatie. Verstandig is om in de business case de nadruk te leggen op toevoegingen die de strategie geeft en minder op besparingen die deze moet opleveren. Besparingen zijn vaak een doel op zich, maar om aan te tonen dat men met digitale informatievoorziening kosten bespaart is een heikel punt. Leg de nadruk op de betere mogelijkheden tot samenwerking, keteninformatie en kwaliteitsverbeteringen.

Trainen en opleiden
Bij digitale informatievoorziening wordt veel aan de medewerker in het primaire proces overgelaten. Archiveren is onderdeel van het werk. Er wordt echter ook makkelijk over gedacht: digitaal archiveren gaat toch vanzelf. Die misvatting moet uit de wereld. Medewerkers moet verteld worden welke documenten moeten worden gearchiveerd en welke niet, het belang van metadata, zoekstrategieen, ed. Ook moet gebruikersondersteuning permanent zijn.

Bewaar de juiste archiefbescheiden
In bepaalde gevallen moeten documenten worden bewaard. Eindgebruikers moeten vaak op de hoogte worden gebracht wat 'bewaren' nu precies inhoud, namelijk voor de eeuwigheid. Het is van belang om met elkaar te bepalen voor welke documenten en dossiers dat nu precies moet gelden.

Verwijder en vernietig documenten en informatie

Het idee is dat opslag van digitale informatie eenvoudig en goedkoop is en dat het niet nodig is om zaken te verwijderen. Dat is niet waar: opslag van digitale data is wel duur. Een overheidsorgaan stelt andere eisen dan een particulier, terwijl dat vaak de vergelijking is ('Een externe harde schijf bij de Media Markt kost maar....'). Hoe meer informatie blijft staan, hoe meer tijd het maken van een back up in beslag neemt. Alhoewel overheidsorganen een selectielijst moeten hebben is het gebruik ervan bij digitale gegevens geen vanzelfsprekendheid en hopen de gegevens zich op. Weggooien is en blijft een goed idee.