Zaakgericht werken

Worden er nog steeds wonderen verwacht van zaakgericht werken? Het lijkt er wel op. Op de Vergeb-ledendag werd zaakgericht werken wederom opgevoerd als Haarlemmerolie. Dit gebeurde in een presentatie over Archief2020.Met zaakgericht werken breng je processen in beeld, regel je welke metadata vastgelegd moet worden, hoe, door wie en wanneer dit vastgelegd wordt en ingezien mag worden. Als vanzelf verbetert natuurlijk ook de kwaliteit van de dienstverlening, is de organisatie open en transparant en werk je efficiënt.
Voer zaakgericht werken in en alles komt goed!

We geloven zo graag in die ene oplossing voor alles. Terwijl we inmiddels beter weten. Zaakgericht werken kán de oplossing voor alles niet zijn. Waarom niet? Omdat zaakgericht werken niet bedoeld is om alle mogelijke problemen op te lossen.
Kijk naar de ontwikkelingen en de geleerde lessen bij diverse organisaties rondom het zaakgericht werken en de invoering van zaaksystemen. Niet alle werkprocessen moeten ondergebracht worden in een zaaksysteem. Zaaksystemen vervangen lang niet meer in alle gevallen het systeem voor documentopslag. Beide oplossingen bestaan naast elkaar, omdat ze verschillende doelen dienen.

Zoals met alles kán zaakgericht werken bijdragen aan doelen die je als organisatie wilt bereiken. Als middel, niet als doel.
Ga in 10 organisaties kijken hoe het zaakgericht werken is ingevuld en vormgegeven en je zult 10 verschillende oplossingen zien. Is de ene oplossing beter dan de andere?

Zaakgericht werken is gebaseerd op het werken met zaken. Met z’n allen zijn we het eens over de definitie van een zaak: een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.
In de praktijk wordt die ‘samenhangende hoeveelheid werk’ verschillend geïnterpreteerd. Een persoonsdossier wordt ook in de digitale praktijk nog heel vaak als ‘een zaak’ gezien en behandeld. Of de bouw van een pand, met alles wat er bij komt kijken. Of de verlening van een vergunning.
Gewoon, omdat dit praktisch is. Het digitaal opsplitsen van het samenhangende pakket wordt niet altijd op prijs gesteld en is (dus) niet in alle gevallen de beste oplossing. Ook al kun je die samenhangende zaken aan elkaar relateren, naar elkaar laten verwijzen. De beleving is niet hetzelfde. Mensen werken zo niet. Mensen willen zo niet werken. Althans, zeker niet overal.

Zijn dit dan domme mensen, die nog niet klaar zijn voor de wereld van vandaag of morgen?
Nee, dat denk ik niet. Domme mensen zijn de mensen die slechts één oplossing zien voor alles.