Geen geld, wel zorgen


Onlangs ontving ik een uitnodiging om kennis te maken met het e-depot van het Utrechts archief. Vooruitlopend op de rijks oekaze ‘alles digitaal in 2017’ heeft het Utrechts archief alvast een depot ingericht waar het digitale archiefmateriaal kan worden opgevangen. Met het openen van het e-depot sluit Utrecht aan bij het rijtje archiefinstellingen dat bezig is met het vinden van een oplossing voor het digitale archief.

Hoe anders is deze ontwikkeling momenteel in Canada, het land dat toch geldt als een van de koplopers op het gebied van informatie- en archiefbeheer en de ontwikkelingen daarin.

In 2005 startte Library and Archives Canada (LAC) met het ontwikkelen en bouwen van een e-depot en creëerde daarbij ook een 'overall corporate strategy for the preservation of digital data', een landelijke bindende richtlijn hoe om te gaan met digitale archiefbescheiden. Tijdens de bouw van het e-depot brak de economische crisis uit met uiteraard gevolgen voor het budget van het LAC, dit werd verlaagd van 125 naar 96 miljoen Canadese dollars. De bezuinigingen hadden een desastreus gevolg voor de verdere ontwikkeling van het e-depot. Na vijf jaar en na reeds $ 15,4 miljoen (Canadese) dollar in de ontwikkeling gestopt te hebben, werd eind 2012 de stekker uit het systeem getrokken. Als belangrijkste reden werd gegeven dat het e-depot te duur in onderhoud zou zijn. Het e-depot was in al 2011 getest en goedgekeurd maar werd nooit daadwerkelijk in gebruik genomen. Een trieste en vooral zorgwekkende zaak omdat ondertussen het aantal 'electronic records' bij de overheid elke twee jaar verdubbelde. Er is dus momenteel geen systeem voorhanden om die digitale archieven te kunnen ontvangen, laat staan te beheren. Wel is er een migratieprogramma opgezet om digitale gegevens, al aanwezig sinds 1973, over te zetten naar een nieuwe omgeving die goedkoper is dan het ter ziele gegane e-depot. Een bijkomend probleem is dat dankzij de bezuiniging er onvoldoende menskracht en kennis over is gebleven om de problemen goed te kunnen aanpakken. Of zoals werd geconstateerd door de Ottawa Citizen, een lokale krant: er zijn teveel managers en te weinig vakkrachten om het werk te doen. Voor wie het verder wil nalezen staat hier het audit rapport van de auditor general met de conclusies.