Hoe is het met KIDO?

‘De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Zo staat het vermeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Over de eisen weten we inmiddels aardig wat. Maar hoe een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer er uit ziet, daarover wordt in de wet- en regelgeving niets vermeld.

Volgens ISO 8402 bestaat een kwaliteitssysteem uit verschillende elementen zoals een organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen.  Ook kunnen we ons voorstellen dat het meten van kwaliteit en het toepassen van verbeteringen iets van een cyclisch proces betreft.  Want meten is weten en biedt mogelijkheden tot verbetering. En als je het proces van meten en verbeteren dan maar regelmatig herhaalt, ontstaat er groei naar het uiteindelijk te behalen doel. Een optimaal informatiebeheer. Maar hoe richten we dit alles nu toch eigenlijk in? En wanneer is er sprake van kwaliteit?

Om antwoord te geven op deze vragen en hulp te bieden bij de interpretatie van eerder genoemd artikel 16, is er sinds begin dit jaar een ‘Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden’ of wel KIDO genaamd. Althans, er is een vergaande conceptversie daarvan. Bedoeld als referentiekader, toetsmiddel en hulpmiddel voor provincies, gemeenten en waterschappen.
Voor de Rijksoverheid , of wel de centrale overheid, is er, voor zover bekend, nog niets beschikbaar.

De handreiking KIDO is er voor record managers, informatiemanagers en archivarissen. Dat wordt nog eens extra duidelijk wanneer je KIDO verder ‘bestudeert’. Veel vakjargon over wetsartikelen, normen, etc. Naast een Baseline, RODIN, de KPI’s en tegenwoordig DUTO, biedt de Handreiking KIDO vooral meer van hetzelfde. Een klein deel van de handreiking, slechts vier en een halve pagina van de 84, gaat in op het gebruik in de praktijk. De vraag is dan ook; ‘Wie is of gaat hier nu in de praktijk echt mee aan de slag?’ Wie is er, met KIDO, nu al echt wat verder op weg met het inrichten en toepassen van een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer? Als je om je heen vraagt wat de stand van zaken is, komt er tot nu toe nog geen overtuigende reactie terug. Een goed lopend kwaliteitssysteem op het gebied van Informatiebeheer is, met gebruik van de handreiking KIDO, nog nergens ingericht.  Hoe komt dat nou toch? Is dit een kwestie van tijd, of is er toch iets anders aan de hand?

In het papieren tijdperk waren er DIV-teams (archiefteams) die er voor zorgden dat er post werd verwerkt, werd geregistreerd en dossiers werden gevormd van alle archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking kwamen. Het Archief, als aparte eenheid binnen veel organisaties, vormde het administratieve verlengstuk van menig afdeling of directie. De kwaliteit van het informatiebeheer werd voor een groot deel bepaald door de wijze waarop er binnen zo’n archiefeenheid werd gewerkt.  Vakbekwaam en deskundig personeel zorgde, over het algemeen, voor kwalitatief goed informatiebeheer.
Het digitale tijdperk heeft daar enorme verandering in gebracht. Met gebruik van netwerkschijven, proces- of vakapplicaties, zaaksystemen en digitale archiefsystemen zorgen medewerkers van afdelingen en directies tegenwoordig vooral zelf voor de verwerking van digitale documenten en archivering daarvan. Daarbij dienen zij zich er van bewust te zijn dat de kwaliteit van het informatiebeheer wordt bepaald door de wijze waarop zij er zelf mee om gaan en niet meer door een archiefteam. Maar hoe bewust zijn deze afdelingsmedewerkers daar mee bezig? En hoe breng je het onderwerp ‘kwaliteit van informatiebeheer’ bij hen onder de aandacht? Bij medewerkers die niet zit te wachten op wetsartikelen, regeltjes, archiefvakjargon, etc.  De volgende vraag is dan ook; brengt KIDO daar, als goedbedoelde handreiking, wel de oplossing?

Misschien moet er toch een aanvullende handreiking komen voor ‘niet-archivarissen’. Een handreiking voor medewerkers en managers van afdelingen en directies. Een soort van ‘Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer voor Dummies’. Niet denigrerend bedoeld, maar juist een handreiking in meer begrijpelijke taal, kort en overzichtelijk, toptienlijstjes, checklists en praktische en slimme tips voor de archiefvormende medewerker afdeling of bij de directie. Een handreiking die, met simpele uitleg, leidt tot een kwaliteitssysteem met een organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen dicht bij de nieuwe informatiebeheerder, de afdelingsmedewerker. Een handreiking over hoe je kwaliteitszorg m.b.t. informatiebeheer binnen de afdeling inbedt. Over wie, vanuit zijn/haar functie binnen de afdeling, daar een rol in speelt. Wie, met gebruik van kwaliteitsprocedures en -processen regelmatig checkt of het informatiebeheer binnen de afdeling/directie nog op orde is. Een handreiking die verwijst naar voorzieningen die daarbij een rol kunnen spelen.

Ik ben benieuwd hoe we er over een jaar voor staan met de Handreiking KIDO. Of er inderdaad decentrale overheden zijn die met deze handreiking een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen hebben ingericht. Een kwaliteitssysteem waar ook een manager of afdelingsmedewerker iets van begrijpt en mee overweg kan. Als dat lukt dan zou dat heel mooi zijn. Dan is de missie met KIDO geslaagd. Als het niet lukt, laten we dan alsnog die andere handreiking maken. Een handreiking kwaliteitssysteem waar de ‘nieuwe archivaris’ mee aan de slag kan.