Verslag Summerschool Archief 2020

In september werd voor de tweede keer de Summerschool van Archief 2020 georganiseerd. Ook dit jaar werd het weer op twee plekken op twee verschillende data gehouden: in Amersfoort (14 september) en in Den Bosch (21 september). Op beide sessies konden ruim 70 collegae worden begroet, dus in totaal ruim 140 mensen. De Summerschool richt zich op archivarissen en informatiemanagers die zich bezig houden met advies, toezicht en inrichten van digitale overheidsinformatie bij lagere overheden of archiefdiensten.

Op beide dagen was na een plenaire aftrap een aanbod van vier workshops waaruit je er twee kon kiezen:

  • Welke route leidt naar het e-depot?
  • Wat is van waarde? Aan de slag met de hotspot-monitor
  • Zichtbaar archiefinnovatiebeleid
  • Opdrachtgeverschap bij ICT projecten

Van dit rijtje ben ik naar de eerste en de derde workshop geweest.

In de plenaire sessie memoreerde de programmamanager Anouk Bavink dat er veel gebeurde: artikelen, onderzoek, sessies met bestuurders en dergelijke. En dat er veel initiatieven waren om dichter bij oplossingsrichtingen voor duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie te komen.

De workshop over het e-depot werd begeleid door het Noord Hollands Archief. Dit RHC is koploper in ervaring met een e-depot en de route ernaartoe. De instelling is zeer actief om de opgedane kennis uit te dragen. Er was een doolhof ingericht waar we onderweg tafels met uitspraken tegenkwamen. Deelnemers deelden vervolgens ervaringen en meningen over die uitspraak. Denk hierbij aan vervanging, de rol van DIV en het management, metadata, grip op de informatiestromen en dergelijke. Ik kon niet helemaal uitmaken of je dit nu allemaal vooraf moest gaan regelen. Hopelijk niet, want dan kun je nooit starten: grip op informatie zal er nooit komen. En sommige items zijn volgens mij ook niet nodig om te starten met een e-depot (digitale handtekening).

De workshop over het archiefinnovatiebeleid werd begeleid door medewerkers van de gemeente Den Haag en van DEN. Den Haag heeft een nieuw informatiebeleid opgesteld. De woorden archivering en duurzame toegankelijkheid komen daar niet in voor. Een bestuurder wil doelen hebben waar de samenleving en de burger direct wat aan hebben: sociaal domein, ruimtelijke ordening, dienstverlening. De toegankelijkheid van informatie is daarin ondersteunend, maar zal niet in de teksten komen. Dit was een zeer interactieve sessie waar we in een kleine groep de plek van informatiebeleid in de eigen organisatie moesten bepalen en vervolgens aangeven waar je zelf mee bezig was geweest de afgelopen tijd. Als je gehoor wilt vinden bij de bestuurder moeten je eigen werkzaamheden aansluiten bij waar je organisatie naartoe wil. Altijd weer confronterend: de gedachtenwereld van je bestuurder en je eigen werkzaamheden.

De twee andere sessies behandelden de hotspotmonitor en opdrachtgeverschap bij ICT-projecten. De hotspot-analyse is onderdeel van het nieuwe archiefselectiebeleid. Een hotspot is een actuele gebeurtenis die aanleiding geeft af te wijken van de selectielijst. Hierbij moet je kunnen bepalen: hotspot of hype. De workshop over opdrachtgeverschap benadrukte het belang voor de archivaris om meer ICT-kennis te verkrijgen en een proactieve houding aan te nemen.

Lees hier het complete verslag van de dag.