Het documentmanagementsysteem en samenwerkende organisaties

Samenwerken door meerdere organisaties aan een bepaald project is helemaal van deze tijd. En inderdaad: als overheidsorganisatie ben je de dingen tegenwoordig niet meer alleen aan het doen, maar doe je dat samen met allerlei maatschappelijke en belangenorganisaties. Sterker nog: een overheidsorganisatie positioneert zich als een organisatie die samen met anderen een maatschappelijk doel wil realiseren. Gegeven die situatie willen medewerkers van organisaties in het kader van hun samenwerking de relevante informatie delen en documenten uitwisselen.

Tegengesteld aan die trend hebben organisaties hun documentbeheer ingericht in een documentmanagementsysteem dat alleen toegankelijk is voor eigen medewerkers. De toegang van buitenstaanders tot die systemen moet juist worden voorkomen. Met de toenemende nadruk op informatiebeveiliging wordt het voorkomen van inbreuk door buitenstaanders op de eigen informatiehuishouding alleen maar groter. En ook als informatiebeheerder sta je niet te trappelen om medewerkers van andere organisaties toegang te geven tot 'jouw' archiefsysteem.

De druk vanuit de eigen organisatie om eenvoudig documenten uit te wisselen met andere organisaties wordt echter steeds groter. Van het afdelingshoofd van Jeugdzorg kreeg ons documentmanagementsysteem een onvoldoende. Bij navraag bleek dat geheel te liggen aan het gegeven dat ons eigen systeem was afgesloten voor personen van buiten de organisatie. Er was een oplossing gevonden om met andere organisaties te werken in één omgeving, maar toen Jeugdzorg wegging als taak bij de provincie moesten documenten handmatig van het ene systeem worden overgezet naar het andere. De medewerkers stemmen met hun voeten over het informatiebeleid: het documentmanagementsysteem van de eigen organisatie wordt niet gebruikt, maar men stapt over op een toepassing waar alle samenwerkingspartners bij kunnen, bijv. Dropbox.

In het blad VIP van december 2015 (IT belemmert samenwerking in de keten, p. 50-51) wordt deze situatie goed beschreven. Het lijkt echter mogelijk een uitweg uit deze situatie te creëren. Er wordt een technische oplossing (van SeeUnity) beschreven waarbij veilig en betrouwbaar archiveren in het eigen documentmanagementsysteem èn het beschikbaarstellen van documenten voor personen buiten de eigen organisatie mogelijk is. Het integratieplatform SeeUnity zou verschillende documentmanagementsystemen met elkaar kunnen verbinden. Een document is dan op meerdere plekken zichtbaar, maar het blijft één document dat in het documentmanagementsysteem zit. Natuurlijk moeten we de nodige voorzichtigheid in acht nemen bij dit soort juichteksten. Tevens duikt Sharepoint vaak op als user interface. Goed onderzoeken dus wat de mogelijkheden en beperkingen zijn. Het perspectief van betere ondersteuning aan de organisatie, meegaan met ontwikkelingen en de kwaliteit van archivering op peil houden, maakt het onderzoeken van dergelijke toepassingen echter wel de moeite waard.