Een middag E-depot in Noord-Holland

Op 21 januari 2016 organiseerde de provincie Noord-Holland samen met het Noord-Hollands Archief een middag over digitale duurzaamheid. In de praktijk betekende dit vooral dat er onderwerpen werden behandeld die te maken hadden met het e-depot. E-depot is duidelijk het nieuwe buzz-woord in archiefland, want de opkomst voor deze middag was bepaald omvangrijk. De vertegenwoordigers van overheden waren uit alle landsdelen en geledingen aangerukt en ook de vertegenwoordigers van commerciële bureau's en bedrijven scharrelden rond.

De middag bestond uit een plenaire bijeenkomst en een aantal parallelsessies. De middag werd ook plenair afgesloten waarbij meningen en conclusies werden opgehaald. De aftrap werd routineus gedaan door de gedeputeerde van Noord-Holland die e-depot in zijn portefeuille had aangetroffen. Hierna konden de projectleiders Josine van der Voort en Mirjam Bakker de bühne op. Zij deelden in vogelvlucht de uitkomsten van hun pilot e-depot. Noord-Holland heeft de ambitie om volledig digitaal te kunnen werken. De ervaring dat een documentmanagementsysteem 7 tot 10 jaar meegaat en dat de provincie een voorbeeldfunctie wil vervullen voor andere Noordhollandse overheden, deed de organisatie uitkomen bij het e-depot. Er was een praktische no nonsense aanpak gekozen van 'learning by doing'. De pilot was gericht op drie vraagstukken: koppeling van het documentmanagementsysteem aan het e-depot (van het Noord-Hollands Archief), het testen van het overdrachtsprotocol van het Noord-Hollands Archief en het op een passende wijze beschikbaarstellen van overgebrachte digitale bestanden. Enkele bevindingen uit de pilot waren dat dossiers niet compleet waren, dat de leverancier van het eigen documentmanagementsysteem nodig zal zijn om aanpassingen te doen (bijv om exports te kunnen maken) en dat ambtenaren documenten willen zoeken via de bedrijfsapplicaties, maar burgers vooral Google-achtige manieren prettig vinden. Het rapport met de resultaten van de pilot is is via de link te bereiken.

Vervolgens waren er zes parallelsessies waarvan er twee konden worden gekozen. De sessie 'Bouw mee aan het e-depot van het Westfries Archief' was zeer interactief. Aan de hand van de Handreiking in gebruik nemen van een e-depot, waren een aantal scenario's geformuleerd rond techniek, raadpleging en dergelijke. De deelnemers aan de parallelsessie konden vervolgens met elkaar in discussie gaan. De sessie 'Metadata en het TMLO' was leuk bedacht en in de vorm van een tweespraak gegoten, waarbij de begrippen door de professional aan de volstrekte leek werden uitgelegd. Echter, de deelnemers waren geen leken, zodat deze sessie onvoldoende aansloot op waar men voor kwam. Andere parallelsessies gingen onder andere over videotulen en architectuur aansluiting e-depot.

De medewerkers van de provincie en het Noord-Hollands Archief kom je op veel themasessies over digitale duurzaamheid en e-depot tegen. Noord-Holland is op dat gebied koploper en er is in die provincie veel gedaan en ontdekt. Het is fijn dat die kennis zo wordt gedeeld met alle andere belangstellenden die minder ver zijn.