Ontsla ons alsjeblieft!

Als je nu nog aan het nadenken bent over de vraag of je een besluit tot vervanging moet nemen, of als je bezig bent met een Handboek vervanging en dat schiet maar niet op, kun je je ook afvragen of je je tijd niet beter anders kunt besteden.

Het is inmiddels maart 2016. Nog even en het is 2017, het jaar waarin het merendeel van de producten en diensten van overheden digitaal kunnen worden afgehandeld. De voortgang van het aanbod gaat de goede kant op, zoals blijkt uit het blog Digitaal 2017 op deze website.
Het aantal papieren documenten dat in aanmerking komt om te scannen en te vervangen neemt verder en verder af. Het is belangrijk om je digitale informatiehuishouding op orde te hebben. Een beperkt aantal gescande documenten is onderdeel van je geheel aan digitale informatie. Waarom zou je voor dit kleine aantal digitale documenten nog van alles apart moeten regelen? Er is geen besluit nodig om volledig digitaal te werken. Er is wel een besluit nodig om te gaan vervangen. Er is geen besluit nodig om informatie vanuit systeem A te converteren naar systeem B. Er is wel een besluit nodig om papieren stukken te vervangen door een digitaal exemplaar.

Vijftien jaar geleden was het toepassen van vervanging nog spannend. Digitaal werken en archiveren was een stuk spannender dan nu. Het vertrouwen in en de vertrouwdheid met digitale omgevingen was anders dan vandaag de dag. Om tegemoet te komen aan onzekerheid en om vertrouwen en kennis op te bouwen was er alles voor te zeggen om extra maatregelen te nemen rondom het vervangen van papieren documenten. Het had dikke Handboeken Vervanging tot gevolg en procedures met diverse controles van de scan.

Vandaag de dag is het anders. Velen van ons hebben een omgeving waarin grotendeels digitaal wordt gewerkt en gearchiveerd. Velen van ons hebben inmiddels jarenlange ervaring met het scannen van documenten. En wees eens eerlijk: hoeveel gescande documenten bleken niet volledig te zijn of onbruikbaar voor de behandelaar? Als het papier niet meer de organisatie in gaat, hoe vaak is het dan voorgekomen dat het papieren document nog is opgevraagd? Ik denk dat dit aantal gering is.
Natuurlijk moeten we zorgvuldig werken en een grote mate van zekerheid inbouwen dat onze digitaal gemaakte documenten de toets der kritiek kunnen doorstaan en tot in lengte van jaren aan de benodigde eisen voldoen. Dat geldt ook voor de digital born documenten.

Je zult bij het opstellen van een Handboek vervanging stil moeten staan bij de kwaliteit van de digitale omgeving. Als deze omgeving in orde is, kun je met een gerust hart digitaal archiveren en papieren documenten vervangen door een digitale variant. Als je hard hebt gewerkt om de digitale omgeving op orde te hebben en je hebt dit aantoonbaar op orde, dan zou je daarvoor beloond moeten worden. Je zou ontslagen moeten worden van de plicht een vervangingsbesluit te moeten nemen.