Bewaartermijnen van Europese subsidies

Twee jaar geleden schreef ik een blog onder de titel ’Waarom moet ik van Europa alles op papier bewaren?’ over de bestaande Europese verplichting om originele, papieren archiefbescheiden ook echt op papier te moeten bewaren. Veel collega’s bezwoeren dat je van Brussel bepaalde bescheiden niet mocht vervangen ook al had je een daartoe strekkend vervangingsbesluit.

Inmiddels heeft de provincie Zuid-Holland contact gehad met diverse juristen in onder andere Brussel en is duidelijk geworden dat archiefbescheiden die op grond van een nationale regeling inzake vervanging zijn gedigitaliseerd, ook vernietigd mogen worden. Tevens heeft de provincie gevraagd wat de exacte bewaartermijnen is voor de bescheiden die in het kader van de grote Europese subsidieprogramma’s als EFRO en Interreg worden ontvangen of opgemaakt. Dit betreffen dan bijvoorbeeld facturen en andere projectadministratie die voortkomt uit een verleende Europese subsidie, zoals betaalbewijzen, urenstaten en presentielijsten. Ook hierover zijn duidelijke antwoorden ontvangen.

De provincie zal de resultaten hiervan voorleggen aan de opstellers van de gemeentelijke en provinciale selectielijsten, opdat dit in de lijsten kan worden verwerkt. Over het algemeen kan gesteld worden dat de bescheiden tot 7 jaar na betaling van de laatste subsidie bewaard moeten worden als verantwoording richting de subsidieverstrekker.

Ons advies aan de opstellers van de selectielijst zal zijn een termijn van 10 jaar aan te houden en wel 10 jaar na beëindiging van het betreffende subsidieprogramma mits er geen gerechtelijke vervolging conform EU-Verordening 1083/2006 art 89 en 90 is ingesteld.

Zodra duidelijk is op welke wijze de termijnen in de selectielijsten komen zal ik in een volgende bijdrage de specifieke programma’s en de daarbij behorende bewaartermijn behandelen.