Spreken we elkaars taal wel?

Deelnemend aan diverse digitaliseringsprojecten valt het me regelmatig op: we hebben nog steeds moeite elkaar te begrijpen. Met ‘we’ bedoel ik de verschillende betrokkenen binnen zo’n project. Projectleider, afdelingsmedewerkers, procesmedewerkers, informatieprofessionals, ICT-ers.

Vraag ik bijvoorbeeld een afdelingsmedewerker welke metagegevens voor hem/haar van belang zijn om vast te leggen in het zaaksysteem, dan krijg ik een frons terug waaruit een mededeling is op te maken als ‘Waar heeft hij het over?’.
Vraag ik verschillende medewerkers naar het beeld dat zij hebben bij zaakgericht werken en wat zij verstaan onder een ‘zaak’ dan krijg ik een gelijk aantal verschillende antwoorden daarop terug. Elkaar begrijpen in een veranderende wereld naar digitaal werken is lastig. Afdelingsmedewerkers spreken nu eenmaal een andere taal dan informatieprofessionals. Dat geldt ook voor procesmedewerkers, ICT-ers en andere betrokkenen.

Met de verschuiving naar digitaal werken, waarbinnen ook zaakgericht werken, wordt het beheer van digitale informatie steeds meer overgelaten aan procesverantwoordelijk managers en medewerkers. Binnen projecten zijn projectleiders zelf verantwoordelijk voor het beheer van het digitale projectdossier en van beleidsmedewerkers wordt verwacht dat zij alle digitale informatie netjes borgen in het digitale beleidsarchief. Daar waar vroeger specifieke afdelingen, genaamd post- en archiefzaken, later DIV of DIM het informatiebeheer als specifieke taak hadden, wordt dit nu steeds meer ondergebracht bij en overgelaten aan de vakeenheden zelf. Het vreemde daarbij is dat wij, informatieprofessionals, er ook van uitgaan dat de medewerkers binnen deze vakafdelingen de bijbehorende ‘archiefterminologie’, zoals deze door DIV of DIM werd gebruikt, automatisch overnemen en begrijpen. Terminologie onder andere afkomstig uit wet- en regelgeving en verschillende vakgerelateerde normen. Maar dat is helemaal niet zo logisch als het lijkt.

Om ze daarbij te helpen schrijven we prachtige adviezen, maken checklists, hebben baselines, handreikingen, schema’s en instructies maar vaak nog steeds in onze ‘eigen’ taal. En wat mij opvalt, we schrijven dit kennelijk vooral ook voor onszelf. Een willekeurig voorbeeld betreft de Handreiking KIDO of wel de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden. Daarin staat onder meer vermeld: “De handreiking KIDO is bedoeld voor informatiebeheerders bij de decentrale overheden (record managers, informatiemanagers en archivarissen)”. Kennelijk dus niet voor procesverantwoordelijk managers en medewerkers. Ook niet voor een projectleider of beleidsmedewerker. En dat zijn toch juist de nieuwe digitale informatiebeheerders? Van hen wordt de beschreven kwaliteit toch verwacht? Een gemiste kans. De Handreiking KIDO is beschreven in vakterminologie die vooral wordt begrepen door record managers, informatiemanagers en archivarissen. En zelfs die hebben soms moeite met de interpretatie ervan. Ik pretendeer niet dat ik het zelf allemaal beter kan, ik constateer alleen dat onze manier van communiceren niet altijd even goed aansluit bij de werkomgeving waarvoor wij ons werk in hoofdzaak toch allemaal doen. En dat is voornamelijk toch de vakeenheid, de projectmedewerker, de beleidsmedewerker.

Nu gaat het natuurlijk niet specifiek om de Handreiking KIDO. Laat dat duidelijk zijn. Ik weet dat daaraan door (vooral) vakgenoten heel hard en met veel toewijding is gewerkt. Ik gebruik het alleen als voorbeeld. Ik had ook andere voorbeelden uit ons vakgebied kunnen gebruiken. Waar het mij om gaat is dat we meer aandacht gaan besteden aan de wijze waarop we binnen de verschillende domeinen communiceren over informatiebeheer. Hoe brengen we het bedrijfsdomein, informatiedomein en ICT-domein dichter bij elkaar? Hoe leren we elkaars taal beter begrijpen en hoe maken we het voor elkaar inzichtelijk? Nog meer uitleg en vertaling? Gebruik van gelijke termen? Als we willen dat handreikingen, normen en regelgeving door de nieuwe informatiebeheerders (vakeenheden, procesmedewerkers, projectmedewerkers, beleidsmedewerkers) worden begrepen en toegepast, zullen we deze beheerders mogelijk ook meer moeten betrekken bij de totstandkoming ervan.

Het is lastig de juiste weg hierin te vinden. Dat ondervind ik zelf natuurlijk ook. Ik ben benieuwd naar de ervaringen van anderen en zie reacties graag tegemoet. Wordt vervolgd!