Cursus digitaal depot

De initiatieven van Archief 2020 en het Nationaal Archief hebben ervoor gezorgd dat bij veel lagere overheden, Regionale Historische Centra en gemeentelijke archiefinstellingen aandacht is gekomen voor het e-depot of digitaal depot. Men oriënteert zich en doet pilots. Het is dan verstandig om op dit vlak wat theoretische en praktijkkennis op te doen. De cursus Digitaal Depot van de Archiefschool biedt die mogelijkheid.

De cursus omvat 5 lesdagen die worden verzorgd door Filip Boudrez van het Antwerpse Stadsarchief. Voor de cursus maart/april 2016 die ik heb gevolgd, kwamen de deelnemers van gemeenten, provincies en archiefinstellingen. Laat ik er een aantal issues uit lichten die ik eye openers vond.

Risico analyse
Zo kun je het management overtuigen: welke risico’s lopen we op het onderwerp van duurzame toegankelijkheid van onze archieven. Ook voor jezelf is het van belang om te weten waar de echte knelpunten zitten als je impact en waarschijnlijkheid tegen elkaar afzet. Vaak wordt het niet meer leesbaar zijn van bestanden (leesbaarheid) als groot risico gezien. Dat blijkt uiteindelijk wel mee te vallen: niet zoveel documenten zijn opgemaakt in ‘exotische’ bestanden. Systeemafhankelijkheid is echter weer wel een groot risico.

Technische kennis
Dit is toch wel handig om te hebben als moderne archivaris. Zo raden wij in onze organisatie eindgebruikers af om Zip-bestanden in het DMS te plaatsen. Immers compressie is gegevensverlies. Een docx.bestand blijkt echter ook gecomprimeerd te zijn. Kennis van zaken op dit vlak is ook wel logisch: als je in een digitale omgeving werkt moet je iets weten van het karakter van de bestanden waar je mee te maken hebt.

Positie van het documentmanagementsysteem
Voor DIV staat het DMS vaak centraal. Overdracht naar een e-depot moet dan plaatsvinden vanuit het DMS naar het e-depot. In dat perspectief moeten archiefbescheiden die in andere applicaties staan, eerst via een koppeling of conversie naar het DMS worden overgeheveld. Het is de vraag of dat wel verstandig is: het kost een hoop moeite en bekijk eerst de waarde van de gegevens eens. Alles wat korter dan 10 jaar bewaard moet worden zit veiliger in de oorspronkelijke applicatie. En als er dan geconverteerd moet worden, doe dat dan rechtstreeks vanuit de betreffende applicatie naar het digitaal depot. 

Open Archival Information System (OAIS)
Dit is een referentiemodel voor lange termijn bewaring van informatie; het is geen norm voor een softwarepakket. OAIS gaat uit van de gebruiker, die moet ‘zelf en autonoom’ zijn weg kunnen vinden in het digitale archief. Zo’n model geeft veel houvast om te bepalen wat je moet doen. Anderzijds hebben we nog wel wat te doen als we de toegankelijkheid van onze archieven OAIS-proof willen maken.

Verder moet het digitaal depot minder vanuit de techniek worden benaderd, maar moet er meer aandacht zijn voor de organisatie van de informatie. Geen software opnemen in het e-depot, maar wel technische metadata: welke software is gebruikt voor het maken van de informatie, welke versie, welk platform. Wat gaan we overdragen, hoe wordt dat geraadpleegd. En verder: begin simpel, ga niet teveel regelen, maar leg afspraken wel goed vast.

Zo'n cursus geeft stof tot nadenken en handvatten om te handelen.