En daar gaan we weer…

De aandacht voor een deugdelijke informatiehuishouding lijkt zowaar wat toe te nemen. Ik heb zomaar de indruk dat de aandacht wat structureler van aard wordt en niet meer beperkt blijft tot incidenten. Als informatiebeheerder moesten we het de afgelopen decennia hebben van incidenten als gevolg waarvan de aandacht voor de kwaliteit van de informatiehuishouding en archiefzorg korte tijd steeg.
Behalve in de krant en de vakbladen maakte verder niemand zich hier druk over. Voor ons, als beroepsgroep, waren het kleine geluksmomentjes. Zou nu dan eindelijk iedereen in gaan zien hoe belangrijk ons werk is? Nu zou eindelijk iedereen inzien dat goede archivering van groot belang is! Zo leidde rampspoed tot feestvreugde en gebak op de DIV-afdeling.

De afgelopen week heeft o.a. de Binnenlands Bestuur aandacht besteed aan de nalatigheid van de gemeentelijke overheden waar het gaat om de archivering van de website, sociale media, de worsteling met floppy’s en tapes en – nog steeds een zorg – het e-mailverkeer.
De berichtgeving wordt overgenomen in de AutomatiseringGids, websites als Computable.nl en Emerce.nl. De kwaliteit van de informatiehuishouding krijgt een breder publiek. Reden voor optimisme.
De duurzame toegankelijkheid van informatie levert zelfs een special op van Publiek Denken. Wie had dat ooit kunnen denken of durven dromen? Dat laatste natuurlijk wel.

In de special is ruim aandacht voor het e-depot. En daar gaat het (weer) helemaal mis:  “Digitale informatie is versnipperd over netwerkschijven, e-mailaccounts en usb-sticks. Zonder aansluiting op een e-Depot dreigen veel overheidsgegevens verloren te gaan of ontoegankelijk te worden.”
Dat eerste klopt. De nodige DIV-collega’s hebben dit inmiddels in de gaten en langzaam maar zeker wordt dit probleem opgepikt. Helaas zullen andere DIV-collega’s achterover blijven leunen. Dat komt door de tweede zin. Zij en vele anderen, bijvoorbeeld bestuurders, lezen: met de aansluiting op een e-Depot zijn uw problemen opgelost en hoeft u zich verder geen zorgen te maken.
Eerdere succesvolle oplossingen voor alle problemen op het gebied van de informatiehuishouding: het DMS en het zaaksysteem. Dat waren ook de voorzieningen waar alle informatie in kon worden ondergebracht. Is dat gelukt? Nee. Ook een aansluiting op een e-Depot is niet de oplossing voor de problemen op gebied van de informatiehuishouding en de archivering. Hoogstens voor een deel. De rest van de oplossing zit in het goed organiseren van de informatiehuishouding en de archivering. Aan het werk dus!