Archieffunctie 2025

In oktober 2015 bracht Archief 2020 het rapport uit ‘Op weg naar 2020 en verder…’ met scenario’s over de archieffunctie in de toekomst. Het doel voor het opstellen van deze scenario’s is drieledig:

  1. Het dient als instrument bij strategische conversaties. Het ontwikkelen van een gezamenlijk toekomstbeeld;
  2. Het normatief kunnen onderzoeken wat gewenste en ongewenste elementen voor de toekomst zijn;
  3. Het kunnen maken van strategische keuzes voor de toekomst gericht op ondermeer het nieuwe verhaal voor de archieffunctie.

De beschreven scenario’s zijn gebaseerd op het model van ‘three horizons’. Kort gezegd, een model over heden, transitie en toekomst. Het rapport voorziet in een prima uitleg hierover.

Ik citeer even letterlijk uit het rapport: “Horizon 1 is getiteld: ‘Passieve papieren openbaarheid’.
Horizon 1 speelt in 2015, beschrijft de ‘huidige’ situatie en is als zodanig geen toekomstscenario.
De Horizonnen 2 en 3 zijn daarentegen wel scenario’s omdat ze mogelijke toekomsten beschrijven. Horizon 2, met als titel: ‘Het hybride archief’ speelt in het jaar 2020. Horizon 3, getiteld ‘Goudmijn van de informatiesamenleving’ speelt in 2025. Een nieuw paradigma op basis van nieuwe uitgangspunten en waarden.” Horizon 3 gaat er van uit dat alle informatie digitaal is en dat informatisering diep in de samenleving is doorgedrongen.

Met name horizon 3, met onzekerheden, soms wat bedreigend voor de archieffunctie en weerstand oproepend, maar zeker niet ondenkbaar, is voor gesprek, discussie en toekomstige beeldvorming enorm interessant. Zo gaat horizon 3 uit van ‘volledige’ digitale informatie, zonder opgetrokken muren daaromheen, realtime beschikbaar, in beheer bij de producent ervan. Alles openbaar ‘tenzij’, geen selectie meer, alles blijft bewaard. Collectieve transparantie.

Over 9 jaar zijn we in 2025. Dat is toch redelijk snel. Vragen daarbij zijn; ‘Welke kant gaat het de komende jaren daadwerkelijk op? Hoe snel gaat dat? Groeit de archiefsector organisch mee richting Horizon 3 of leven we in een maakbare wereld en gaan we er actief aan bijdragen?’

Zo zou je je kunnen afvragen ‘Als we geloven in het nieuwe informatieparadigma, heeft het ontwikkelen van landelijke of regionale e-depots en landelijke selectielijsten dan nu bijvoorbeeld nog wel zin?’. Immers er zit een enorme verandering aan te komen.
Informatie is straks overal voorhanden. Maar is deze ook beschikbaar en betrouwbaar? Is het daarom niet veel belangrijker ons te richten op informatiebewustzijn. Het creëren van kennis en capaciteit om te zorgen voor betrouwbare informatie. Te zorgen voor goede, open, toegankelijke voorzieningen binnen overheidsorganisaties zelf, van waaruit alle informatie optimaal en betrouwbaar toegankelijk wordt gemaakt voor organisaties onderling en burgers en bedrijven? Moeten we nu dan niet al aan de slag met de vraag ‘Hoe knopen we voorzieningen aan elkaar en maken we deze bereikbaar via één landelijk portaal?‘. Want ook dat is het beeld geschetst bij Horizon 3. En zijn wij niet nu mede de ‘ontwerpers’ daarvan?

Zouden we nu al niet nog meer moeten focussen op aanpassing van archiefwet- en regelgeving,  rollen en functies binnen de organisatie, bijpassende training en opleidingen, gericht op het nieuwe informatieparadigma? Daarbij uitgaande van de gedachte ‘zo ziet de digitale wereld er over 9 jaar waarschijnlijk uit’. Anders lopen we straks, met deze archiefsector, zonder bijdrage, achter het nieuwe paradigma aan. Een paradigma gecreëerd door de crowd.

Ik citeer nog even opnieuw uit het rapport; “De betrouwbaarheid van informatie wordt in 2025 gegarandeerd door automatische processen, zoals blockchain en versiebeheer, maar ook door wat de crowd betrouwbaar vindt. Alleen als de archieffunctie aantoonbaar onafhankelijkheid kan laten zien, kan hij bijdragen aan de garantie van betrouwbaarheid van informatie. Dat betekent dat een koppeling van archiefexperts met de crowd tot vergroting van het vertrouwen in de samenleving kan leiden.” Met name deze laatste zin ‘de koppeling van archiefexperts met de crowd’ intrigeert me. Want wie zijn dan deze ‘archiefexperts’ (zie ook mijn voorgaande blog), hoe gaan we dat voor elkaar krijgen en hoe ziet deze koppeling eruit? Wat een mooie uitdaging! Ik hoor een vervolg op het rapport aankomen. Dat worden 9 interessante jaren.

Kortom, hiermee even een aanloopje nemend, het rapport ‘Op weg naar 2020 en verder…’ nodigt uit tot verdere gesprekken en vervolgactiviteiten. Tijd om het gedachtegoed in de praktijk ook vorm te gaan geven. Laten we maar eens starten met het onderzoeken van gewenste en ongewenste elementen voor de toekomst. Het maken van strategische keuzes. Gelijk aan de doelstellingen van het rapport.
Van mij mag het nog wel iets meer in de publiciteit. Daarom pleit ik ervoor het rapport na acht maanden nog eens opnieuw onder de aandacht te brengen. Want de gespreksdeelnemers uit september 2015, schrijvers en vormgevers doen we zeker tekort wanneer dit rapport op de zgn. digitale plank laten liggen.

Het rapport is middels deze link te vinden op Archief2020.nl. Na het (opnieuw) lezen zie ik reacties graag tegemoet.