Bewaren we meer informatie in de vakantie?

Even terug naar het papieren tijdperk. Ambtenaren hadden gemiddeld toch wel een kast vol papier op hun kamer staan, zo niet meer. Stapels dossiers erin, ordners, losse stukken, hier en daar nog wat persoonlijke spullen. Dat is het beeld van destijds. Tegenwoordig is er hooguit een meter ruimte per persoon beschikbaar. Soms zelfs minder. Alleen een locker of iets dergelijks. Maar dat geeft niet want het algemene beeld van tegenwoordig is toch de ambtenaar met een iPad, andere tablet of laptop.
Kortom, tijden veranderen.

Vakanties waren destijds uitstekende momenten om de boel eens uit te zoeken en op te ruimen.
Als de collega’s in de zomervakantie afwezig waren, was het rustiger, was er ruimte om stukken nog eens snel door te nemen en te beoordelen op hun waarde. Vervolgens belande een groot deel in de papierbak. Of, als het document toch nog relevant leek, werd het aangeboden bij het archief. Ladingen vol gingen de container in. Papierverwerkers hadden in deze periode van het jaar vast extra inkomsten.

De archiefmedewerker was in deze periode aan de ene kant blij. Hij ontving vele stukken waarvan hij wist dat deze ergens nog in de organisatie aanwezig waren. De kast van de ambtenaar ging leeg, de kast van archiefmedewerker was weer vol. Archieven werden gecompleteerd. De informatie daaruit was daarmee ook beschikbaar voor anderen. Toch maakte dezelfde archiefmedewerker zich ook zorgen. Want wist die enthousiast opruimende ambtenaar nou echt wat hij wel of niet mocht weggooien? Ging er niet veel belangrijke informatie verloren? Helaas, in de praktijk zal dat vast wel het geval zijn geweest.

Inmiddels leven we al wat jaren in het digitale tijdperk. We bewaren informatie op heel veel verschillende plekken. In diverse applicaties, op schijven en op heel veel verschillende apparaten. Verhoudingsgewijs verzamelen we veel meer informatie dan wat we destijds in die één kast op de kamer konden opbergen. Toch heb ik nog nooit een ambtenaar tijdens de vakantieperiode horen zeggen “Het is wat rustiger, ik ga vandaag maar eens lekker mijn digitale documenten opruimen”. Zolang er geen ruimtegebrek is, zal dat niet zo snel gebeuren. En ruimte is er tegenwoordig volop.

We bewaren dus vast veel meer digitale documenten in onze vakantie dan papieren documenten voorheen. We ruimen minder op. Mogelijk gaat er daarmee ook minder snel relevante informatie verloren. De vraag is alleen of deze informatie ook voor iedereen beschikbaar is. Met alle ontwikkelingen mee zijn we immers steeds meer zelf de eigenaar en beheerder geworden van onze informatie. We gaan er niet altijd meer mee naar het archief. We beheren immers onze eigen e-mail, onze bestanden, onze apparaten. Naast bedrijfsapplicaties hebben we, gelijk als vroeger in het papieren tijdperk, gewoon ook nog onze eigen ‘digitale kast’. Op de iPad, laptop, persoonlijke schijf, stick, in de cloud, overal.
Het wordt tijd dat we ook deze ‘digitale kasten’ eens onder de loep gaan nemen. Onze e-mails, documenten en andere bestanden die daarop staan. Een leuk klusje voor in de vakantieperiode? Voor als het wat rustiger is? Alle zakelijke informatie naar het digitale archief. Het centrale digitale archief wel te verstaan. Waar niet de archiefmedewerker (want die is er vaak al niet meer) maar de ambtenaar zelf voor verantwoordelijk is. De vakapplicatie, het DMS of zaaksysteem, het maakt niet uit, het gaat om het digitale archief wat we tegenwoordig samen met de collega’s opbouwen en beheren. Dan is het beschikbaar en toegankelijk voor iedereen. Want als we tegenwoordig minder snel relevante informatie weggooien, wat op zich fijn is, laten we het dan delen met elkaar.

Wat levert het op? Blije collega’s, betere bedrijfsvoering, vermindering van risico’s rond informatiebeheer, betere verantwoording, etc.
En voor jezelf? In ieder geval na de vakantie weer heerlijk opgeruimd aan de slag.

Iedereen een hele fijne vakantie gewenst!