Digitaliseren is ‘appeltje, eitje’ (of toch niet?)

Digitaliseren is toch ‘appeltje, eitje’? Althans, zo wordt er regelmatig gedacht door medewerkers die hun papieren dossiers graag omgezet zien in digitale versies daarvan. Even een dossiertje onder de scanner en we kunnen met de digitale documenten verder werken. In de praktijk blijkt echter dat er meer bij komt kijken dan in eerste aanzet gedacht.

Het begint al bij de verwachtingen rond het gebruik van de digitale documenten en dossiers. Is het de bedoeling te stoppen met de papieren archivering, dan is er al snel sprake van ‘vervanging’. Daaraan zijn in Nederland Archiefwettelijke aspecten verbonden. Of worden de digitale documenten en dossiers alleen maar als extra digitale werkkopie gebruikt?
Besluit men digitale werkkopieën te gebruiken, kan dan worden volstaan met een beeldscan (plaatje) of dient te tekst doorzoekbaar te zijn? In het laatste geval dient een andere manier van scannen te worden toegepast en is het van belang een daarvoor geschikt bestandsformaat te gebruiken.
Ook zal vooraf moeten worden bepaald of alle te scannen documenten uit een dossier als één bestand worden gescand, als verschillende sets van documenten bij elkaar (zoals dit vaak ook achter een tabblad in een dossier zit) of zelfs geheel los van elkaar. Daarbij spelen aspecten mee als de te ontstane bestandsgrootte (omvang), gebruikersgemak, autorisaties en privacywetgeving plus de vernietigingstermijn van verschillende documenten.
De gedigitaliseerde documenten en dossiers zullen ook ergens moeten worden beheerd. Het is van belang ook daarover afspraken en verwachtingen in gebruik te managen. Gaat er gebruik gemaakt worden van een vakapplicatie, een DMS of zaaksysteem of bijvoorbeeld van de netwerkschijf?

Naast verwachtingen rond het gebruik dient ook rekening te worden gehouden met wettelijke vereisten rond digitalisering. Naast Archiefwettelijke vereisten kan men te maken krijgen met auteursrechtelijke bescherming (denk aan syllabi, handleidingen, brochures) en bijvoorbeeld privacywetgeving. Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Dat geldt ook voor digitale werkkopieën. Wanneer papieren documenten met persoonsgegevens worden gedigitaliseerd, vallen de digitale werkkopieën ook onder de Wbp.

Vervolgens zal nagedacht moeten worden over de toegankelijkheid en beschikbaarheid van de digitale documenten en dossiers. In dit kader kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld metadata of tags. Ook kan een goede ordeningsstructuur bijdragen aan de toegankelijkheid en vindbaarheid van digitale documenten en dossiers. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een specifieke applicatie en de digitale documenten op een netwerkschijf worden geplaatst, zal hiervoor een ordeningsstructuur (boomstructuur van hoofdmappen en submappen) moeten worden bedacht. Het is verstandig dit vooraf al te doen, zodat een weloverwogen, voor iedereen handige, overzichtelijke en bij het werkproces passende structuur wordt gecreëerd. Het voorkomt dat medewerkers zelf allerlei structuren binnen de netwerkschijf gaan creëren. Binnen deze structuur kunnen verschillende autorisaties worden gehanteerd en kunnen verschillende ordeningsmethoden worden toegepast (alfabetisch, numeriek, chronologisch, soortgewijs, etc.). In dit kader zal aansluiting moeten worden gezocht bij het dagelijkse werkproces.

Bij het digitaliseren van documenten en dossiers worden verschillende bestandsformaten gebruikt. Veel toegepaste formaten daarbij zijn JPEG, TIFF en PDF. Deze verschillende formaten kennen ook verschillende eigenschappen die mede bepalend zijn voor de manier waarop met de gedigitaliseerde documenten kan worden gewerkt. Het vooraf bepalen welk bestandstype past bij het doel van de digitalisering, het gewenste gebruik en de wijze van opslag voorkomt een later tegenvallend resultaat.

De gebruiksmogelijkheden van gedigitaliseerde documenten worden mede bepaald door de technische eisen die aan de scans worden gesteld. De gewenste resolutie (scherpteniveau) en het gebruiksgemak zullen, afhankelijk van de gewenste toepassing, in evenwicht moeten zijn. Zo worden documenten in A4-formaat en foto’s veelal gescand in 300 ppi. Bij gebruik van OCR levert 600 ppi een nog betere kwaliteit. Kleur, grijstinten of zwart/wit bepalen mede de omvang van een bestand. Wanneer grote tekeningen bijvoorbeeld worden gescand in kleur, 300 of zelfs 600 ppi, ontstaan er enorme bestanden die veel opslag vragen en veel tijd bij het openen ervan. Niet alle applicaties zijn in staat enorme bestanden op te slaan. Tekeningen worden dan ook vaak gescand op 200 ppi zo mogelijk in grijstinten of zwart/wit.

Bij het maken van digitale werkkopieën dient vooraf goed nagedacht te worden over de vereiste kwaliteit van de scans. Daarbij dient tevens rekening te worden gehouden met de opslagmogelijkheden en wijze van openen van bestanden.

En dan speelt natuurlijk nog de vraag ‘Zelf scannen of uitbesteden?’. Bij het zelf scannen heeft men de kwaliteit van het scanwerk in eigen hand. Ook wordt het werk uitgevoerd door eigen medewerkers. Dit kan van belang zijn in het kader van privacy en veiligheid. De uitvoering van het scanwerk drukt echter qua tijd op de uitvoering van het dagelijkse werk. Bij uitbesteding kost het de eigen organisatie minder tijd. De focus blijft gericht op het primaire werkproces terwijl gebruik wordt gemaakt van de kennis en kunde van ervaren externe scanmedewerkers (snelheid en kwaliteit) en gespecialiseerde scanapparatuur. Ook kunnen duidelijke afspraken worden gemaakt over de oplevertijd hetgeen bij zelfscannen veelal niet kan worden gegarandeerd.

Kortom, digitaliseren (b)lijkt ‘appeltje eitje’ maar doe wel eerst even wat huiswerk alvorens je er aan begint.