Wie bewaart personeelsdossiers 40 jaar?

In de selectielijsten van vrijwel alle overheden in ons land is bepaald dat stukken uit de personeelsdossiers die informatie bevatten of kunnen geven over het werken of in aanraking komen met stoffen die tot een risico voor de volksgezondheid worden gerekend tot 40 jaar na het einde van het dienstverband bewaard moeten blijven. De aanleiding voor deze afwijkende termijn (de overige bescheiden kunnen immers 10 jaar na vertrek worden vernietigd) lag in een aantal rechtszaken in de jaren '80 en '90, waarbij ambtenaren zoveel jaar na hun vertrek bij de overheid ziek bleken te zijn als gevolg van bijvoorbeeld het werken met asbest of in omgevingen waarmee ze ermee in aanraking konden komen.

Aangezien bepaalde ziekten zich pas na langere tijd openbaren is toen op basis van onder meer de bepalingen in het Arbeidsomstandighedenbesluit besloten een termijn van 40 jaar aan te houden. Dat gaat dan om de blootstelling aan asbest, maar ook lood, loodwit, zandsteen, benzeen, biologische agentia etcetera.

Veel overheden hebben expliciet geregeld hoe er met personeelsdossiers dient te worden omgegaan en hebben hierin de termijn van 40 jaar ook opgenomen. Zie bijvoorbeeld deze Regeling personeelsdossier gemeente Westland. Iedereen die je hierover spreekt is het eens met de toepassing van deze termijn, maar tegelijkertijd ontstaan er ook vaak vragen over de mate waarin dit nu voorkomt en hoe je kan weten of een ambtenaar met dergelijke gevaarlijke stoffen heeft gewerkt of ze ergens heeft ingeademd. Voor brandweerpersoneel is het vaak wel duidelijk, maar lopen de inspecteurs van milieuinrichtingen ook een risico?

Mijn vraag is dan ook hoe overheden hiermee omgaan? Ik ga de vraag maar eens uitzetten; de provincies heb ik al benaderd, maar ook gemeenten, politie en rijk wil ik hierover benaderen.
Mocht een van u hier in de praktijk al een oplossing voor hebben gevonden of idee├źn over hebben houd ik me aanbevolen. Over een paar maanden hoop ik de resultaten te kunnen delen.