Branden van verlangen

Ik brand van verlangen naar meer informatie over het IOW-concept. IOW staat voor Informatie Ondersteund Werken. Het is een concept van Ruud Böhmer (ICTU) en Friso van der Meulen (TNO), denk ik. Zij hebben zich laten inspireren door het boek ‘Het Nieuwe Organiseren’ van Herman Kuipers en Pierre van Amelsvoort. Böhmer en Van der Meulen kondigen in iBestuur Magazine van januari 2017 aan dat er binnenkort meer informatie volgt.

Echt, ik ben ontzettend benieuwd waar ze mee komen! Omdat ze boeiende dingen hebben ontdekt. Zo constateren ze dat het verbazingwekkend is dat organisaties hun hoop op informatiegebied nog steeds vestigen op nieuwe technologie en tools. En dat medewerkers nog steeds klagen dat informatie lastig te vinden is en er veel tijd verloren gaat met het zoeken naar informatie. Volgens Böhmer en Van der Meulen moeten we ons dus afvragen hoe effectief en efficiënt de ondersteuning door ICT is. Technologische oplossingen hebben nauwelijks tot verbetering geleid. Er is veelal sprake van meer van hetzelfde: een portal vervangt de desktop, een cloudoplossing de netwerkschijf en cases dossiers. Het is hoog tijd voor een andere benadering van de ondersteuning van professionals.

Van het ICTU vind ik dit soort gedachten verrassend. Op z’n minst. Ik zie ICTU juist als een club die de afgelopen jaren veel bezig is geweest met techniek en het vinden van technisch gerelateerde oplossingen voor organisatorische problemen op gebied van de informatievoorziening. De eerste zin op de website van het ICTU is nog steeds “Wij werken vanuit de overtuiging dat ICT de overheid vooruit helpt bij maatschappelijke vraagstukken” (29-01-2017). Dan is er toch veel geloof in de techniek? Zal het IOW een oplossing zijn vanuit de techniek of vanuit de medewerker?
We weten allemaal dat het tweede het geval zou moeten zijn. Maar doen we, ook vanuit DIV, niet het eerste, net als het ICTU (misschien tot binnenkort)? Ga maar na: er is volgens mij nog nooit een medewerker in een overheidsorganisatie geweest die heeft gevraagd om een documentmanagementsysteem om zijn werk goed te kunnen doen. Toch zadelen we medewerkers op met een DMS. Omdat dit goed is voor allerlei doeleinden. We verzinnen er van alles bij waardoor het ook goed is voor de medewerker en waarom het zijn werk handiger kan maken en kan ondersteunen. Maar, wees eerlijk, daar is het nooit om begonnen. Het is altijd begonnen met het oog op of vanuit andere doeleinden. Ga maar na. In den beginne was het DMS een toepassing die op DIV werd gebruikt voor de registratie van de in- en uitgaande post en interne documenten. Later kwam er een dossiermodule bij: documenten werden in dossiers opgenomen en de DIV-afdeling kon zo de (fysieke) dossiers en documenten goed terugvinden.
Op een gegeven moment werd het DMS uitgerold binnen de organisatie. We waren er, als DIV, zo enthousiast over dat iedereen er gebruik van zou moeten kunnen maken. We dachten vanuit onze mooie, technische oplossing. Op een enkel geval na is het succes van het DMS beperkt: het wordt niet gebruikt of met tegenzin en is in diverse organisaties opgevolgd door een zaaksysteem met DMS of een DMS met zaaksysteem. En ook het succes daarvan is beperkt. Als dit niet zo is hoor ik het echt heel graag.
Hoe dan ook, ik kijk uit naar het hoe en wat van het IOW-concept.