Een publiekstoegankelijke provinciale archiefselectielijst

Eind 2013 werd een nieuwe provinciale archiefselectielijst vastgesteld. Deze lijst was fundamenteel anders van opzet dan de vorige selectielijst (2006). Een recent product van de doorontwikkeling van de nieuwe selectielijst is de zogeheten publiekstoegankelijke versie.

De eerdere provinciale selectielijsten waren zoals veel van die lijsten: een opsomming van categorieën van archiefbescheiden die ontstaan bij de uitvoering van taken door de provincies en waaraan een bewaartermijn was toegekend. Een vernieuwing van de selectielijst uit 2006 ten opzichte van de lijst uit 2000 was dat er een opsomming van categorieën van archiefbescheiden was opgenomen die permanent bewaard moesten worden. Maar toch: de lijsten waren hopeloos ouderwets, de categorieën waren moeilijk te duiden en een hoop dossiers leken nergens bij te passen.

In 2009 ging het roer om. Het project alsmede de archiefselectielijst die dit moest opleveren en de database waarin de provinciale (bedrijfs)processen en de bewaartermijnen zouden worden vastgelegd werden Provisa (Provinciale Selectielijsten Archieven) genoemd. De lijst is fundamenteel anders van opzet dan de vorige selectielijsten: het uitgangspunt zijn de werkprocessen van de provincies, gebaseerd op wettelijke taken. Dit brengt de selectielijst ook meer bij de (digitale) werkelijkheid van de provinciale informatiehuishouding. De werkprocessen zijn gegroepeerd in thema's (bestuur, milieu, ruimtelijke ordening, ed.) en ondergebracht bij een actor (bijv. gedeputeerde staten). Dat alles niet meer in een traditionele lijst, maar in een database.

Provisa wordt voor raadpleging gebruikt door medewerkers DIV van de provincies en van aan de provincies gerelateerde organisaties, zoals de omgevingsdiensten. Daarnaast zijn er belanghebbenden zoals het Nationaal Archief en de regionale historische centra. Maar er zijn ook belangstellenden zoals burgers en bedrijven die willen weten welke (bedrijfs)processen de provincies hebben en hoe lang de archiefbescheiden uit die processen worden bewaard. Daarom was het nodig Provisa publiekstoegankelijk te maken. Het bleek niet mogelijk om iedere belanghebbende en belangstellende rechtstreeks toegang te geven tot de database vanwege te hoge beheerlast voor de functioneel beheerder. Via een apart functioneel ontwerp werd een eenvoudige publieke en beveiligde toegang tot Provisa mogelijk waardoor nu iedereen de database kan raadplegen. Zie hiervoor Provisa.gbo-provincies.nl.

De link brengt je naar Provisa zoals de 'professionele' gebruiker deze ook ziet. Voordeel is dat er veel mogelijkheden zijn voor de gebruiker, zoals zoekopdrachten, sorteeropties en een exporttool. Nadeel is dat de argeloze belangstellende een vrij ingewikkeld scherm krijgt voorgeschoteld met veel ondoorgrondelijke termen. Dat je moet klikken op de proces- of selectieomschrijving om detailinformatie te krijgen, zoals de bewaartermijnen, is niet evident. Opzoeken hoe lang de provincie bijvoorbeeld een WOB-verzoek bewaard is dan toch nog een uitdaging. Dan maar naar de gebruikershandleiding van 27 (!) pagina's. Die handleiding is echter de onverkorte versie voor de kerngebruikers, gelet op de aanwezigheid van hoofdstukken over wachtwoorden, verwijderen en aanpassen van gegevens en het aanmelden van nieuwe gebruikers. Zo is Provisa publiekstoegankelijk, maar nog niet bijster publieksvriendelijk.