De risico’s van vervanging

Vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden op grond van de Archiefregeling vindt al meer dan 10 jaar plaats en heeft na de wijziging van de regels per 1 januari 2013 (link ) een grote vlucht genomen. De Handreiking Vervanging verscheen in 2014 (en een versie 2.0 eind 2016) en maakte het overheden nog makkelijker om analoog materiaal om te zetten in digitale reproducties. De mogelijkheid van vervanging is dus enerzijds een groot goed om digitaal te werken maar de vraag is wel of de kwaliteit van het vervangingsproces wel overal de toets der kritiek kan doorstaan. Onderzoek in 2016 door specialist Hans van Dormolen naar de scankwaliteit van bestanden wees uit dat deze ten enenmale onvoldoende is! In zijn artikel in OD Scannen-voor-vervanging. Een brug te ver merkt Van Dormolen op dat overheden geen technische kennis hebben voor het objectief meten van de beeldkwaliteit en teveel hun aandacht richten op het primair proces. Ernstiger is dat de door hem beoordeelde scanners, multifunctionals en doorvoerscanners naar zijn oordeel ongeschikt zijn voor het scannen voor vervanging en eigenlijk slechts geschikt zijn voor het maken van gebruikskopieën. Hij pleit er dan ook voor dat overheden bij vervangingstrajecten veel meer investeren in personeel, scanners en verandering van werkwijze. Roland Bisscheroux besteedt in zijn artikel, ‘Vervanging van archiefstukken. Zijn we ‘in control’?, in het Archievenblad (2017), nr. 7 ook aandacht aan deze tekortkomingen.

En hoe erg is het dat de beeldkwaliteit niet voldoet? In de praktijk kraait er bijna geen haan naar ..  Voor gebruikers die sinds jaar en dag slechts de reproducties van de gescande papieren stukken zien geldt vooral dat iets leesbaar en volledig is. Soms is kleur van belang, maar of het identiek is aan het papieren origineel zal hem weinig interesseren. Daarbij kan hij ook zelf papieren stukken met de multifunctional op de gang scannen en in zijn zaak plaatsen, zonder dat daar de vereiste scankwaliteit aan is gekoppeld. In de praktijk wordt hier ook zelden tegen opgetreden. Wel is mijn ervaring dat de kwaliteit van de scans die het resultaat zijn van backlogscannen en veelal door gespecialiseerde bedrijven worden gemaakt wel voldoet aan de eisen van beeldkwaliteit.

Toch is de scankwaliteit in het reguliere vervangingsproces een reële zorg, waar de techniek en leveranciers maar beperkt oplossingen voor bieden. Dus pleit ik er voor om de beste kwaliteit na te streven al zal dat in de praktijk niet eenvoudig haalbaar zijn vanwege de noodzakelijke investeringen en het vele extra werk. Het is dan ook eenvoudiger om ernaar te streven om vervanging te vermijden, dus goed na te denken of je wel moet vervangen en je dus beter kunt streven naar het uitbannen van papieren post. En als je dan toch een bestaand archiefbestand wilt vervangen besteedt dat dan uit aan specialisten!