Impressie E-depot event 8 februari 2018

Op 8 februari organiseerde het bedrijf Content Strategy een bijeenkomst in Utrecht over het e-depot. Content Strategy is betrokken bij een aantal trajecten rond het aansluiten op het e-depot. Het bedrijf heeft zodoende de nodige kennis vergaard en tools ontwikkeld. Daarbij waren diverse (overheids)organisaties bereid om kennis en ervaringen te delen. Er waren deze middag ruim 80 nieuwsgierige vertegenwoordigers van organisaties aanwezig. De meesten hadden het e-depot ‘in de planning’ zitten of waren ‘in voorbereiding’.

De middag startte met een plenaire bijeenkomst. Vervolgens konden er per persoon twee workshops worden gekozen en uiteindelijk kwamen we weer bijelkaar om uitkomsten uit de workshops op te halen.

De inleiding werd bevlogen gedaan door Stefan Kerkmeester van Content Strategy. Hij zette een aantal onderwerpen rond het e-depot uiteen.  (1) Het vullen van een e-depot lijkt op afstand niet meer dan het oppakken van een set data en die in een e-depotvoorziening zetten. Zo simpel is het natuurlijk niet. Zo heeft de gemeente Amsterdam 1400 applicaties draaien. Bovendien is ‘het document’ niet meer de enige vorm van een archiefbescheiden. (2) De organisatie moet kiezen hoe het e-depot ingezet gaat worden: uitplaatsen, overbrengen, toegankelijkheid, ed. (3) Het e-depot heeft impact op de organisatie. Oude expertises blijven, maar voor het duurzaam vasthouden van digitale informatie heeft de organisatie ook andere expertises nodig. (4) Er moet een roadmap worden uitgezet om tot aansluiten op een e-depot te komen.

Vervolgens waren de deelnemers in de gelegenheid een workshop (‘breakout’) te bezoeken. Dat was een moeilijke keus omdat ze allemaal wel een interessant aspect rond het e-depot bevatten.  De keuze bestond uit:

  • Architectuur
  • Projectplan en impactanalyse
  • Export
  • Mapping
  • Preservering en beheer
  • Zoeken en vinden

De workshops waren de stappen uit de roadmap, die moeten worden gezet om tot een succesvolle aansluiting op een e-depot te komen. Hieronder een impressie van enkele workshops.

In de workshop Projectplan en impactanalyse kwamen deze onvoldoende uit de verf. Vijf ministeries waren overgegaan tot uitplaatsing van hun digitale archief. Een projectplan en een impactanalyse hadden goed geholpen. Hoe die er uitzagen bleef onderbelicht. De impactanalyse is echter wel een heel praktische stap waarmee je kunt bepalen waar je tegenaan gaat lopen bij overzetten vanuit de oorspronkelijke applicatie naar het e-depot: versleutelingen, soorten documenten, welke metadata, ed.

Uit de workshop Export bleek dat exports overal een probleem opleveren. De export zelf is niet moeilijk, maar het voortraject is belangrijk. Hier is de impactanalyse essentieel. Ook een tip: begin klein en afgebakend.

In de workshop Preservering en beheer gaf het Stadsarchief Amsterdam aan dat preservering van belang is door de snelle technische ontwikkelingen. Digitale bestanden moeten actief beheerd worden, anders zijn ze niet meer te raadplegen. In het geval van vervroegd overbrengen door de zorgdrager naar het e-depot is de toegang tot het archief via de website van de archiefbeheerder. Ook belangrijk: bij uitplaatsen is de WOB nog van toepassing. De toegang tot het archief is geregeld via een zoek-en-vind schil om de applicatie op de eigen desktop.

In de workshop Zoeken en vinden werd uitgelegd hoe medewerkers van de ministeries van OCW en EZK na uitplaatsing van het archief toegang kregen tot het e-depot waar hun (te bewaren) dossiers in waren geplaatst. De lessen waren dat het metadatamodel van het  DMS moet worden geactualiseerd. Een vraag die opkwam was: wat laat je achter in je eigen DMS na overplaatsing. Kun je werken met verwijzingen ?

Al met al een interessante middag. Een aantal handvatten om het project e-depot door te ontwikkelen, wat onze organisatie betreft. Later in 2018 zal Content Strategy nog zo’n bijeenkomst organiseren.