Zaaksystemen, een beeld

Samen met ruim 300 andere belangstellenden begaf ik mij op 15 maart richting Congrescentrum 1931 te ’s-Hertogenbosch, ook wel bekend als de Brabanthallen. Daar werd door een bekend advies- en consultancybureau, gespecialiseerd in digitalisering en informatiemanagement, voor de vierde keer een event georganiseerd rond verschillende zaaksystemen die in Nederland worden gebruikt. 

De insteek van het event was bezoekers in één dag de mogelijkheid te bieden een groot aantal zaaksystemen werkend te bekijken en hierover in gesprek te gaan met de verschillende leveranciers. 

Naast zaaksystemen waren er ook enkele leveranciers van documentcreatietools en koppelspecialisten op het event aanwezig. In verschillende zaaltjes werden door deze leveranciers demonstraties gegeven over het zaaksysteem waarbij ook de laatste ontwikkelingen extra onder de aandacht werden gebracht. Daarnaast konden bezoekers zelf het systeem ervaren en zich persoonlijk laten informeren bij de zogenaamde knoppentafels. Een succesformule waarin iedereen zich wel thuis voelt.

Een rondje langs verschillende leveranciers levert een redelijk volledig beeld op over wat er momenteel op de markt is. Aardig daarbij is het onderscheid te ervaren tussen wat een bepaald zaaksysteem allemaal kan en niet kan, hoe uitgebreid het is, hoe het er qua vormgeving uit ziet en zelf te bepalen wat de (eind)gebruiker ervan mogelijk daardoor dagelijks ervaart. Zo was er een eenvoudig, qua opzet nog verder door te ontwikkelen ‘zaaksysteem’ te bekijken maar zijn er ook uitgebreide suites en platforms beschikbaar waarmee de vakspecialist, volgens de leveranciers ervan, volledige regie kan hebben over al zijn werkprocessen. Nou ja, al zijn werkprocessen? Met wat doorpraten wordt de conclusie getrokken dat, met een beetje creativiteit, ook beleidsprocessen, projecten en niet zaakgerichte processen opgenomen kunnen in het zaaksysteem. Maar of dit voor de vakspecialist de beste oplossing is, daarover durft men niet echt een uitspraak te doen en zijn de meningen dan ook verschillend. Ook bestuurlijke besluitvorming blijft een onderwerp van aandacht. Nog niet alle systemen kunnen daar goed mee overweg. Een aantal leveranciers geeft nog aan daar momenteel onderzoek naar te doen of refereren aan standaard koppelvlakken. De praktijk blijft soms wat onduidelijk.

Zaaksystemen worden tegenwoordig voorzien van allerlei extra’s zoals app’s,  chatbots, verschillende slimme portalen, en spelen natuurlijk bijna allemaal in op het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook zien we steeds meer integrale oplossingen op basis van bijvoorbeeld Microsoft Office 365. Dit alles om het de burger en ook eindgebruiker steeds gemakkelijker en herkenbaarder te maken en blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving. 

Termen als integrale samenhang, gebruikersgemak, herkenbaarheid, totaaloverzicht, moeiteloos, sneller en persoonlijker klinken tijdens de presentaties en bij de knoppentafels regelmatig door. ‘Look and feel’ en technische mogelijkheden zijn natuurlijk enorm bepalend hoe het systeem binnen een organisatie wordt ervaren en het succes van (verdere) implementatie. Ook daarin is er nog wel wat verschil. De hoeveelheid aan informatie die vanuit bepaalde zaaksystemen op het scherm wordt getoond en de vorm waarin dit gebeurt, kan door sommige gebruikers ervan worden omarmd maar net zo goed ook als overmatig en afstotend worden ervaren. Het is dan ook van belang een goede balans te vinden tussen wat functioneel en technisch allemaal mogelijk is en wat de gebruiker als een prettige, passende en volledige oplossing voor het werk ervaart.

Gezien het aantal bezoekers van het event staat zaakgericht werken en het gebruik en de doorontwikkeling van zaaksystemen in ieder geval nog steeds behoorlijk in de belangstelling. Daarnaast was het een mooie dag om medevakgenoten te ontmoeten en kennis en ervaringen, mede op dit gebied, weer eens uit te wisselen. En dat alles onder het genot van koffie, gebak, een prima lunch en natuurlijk Brabantse worstenbroodjes. Een waardevolle dag met veel (nieuwe) inzichten.  Uniek om verschillende leveranciers van zaaksystemen zo bij elkaar te hebben. Handig en zeker een bezoekje waard!