Kun je nog wel aansluiten op de landelijke infrastructuur van het e-depot?

In de afgelopen jaren zijn diverse overheden aangesloten op een bestaande e-depotvoorziening of hebben er zelf een ontwikkeld in samenwerking met andere partners en/of het bedrijfsleven. Een van de mogelijkheden voor decentrale overheden als gemeenten en provincies in ons land is om gebruik maken van de landelijke digitale infrastructuur van het Nationaal Archief, bestemd voor het opnemen, beheren en beschikbaar stellen van digitale objecten voor departementen en RHC’s.

De RHC’s in elke provincie – met uitzondering van Zuid-Holland - hebben binnen de landelijke voorziening een eigen tenant, een ‘eigen’ bewaarplaats, in eigen beheer. De RHC’s zijn daarnaast ook contractpartij en nemen de verantwoordelijkheid voor het beheer en de beschikbaarstelling van de informatie, die in het e-Depot is opgenomen op zich. Een dergelijke mogelijkheid om aan te sluiten via de RHC’s bestond er voor gemeenten en waterschappen in Zuid-Holland aanvankelijk niet tot begin 2016 ook hen de  aansluiting op de e-depotvoorziening via het Noord-Hollands Archief (NHA) werd aangeboden.

Zo besloot de gemeente Leiden in juni 2016 om samen met Erfgoed Leiden en omstreken (ELO) een pilot e-depot met het NHA te starten en zo ervaring op te doen met digitale overbrenging. Doel van ELO was om het e-depot op termijn ook aan te bieden aan de bij hen aangesloten gemeenten. De pilot bestond uit het opnemen van een bestand van gedigitaliseerde bouwdossiers van de gemeente Leiden.

Begin 2018 werd mij duidelijk dat deze constructie om decentrale overheden via de RHC’s aan te laten sluiten op de landelijke e-depotvoorziening niet door het ministerie van OCW wordt geaccepteerd.  Het via een dienstverleningsovereenkomst ‘doorleveren’ van de aansluiting zou niet mogen, naar ik vermoed omdat het om oneerlijke concurrentie gaat. Officieel heb ik er nog niets over gelezen, omdat het ministerie nog een definitief standpunt moet bepalen. 

Helaas betekende dit voor de gemeente Leiden dat zij de samenwerking met het NHA moest stopzetten en sinds vorige maand een tender heeft uitstaan om aan de hand van een marktconsultatie inzicht te krijgen in de mogelijkheden en beperkingen van beschikbare e-depotvoorzieningen. Op weer een andere tendersite zag ik dat inmiddels ook de gemeente Schiedam een Europese openbare procedure is gestart voor de aanschaf en het onderhoud van een e-depot.