Vakbekwame keuzes

De rol van de documentaire informatievoorziening (DIV) is om ervoor te zorgen dat de informatie die voortkomt uit allerhande professionele werkzaamheden op de juiste manier beheerd wordt. Niet meer, niet minder. Zoals een afdeling financiën er is om te zorgen dat niet meer geld wordt uitgegeven dan er beschikbaar is. Zoals een afdeling HRM er is om te adviseren over de inzet van personeel met de juiste bekwaamheden. En zoals een afdeling ICT er is om te adviseren over passende hard- en software en te zorgen dat dit technisch werkt.

Professionele vrijheid

Wat mij betreft mag iedereen zijn werk doen zoals hij dat wil. Met de middelen waarvan hij vindt dat ze het meest geschikt zijn. Dat mag een individuele keuze zijn of een keuze in team- of afdelingsverband. Wie ben ik om voor te schrijven hoe een vakbekwame collega zijn werk moet doen en welke middelen daarvoor gebruikt moeten worden? Maak ik het mezelf hiermee gemakkelijk of juist niet? 

Wat ik in elk geval niet doe is mezelf er vanaf maken met het opstellen van een handboek, procedures en het opleggen van het gebruik van systemen waar ik zelf niet aan gebonden ben. Vanuit mijn DIV-werk behandel ik immers zelf nauwelijks documenten of zaken. De zaken die ik behandel staan veelal gewoon in een map op de schijf.

Waarde van informatie

Wat ik wel wil, is dat de vakbekwame collega's binnen de organisatie zich bewust zijn van de rol en waarde van de informatie die zij gebruiken en genereren. Dat ze stilstaan bij het gegeven dat deze informatie de zorg krijgt die nodig is. Tijdens en na afloop van het gebruik.

Ik ben het helemaal eens met een aanbeveling van Guido Enthoven in iBestuur:

“Overheden moeten zich realiseren dat transparantie geen louter technische opgave is, maar ook aanpassingen vergt in termen van proces, houding en gedrag. Ambtenaren moeten worden getraind in informatiegedrag en in metadatering. Ze moeten begrijpen dat de wijze waarop zij informatie opslaan en metadateren beslissend is voor de mate waarin deze stukken ook toegankelijk zijn voor collega’s of voor externe gebruikers als onderzoekers, bedrijven of burgers.

Dat is geen gemakkelijke klus. En ja, altijd zullen er collega's zijn die hier niet bij stilstaan of bij stil wensen te staan. Zoals er ook collega's zijn die budgetten overschrijden, eigen hard- of software gebruiken en niet de moeite doen om hun vakkennis op peil te houden. Dat kan ik niet voorkomen. Er zal altijd informatie zijn die niet beheerd wordt zoals het zou moeten. Er zal altijd informatie zijn die het archief nooit zal bereiken.

Informatiebeheer belangrijker dan ooit

Maar laten we ophouden met doen alsof dit niet zo is, met onszelf voor de gek houden door ons te  beperken tot het opleggen van het gebruik van (centrale) systemen, verplichte manieren van werken, door kwaliteitshandboeken op te stellen en daaruit voortvloeiende controles uit te voeren. Vakbekwaam informatiegedrag en juiste metadatering van informatie zijn in het informatietijdperk  belangrijker dan ooit. Laten we dat regelen!