Laat het aan de vakman over!?

Op het terrein van het informatiebeheer wordt het werk meer en meer overgelaten aan de vakman of vakambtenaar. Zij weten immers het beste wat ze doen en kunnen (dus) prima hun informatie toevoegen in het juiste zaakdossier. Ik twijfel.

Lezen van allerlei bladen en boeken levert mij regelmatig prachtige ideeën op. Ook bevestiging van wat ik vind, maar dan vaak veel mooier verwoord.
Zo las ik in een interview met auteur en organisatiefilosoof Ben Kuiken dat hij zo zijn bedenkingen heeft bij het ‘aan de vakman overlaten’.  Een citaat: ‘Ik geloof niet in de simpele redenering: laat het allemaal maar aan de vakman over. Want ook die vakman moet verantwoordelijkheid nemen voor zijn of haar vak en voor de organisatie waarin zij dit uitvoeren. Ik sprak eens met een oud-generaal die interim-manager was geworden in ziekenhuizen. Volgens hem zijn ziekenhuizen eigenlijk geen volwassen organisaties, omdat de artsen die er werken vaak geen verantwoordelijkheid nemen voor de organisatie van het ziekenhuis en de kosten van de zorg. Dat hoort er natuurlijk ook bij.’ (in: redactioneel, Managementboek magazine, juni/juli 2018)

De vakman hoort, aldus Kuiken, verantwoordelijkheid te nemen voor het grotere geheel. Dat geldt ook voor het informatiebeheer. Het is niet vanzelfsprekend dat de vakambtenaar de juiste informatie op de juiste manier en op de juiste manier toevoegt aan het juiste zaakdossier. De vakambtenaar zal  moeten weten en begrijpen wat er van hem of haar verwacht wordt en de vaardigheden moeten hebben om dit te doen. Daarvoor bieden wij de nodige gebruikersondersteuning en richten we systemen zo in dat het de vakambtenaar zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt.

Met de verantwoordelijkheid voor zijn of haar vak zit het volgens mij bij de meeste informatiebeheerders wel goed. Verantwoordelijkheid nemen voor de organisatie en het grotere geheel  is niet vanzelfsprekend. Het maakt de vakambtenaar die dat in zijn of haar vingers heeft wel tot een topper.