Aansluiting op e-depot Rijk geblokkeerd

Sinds ik in april 2018 de blog ‘Kun je nog wel aansluiten op de landelijke infrastructuur van het e-depot?’ schreef, is de mogelijkheid voor een regionaal historisch centrum (RHC) om e-depotdiensten van het landelijk netwerk door te leveren aan derden onderzocht. Op 15 juni 2018 heeft de minister van OCW de directeuren van de RHC’s laten weten dat de doorlevering van de e-depotvoorziening niet is toegestaan.

Zie voor het standpunt van de minister het bijgevoegde citaat uit haar brief.

‘Ik zie dan ook voldoende aanleiding dat deelnemers in de gemeenschappelijke regelingen de mogelijkheid krijgen om gebruik te maken van de dienst uitplaatsen, geleverd door het Nationaal Archief. Dit geldt echter niet voor de dienst doorleveren, aangezien hiermee de grenzen van mijn eigen verantwoordelijkheid te ver worden opgerekt en er een onduidelijke vermenging van rollen ontstaat. Hiermee stuiten we in mijn ogen echter tegelijkertijd op de grenzen van wat tot op heden werd aangeduid met het begrip opschaling, in het bijzonder met betrekking tot het e-depot van het Nationaal Archief.’

Consequenties van dit besluit

Vanuit mijn functie als provinciearchivaris aan het Nationaal Archief (NA) heb ik vervolgens gevraagd of een aansluiting van de provincie Zuid-Holland op het landelijk e-depot nog wel mogelijk is. Als provincie hebben wij met het NA een dienstverleningsovereenkomst afgesloten waarin de e-depotvoorzieningen niet waren opgenomen. Aangezien het NA geen RHC is en de provincie dus niet kan deelnemen in een dergelijke gemeenschappelijke regeling was mijn vraag of de provincie gebruik kan maken van de e-depotdienst van het NA of zich moet oriënteren op andere aanbieders.

Het NA antwoordde dat met het aanwijzen door gedeputeerde staten van het NA als archiefbewaarplaats is voorzien in een bewaarplaats voor zowel papieren als digitale archiefbescheiden. De provincie kan dus gebruikmaken van een tenant in het e-depot van het NA en daarbij is geen sprake van ‘doorlevering van e-depotdiensten’. Ook kunnen er desgewenst afspraken tussen provincie en NA komen over het beheer van mogelijk uit te plaatsen archief, waarbij nog geen sprake is van formele overbrenging.

Een goed bericht voor de provincie, maar niet voor de Zuid-Hollandse gemeenten en waterschappen! Dat bleek toen een Zuid-Hollandse gemeente, die in navolging van de archiefdienst Erfgoed Leiden en omstreken, bij het Noord-Hollands Archief (NHA) in Haarlem e-depotdiensten van het e-depot van het Rijk wilde afnemen. Die gemeente kreeg nul op het rekest. Het NHA antwoordde dat het de e-depotdiensten niet mag aanbieden aan andere archiefdiensten, onder verwijzing naar de hiervoor aangehaalde brief van de minister.

Maar zou deze gemeente dan niet kunnen aansluiten bij het NHA? In de Nieuwsbrief van het NHA is immers te lezen dat het RHC het e-depot van het Rijk aanbiedt voor digitale overbrengingen voor alle partners, te weten partners met een dienstverleningsovereenkomst en partners in de gemeenschappelijke regeling van het NHA.

Is het voor de decentrale overheden die niet zijn aangesloten bij een RHC hiermee onmogelijk geworden aan te sluiten op het e-depot van het Rijk? Het leidt er in ieder geval toe dat deze overheden aansluiting (zijn) gaan zoeken bij andere aanbieders van e-depotfaciliteiten, met als gevolg dat Nederlandse overheidsinstellingen op verschillende wijzen hun e-depotvoorziening regelen.

Is dat wenselijk? Heeft de minister duidelijk voor ogen wat de gevolgen hiervan zijn en wat is hierin de visie van de algemeen rijksarchivaris? En hoe past daarin de opmerking uit de brief van de minister van 11 juni aan de Kamer waarin hij schrijft over de positie van de RHC’s?

Twee citaten uit die brief:

‘Bovendien kunnen RHC's vanuit een actieve positie in een netwerk samen met andere instellingen de toegang tot ons cultuurgoed verbreden.’

En …

‘Naast een herkenbare positie zie ik het beschikken over een e-depot waarop decentrale overheden en erfgoedorganisaties kunnen aansluiten als een belangrijke factor van slagen.’

Benieuwd hoe dit verder gaat. Ik zal nieuwe ontwikkelingen blijven delen.