Een archiefcode, gebruiken we die nog?

Tegenwoordig kunnen we het ons haast niet meer voorstellen. Toch zijn er vele generaties secretarissen, archivarissen, juristen en commissies mee bezig geweest. Archiefcodes in verschillende soorten en maten.

Registratuur

Laten we even teruggaan in de tijd, om precies te zijn: 128 jaar. In 1890 begon de heer J.A. Zaalberg met het herordenen van het archief van de gemeente Zaandam. Buitenlandse vakliteratuur en persoonlijke contacten brachten hem ertoe een verandering in gang te zetten voor wat betreft de inrichting van administraties bij gemeenten. Zaalberg bedacht een ander stelsel onder de naam ‘registratuur’, afgeleid van het Duitse Registratur. Zaalberg was van mening dat de gemeentelijke stukken, volgens het principe van zaaksgewijze ordening, in dossiers dienden te worden opgeborgen.

Zaalberg was daarmee een pionier. Archieven waren tot die tijd immers altijd volgens het seriestelsel of rubriekenstelsel geordend. Met registratuur ontstond langzaamaan het dossierstelsel.

Zaalberg was enthousiast geworden over het werk van de Belgen Otlet en Lafontaine, die gebruikmaakten van een decimaal systeem, later bekend als de Universele Decimale Classificatie ofwel UDC.

Het resulteerde in Zaalbergs decimale index (het gele boekje) dat door enkele tientallen gemeenten werd gebruikt. In 1922 nam het Registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) het werk van Zaalberg over onder leiding van de heer P. Noorderbos. Met de komst van de code-VNG in 1923 veranderde er veel in de administraties bij gemeenten. Dossiers werden toegankelijk gemaakt via een decimaal stelsel. Tussen 1931 en 1945 sloten ook organisaties als provincies en departementen zich aan bij het gebruik van de code. Afstemming en verdere detaillering van de code was daar wel voor nodig. In 1953 werd daarvoor, door de minister van Binnenlandse Zaken, de Algemene Classificatiecommissie voor de Overheidsadministratie (ACCO) in het leven geroepen. Uiteindelijk veranderde in 1979 de naam code-VNG in de Basis Archiefcode of wel BAC. Een code met hoofdgetallen, algemene en bijzondere hulpgetallen en met gebruik van symbolen.

Digitalisering

Vele papieren documenten en dossiers zijn in de jaren ontsloten met gebruik van de Basis Archiefcode. Digitalisering heeft daar verandering in gebracht. Hoewel we zelfs nu nog gebruik maken van digitale dossiermapjes en ordeningsstructuren heeft het pionierswerk van Zaalberg de afgelopen jaren plaatsgemaakt voor full text-zoeken, gebruik van metadata, tags en andere mogelijkheden om digitale informatie te ontsluiten. Het maakt een andere manier van beheer mogelijk. Het ‘digitale archiefstelsel’ heeft zijn intrede gedaan.

En het gaat nog verder. Enkele weken geleden schreef ik over de ontwikkelingen rond Common Ground. Het gebruik van informatie binnen de overheid gaat daarmee opnieuw enorm veranderen. Ook dit zal gevolgen hebben voor het beheer van informatie.

Oude archieven

De jongste generatie informatiebeheerders heeft nooit gehoord van een UDC of BAC. Een code om informatie te ontsluiten? Waar heb je die voor nodig? In 2018 doen we dat heel anders. Jazeker, helemaal waar. Wil je echter de kilometers oude papieren archieven van destijds nog toegankelijk houden voor het nageslacht, dan zul je ook aan die oude codes aandacht moeten blijven schenken.

Tegelijk moeten we, zoals Zaalberg dat heel lang geleden ook deed, durven veranderen en het oude echt durven loslaten. Archiefcodes zoals de BAC zijn niet meer van deze tijd. Laten we ze alleen nog gebruiken om oude stukken en dossiers terug te kunnen vinden. Zo nodig vind je de BAC hier.