Failliet van het informatiebeheer

Niet lang geleden nam ik deel aan een workshop over innovatie voor (startende) ondernemers. Een van de eerste vragen van de workshopleider was: wat is belangrijker, je product of je markt? Al snel was iedereen het erover eens dat de markt belangrijker is. Want je kunt nog zo’n mooi product hebben, als niemand het koopt, wat heb je dan? Verspilde tijd en middelen! Als ondernemer kun je dan wel inpakken.

Het zette mij aan het denken. Gaat dit ook op voor het informatiebeheer? Ik sta achter mijn werk en ik vind een goed vormgegeven informatiehuishouding, inclusief archiefbeheer, een waardevolle dienst. Ik kan de hele riedel opnoemen waarom we archief vormen en wat de voordelen ervan kunnen zijn. Dat is mooi, maar daarmee trek ik niet iedereen over de streep. De vraag is of de beoogde dienst, zoals ik deze zie, tegemoetkomt aan de wensen en eisen vanuit de markt. Die markt, dat zijn de huidige en toekomstige gebruikers van de duurzaam toegankelijke digitale informatie. Is een goed vormgegeven informatiehuishouding voor hen van dezelfde waarde als voor mij?

Lastige vragen

Afgaande op wat ik links en rechts hoor en zie, zou het best kunnen zijn dat er binnen veel overheidsorganisaties een behoorlijk gat zit tussen onze diensten en de vraag vanuit de organisatie, onze markt. Zouden wij, als ondernemer, een lang leven hebben?
Een ondernemer kan alleen bestaan als hij inspeelt op een behoefte in de markt. Hij zal iets aan moeten bieden waar vraag naar is, waar zijn klanten behoefte aan hebben en wat voor hen een probleem oplost. Welk probleem lost een goede informatiehuishouding, volgens onze inzichten, op voor onze klanten? Voor de collega’s binnen de organisatie? Voor de burgers en bedrijven? Voor het management?

Bestaansrecht

Je kunt zeggen dat je zorgt dat de organisatie voldoet aan de Archiefwet 1995. Wow!
Het kan ook zijn dat je enige bestaansrecht is dat jij zelf én de organisatie waarin je werkt dénken dat dit zo is. Totdat de organisatie erachter komt dat veel informatie helemaal niet in beheer is. Wees eerlijk, zo is het toch? Daarbij komt dat je je klanten vraagt te werken met een systeem waar niemand om heeft gevraagd, niemand echt mee wil werken en dat slechts marginaal bijdraagt aan het gewenste doel. Wat dan? Hoelang zal er dan nog een plaats op de overheidsbegroting staan voor jou?
Best verfrissend om eens over na te denken!