Tijd voor PIVOT II?

Een nieuwe Archiefwet. Terugbrenging van de overbrengingstermijn van archieven. Blijvend te bewaren overheidsarchieven sneller openbaar. Wanneer hebben we dat eerder gehoord?

PIVOT

Het is al weer enige tijd geleden. De oprichting van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Met de komst van een nieuwe Archiefwet, eind jaren tachtig begin jaren negentig van de vorige eeuw, werd de termijn voor overbrenging van archieven, naar de toen zo geheten Rijksarchiefdienst, teruggebracht van vijftig naar twintig jaar. Permanent te bewaren archieven zouden dertig jaar eerder in de openbaarheid komen.

Diverse onderzoeken wezen uit dat het om honderden kilometers papieren archieven ging die geselecteerd moesten worden. Uit deze selectie zouden de permanent te bewaren archieven naar voren moeten komen die vervolgens keurig verpakt in zuurvrije omslagen, archiefdozen en voorzien van een bij het archief behorende toegang, overgebracht moesten worden naar, zoals dit nu heet, het Nationaal Archief of een Regionaal Historisch Centrum. PIVOT bedacht daarvoor een nieuwe selectiemethodiek op basis van handelingen. Dit voorkwam dat elke archiefdeel of elke dossiermap apart hoefde te worden doorgelicht en beoordeeld. Institutioneel onderzoek werd uitgevoerd, vele uren werk werden besteed aan de totstandkoming van deze nieuwe methodiek en het nieuwe selectie-instrumentarium.

Inhaalslag

De inhaalslag op deze enorme papierberg is nog steeds niet afgerond. Inmiddels kunnen we daar een mogelijk nog grotere ‘digitale berg’ aan toevoegen. Er is dus voorlopig nog wel wat te selecteren. Binnenkort wordt de overbrengingstermijn van permanent te bewaren archieven opnieuw teruggebracht en wel van twintig jaar naar tien jaar. Het doel is gelijk aan dat wat eind jaren tachtig werd beoogd. Blijvend te bewaren archiefinformatie moet de openbare archieven eerder bereiken. Maar lukt dat ook in de praktijk?

Al eerder is er onderzoek gedaan naar de mogelijke effecten van de nieuwe verkorting van de overbrengingstermijn. Wederom is er extra capaciteit nodig om de achterstanden weg te werken. Ook moeten archiefinstellingen de toenemende vraag naar archiefmateriaal kunnen opvangen. Het wegwerken van de kilometers papieren archieven werd, onder de paraplu van PIVOT, destijds als eerste opgepakt door de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten in samenwerking met het Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA). Beide organisaties zijn opgegaan in Doc-Direkt. Deze organisatie levert inmiddels veel meer producten en diensten zoals terug te vinden in de recent uitgebrachte Doc-Direkt PDC 2019. Ook werken medewerkers er nog steeds aan het beheer en wegwerken van de achterstanden als gevolg van de destijds gewijzigde Archiefwet.

Nieuwe aanpak

Zonder alle hard werkende onderzoekers en archiefmedewerkers tekort te willen doen en met waardering voor organisaties als destijds de CAS, PWAA en nu Doc-Direkt, denk ik dat we de komende jaren opnieuw gaan ervaren dat, wanneer er niet weer een omslag in de aanpak wordt bedacht, ook deze wetswijziging ontoereikend zal zijn om alle daarvoor in aanmerking komende (digitale) informatie tijdig in de openbaarheid te brengen.

Dezelfde vraag als 30 jaar geleden stelt zich weer: hoe gaan we dit organiseren? Tijd voor PIVOT II? Maar dan vooral gericht op digitale archieven. Hoe zorgen we ervoor dat alleen die informatie die voor permanente bewaring in aanmerking komt uit de digitale berg wordt geselecteerd? Of gaan we vanaf nu gewoon alles bewaren? Heel veel digitale archiefbescheiden bevinden zich in verschillende systemen en/of op netwerkschijven. Er is heel veel dubbel materiaal. Ook worden er nog steeds papieren en/of hybride dossiers gevormd door overheidsorganisaties die de digitale vervanging nog niet hebben geregeld. Nog tien jaar eerder overbrengen en openbaar maken is dus misschien nog niet zo eenvoudig.

Met de komst van de nieuwe Archiefwet gaan we, voor wat betreft deze wetswijziging,  opnieuw een interessante tijd tegemoet. Wel met een beetje déjà vu gevoel. Het gaat niet alleen om snellere overbrenging en openbaarmaking maar vooral ook om een verdere cultuuromslag. Een cultuuromslag die bij de vorige archiefwetswijziging al in gang is gezet en zelf ook nog wel enige versnelling behoeft.