Informatiebeleidsplan

De afgelopen jaren heb ik met plezier de opeenvolgende voorbeelden gelezen van informatiebeleidsplannen van adviesbureau Native Consulting. Niet omdat in die plannen aandacht is voor digitale duurzaamheid en de regeltjes en richtlijnen die hiervoor beschikbaar zijn. Dat plezier zat voor mij in de aandacht voor bewustwording en digitale vaardigheden, nodig voor een goed informatiebeheer. Daarbij het aangeven van de bijbehorende verantwoordelijkheden  en dat maatwerk nodig is. Ik vind dat we het daar meer over moeten hebben. Ook de ontwikkeling van zaakgericht werken is er in terug te lezen.

DMS
In het plan voor 2019-2023 (gratis op te vragen via www.nativeconsulting.nl) zette de passage over digitale duurzaamheid en archivering me aan het denken. En specifiek de traditionele insteek. In het plan voor 2017-2020 las ik eerder dat informatie in een veelheid aan locaties en applicaties wordt opgeslagen, waaronder het documentmanagementsysteem (dms). Uitgangspunt in dat plan was dat documenten centraal opgeslagen worden in een records management application (RMA). In de huidige versie staat dat het dms primair gebruikt wordt voor de registratie van archiefbescheiden. Is dit nu een stap terug of een stap vooruit, nu het denken over de rol en plaats van het zaaksysteem verandert?

Meer vraagtekens
Ook bij enkele andere ge- en verboden in het plan heb ik vraagtekens. In het plan worden ze consequenties genoemd. Het gaat om deze:
- de persoonlijke mappenstructuur wordt afgeschaft
- voor prive émail wordt een privé mailadres gebruikt
- privébestanden worden middels persoonlijke clouddiensten (bijv. Dropbox) opgeslagen.

Ik weet dat er de nodige voorstanders zijn van deze consequenties. Daar hoor ik niet bij. Althans, niet zonder meer. Sinds jaar en dag zijn persoonlijke mappen gebruikelijk, persoonlijke e-mailtjes worden verstuurd via de werkmail en privébestanden hebben een plaatsje op de computer of schijven van het werk. We kunnen daar van alles over vinden. Denk er hierbij wel aan dat er in vroeger tijden veel minder alternatieven waren. Op je werk kreeg je internet en e-mail en kon je je Sinterklaasgedicht intypen en mooi uitprinten. Thuis had je dat allemaal (nog) niet. Dus dat dit er allemaal is, is logisch!
Vandaag de dag is het anders. Privébestanden hoeven echt niet opgeslagen worden op de persoonlijke schijf. Iedereen heeft inmiddels meerdere e-mailadressen. Een enkeling maakt vrijwel geen gebruik meer van e-mail; diensten als Whatsapp en Messenger hebben deze functie overgenomen. Ze worden gebruikt via de smartphone. Werk en privé zijn veel beter uit elkaar te houden. Dat is fijn, maar een volledige scheiding komt niet vanzelf.

Kennis en kunde
Een randvoorwaarde is kennis en kunde van alle medewerkers. In de achtereenvolgende beleidsplannen wordt daar, terecht, de nodige aandacht aan besteed. Een greep uit de aanbevelingen en in mijn ogen randvoorwaarden om goed vorm te kunnen geven aan de digitale werkomgeving:
- medewerkers worden verder ontwikkeld: taakvolwassen, creatief en proactief, digitaal vaardig
- medewerkers krijgen een uitgebreide cursus ‘verbetering digivaardigheid’
- daarnaast is er de noodzaak om medewerkers beter te scholen om digitaal weerbaarder en meer digitaal volwassen te worden en deel te nemen aan de digitale transformatie.