Richtlijn voor het archiveren van overheidswebsites

In januari publiceerde het Nationaal Archief de Richtlijn archiveren overheidswebsites. Wat heb je er als organisatie aan? En geeft deze richtlijn antwoord op alle relevante vragen?

Eerder concept

Deze richtlijn was in 2018 in conceptvorm beschikbaar voor een openbare review. Ruim 30 organisatie hebben gereageerd op het reviewverzoek en dat heeft zo'n 600 commentaren opgeleverd. Het onderwerp leeft dus. Omdat de opzet van de definitieve richtlijn verschilt van de conceptversie is het lastig om te ontdekken wat er met de commentaren is gedaan.

Archiveren websites is niet vanzelfsprekend

Dat het niet vanzelfsprekend is dat overheidsorganen hun websites archiveren, kwam in meerdere onderzoeken naar voren. De richtlijn komt voort uit de roep om hulp in een rapport uit 2016 van de Erfgoedinspectie over websitearchivering bij de rijksoverheid. Er was behoefte aan kennis en handvatten om tot webarchivering te kunnen komen. Deze richtlijn moet die handreiking zijn.

Inhoud van de richtlijn

De richtlijn heeft een prima inleiding over websites en het waarom van het archiveren ervan. De richtlijn bevat ook een stappenplan voor de implementatie. Verder is de richtlijn een vrij technisch verhaal. Dat is wellicht geen groot probleem omdat een overheidsorganisatie zelden ervoor zal kiezen om de archivering zelf te doen. Je komt toch al snel uit bij een bedrijf als Archiefweb.eu. Wel moet je ervoor zorgen dat zij de richtlijn uitvoeren. In de richtlijn wordt immers gesteld dat het een norm is. Het toepassen ervan is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Als de norm niet wordt toegepast, moet op een andere manier worden voldaan aan de verplichting van de Archiefwet.

Sommige in de richtlijn verwoorde eisen begrijp ik niet. Waarom moet je per se de website dagelijks archiveren. Er zijn genoeg websites waarop weinig gebeurt en die je prima wekelijks, maandelijks of éénmalig kunt archiveren. Daarbij de vraag: wat ga je later overbrengen? Tien jaar website van 365 dagen per jaar?

Welke websites archiveren

Het is mijn ervaring dat het een hele klus is om erachter te komen voor welke websites je als organisatie verantwoordelijk bent. Om een voorbeeld te noemen. Organisaties starten steeds vaker projecten. De financiering van een website wordt gedaan uit projectgelden. Het maken van een website is eenvoudig en deze is vaak de spil van het project (samenwerken, communicatie, enz.). Hoe organiseer je het als archivaris om het ontstaan van die websites bij te houden. Daarnaast is het nodig om criteria op te stellen om te beoordelen of een website nu wel of niet moet worden gearchiveerd. Een aantal criteria zijn overigens makkelijk te formuleren. Denk aan:

  • Heeft de eigen organisatie het initiatief genomen om de website in de lucht te krijgen.
  • De website wordt door ons gehost.
  • De website is feitelijk het verlengstuk van één van onze werkprocessen.
  • Het contactadres op de website verwijst naar de eigen organisatie.
  • De website is duidelijk een communicatiemiddel.

De Richtlijn archiveren overheidswebsites is een handig middel, maar niet uitputtend. Als organisatie heb je nog een hoop vragen te beantwoorden waar de richtlijn geen antwoord op geeft.