Stok achter de deur

Nieuwe wetgeving zorgt voor nieuwe dynamiek. Zo brengt het voornemen om de Archiefwet aan te passen het nodige teweeg, allereerst betreffende het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Ook de AVG gaf een schok. Het fijne van dit soort schokken is dat het ons vakgebied onder de aandacht brengt van personen die normaal gesproken weinig interesse hebben in informatiebeleid. Ineens wordt het bestuurders duidelijk dat er vraagstukken op tafel liggen die acuut om een oplossing vragen.

Casus Quick and dirty

Een aardig voorbeeld is de volgende casus. Rond het jaar 2008 werd begonnen met het digitaliseren van werkprocessen bij gemeenten. Dit betekende vooral het scannen van op papier ingekomen aanvragen voor bijvoorbeeld een uitkering om vervolgens met behulp van een speciale procesapplicatie het werkproces af te handelen. Documenten die tijdens dit werkproces werden gevormd, kwamen uiteindelijk in het documentmanagementsysteem (DMS) terecht om daar te worden bewaard tot het moment dat er vernietigd moest worden.

Het vernietigen van archief was natuurlijk altijd al een plicht, maar is prominenter op de agenda gekomen door het van kracht worden van de AVG, die stelt dat informatie vernietigd moet worden als deze niet meer nodig is. Bij overtreding van deze regel mag een boete worden opgelegd die niet misselijk is.

Bij het vernietigen van informatie verdwijnt het gehele bestand dat voor vernietiging in aanmerking komt, dus de documenten met de daarbij behorende digitale registraties. In het papieren tijdperk was dit geen probleem. Hele series werden op vernietigingsjaar geplaatst en op het juiste moment afgevoerd en vernietigd. De digitale registratie in het documentregistratiesysteem werd eveneens vernietigd en alles verliep geheel conform de wet- en regelgeving.

Je zou verwachten dat in het digitale tijdperk dit niet heel anders is. Een dossier wordt op de juiste tijd ter vernietiging aangeboden en bij het vernietigen verdwijnt het dossier inclusief alle daaraan gekoppelde documenten en registraties.

Tijdens het digitaliseren van werkprocessen vanaf ongeveer 2008 zijn er echter keuzes gemaakt die achteraf bezien te betreuren vallen. Er werden processystemen aangeschaft en er werden koppelingen gemaakt tussen de processystemen en de documentmanagementsystemen voor de opslag van documenten. Vaak (bijna altijd) werd er gekozen voor een pragmatische oplossing met in het achterhoofd het idee dat er wel een oplossing komt hoe bijvoorbeeld informatie uit het processysteem te vernietigen. Maar dit werd evenwel nooit als een echt probleem gezien vanuit de gedachte dat we over zoveel jaar zoveel verder zijn en dat dan alles mogelijk is...

Inmiddels zijn we tien jaar verder en moeten er bestanden in het DMS worden vernietigd. En graag in combinatie met de registraties in het processysteem. Net zoals vroeger moet het hele dossier worden vernietigd inclusief de digitale registraties. Maar dankzij het pragmatisme van tien jaar eerder is dit geen eenvoudige opgave. Het blijkt dat er geen een-op-eenrelatie bestaat tussen de informatie die is vastgelegd in de procesapplicatie en de documenten die zijn opgeslagen in het DMS. Zodra informatie uit het processysteem verwijderd wordt, is het niet meer mogelijk om de documenten in het DMS te benaderen en andersom, als documenten uit het DMS worden verwijderd, blijven de registraties in het processysteem staan en is het niet mogelijk deze actie simultaan uit te voeren.

Het DMS raakt op deze manier vervuild met weesdocumenten en de procesapplicaties blijven zitten met spookregistraties. De enige manier om ervan af te komen is handmatig de registraties en/of de documenten te verwijderen. Dit is evenwel een mission impossible vanwege het grote aantal documenten dat vernietigd moet worden. Het gaat al snel over enkele honderdduizenden documenten.

Boetes helpen

Het aardige van dit soort problemen is dat het verantwoordelijke bestuur ineens wakker schrikt en dan met name vanwege de gevolgen. Een slechte pers halen is één ding, maar als de Autoriteit Persoonsgegevens boetes gaat uitdelen, is dat meer dan vervelend. Met een speciaal project wordt nu gepoogd om de ontstane knelpunten uit de vorenstaande casus tot een goed einde te brengen en de schokgolf die ontstaan is door de AVG met succes het hoofd te bieden.