Actieplan Digitale archieven op orde

In 2018 kwam VNG Realisatie met het actieplan ‘Digitale archieven op orde’. Het doel daarvan is de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij gemeenten en hun archiefinstellingen te bevorderen. Uit dit actieplan is begin 2019 het gelijknamige product ‘Digitale archieven op orde’ ontstaan. Wat houden het actieplan en het product in?

Actieplan
Het actieplan ‘Digitale archieven op orde’ is een vervolg op het project ‘Archiefinnovatie Decentrale Overheden’ (AIDO), dat verschillende handvatten voor duurzame digitale archivering heeft ontwikkeld (o.a. TMLO, KIDO, standaarden voor e-depotvoorzieningen). Het actieplan werkt langs drie sporen:

  • een verkenning van (het draagvlak voor) gezamenlijke oplossingen voor e-depotvoorzieningen;
  • verbetering van het informatiebeheer door het bevorderen van het gebruik van de AIDO-standaarden en -kaders;
  • het stimuleren van archivering by design.

Fasen
De eerste fase van het actieplan bestond uit een inventarisatie van de belemmeringen en succesfactoren bij het implementeren van duurzame digitale toegankelijkheid. Hiervoor is een vragenlijst uitgezet bij gemeenten. Op basis hiervan volgt de implementatie.

Product
Begin 2019 is het product ‘Digitale archieven op orde’ ontstaan, bestaande uit verschillende ‘archiefarrangementen’. Het doel van dit product is de informatievoorziening te verbeteren en dossiers en openbare informatie beter toegankelijk te maken. Hiermee wil VNG Realisatie ook samenwerkingen binnen en tussen verschillende gemeenten faciliteren.

Voor ‘Digitale archieven op orde’ zijn verschillende ‘archiefarrangementen’ ontwikkeld: implementatiescenario’s die inspelen op de ontwikkelingen die digitaal werken met zich meebrengt en de eisen vanuit nieuwe wetgeving waaraan digitale archieven moeten voldoen. De arrangementen bestaan uit praktische handreikingen, een toolkit, een kennisbank en praktijkvoorbeelden die gemeenten kunnen gebruiken om hun eigen informatiehuishouding aan te passen.

Om gemeenten te helpen het juiste archiefarrangement te kiezen, wordt er eerst een nulmeting van de informatiehuishouding en het informatiebeheer van de gemeente uitgevoerd om te kijken wat de stand van zaken is en waar de gemeente heen wil.

Product in ontwikkeling
Omdat de archiefarrangementen gedeeltelijk uit best practices bestaan, worden ze nog aangevuld en is het product dus nog in ontwikkeling. Zo geeft VNG Realisatie aan dat momenteel bij veel gemeenten het aanbesteden van e-depots en het invoeren van kaders en richtlijnen speelt. Pas in het derde kwartaal van 2019 zal VNG Realisatie hiervan de best practices publiceren.

Bronnen:

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/start-actieplan-digitale-archieven-op-orde
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/project-digitale-archieven-op-orde-van-start
https://www.vngrealisatie.nl/producten/digitale-archieven-op-orde