Bewaren van medische dossiers

De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) wijzigt. Het belangrijkste aspect is de verlenging van de bewaartermijn van medische dossiers van 15 naar 20 jaar. Die termijn gaat in na het einde van de behandeling of het overlijden van de patiënt. De nieuwe termijn wijkt nog steeds erg af van die van 115 jaar voor de medische dossiers bij academische ziekenhuizen. Moet deze laatste termijn niet worden teruggedraaid?

De Volkskrant opende op 15 april 2019 met de kop ‘Veel ziekenhuiszorg heeft geen enkel nut’. Het was de blikvanger van een artikel waaruit naar voren komt dat van de helft van de behandelingen die artsen uitvoeren in ziekenhuizen niet bewezen is dat de patiënt er baat bij heeft. Diezelfde ochtend schreef ik deze bijdrage over het bewaren van medische dossiers.

Is er een koppeling tussen beide aspecten van de zorg te leggen? Ik denk het wel.

Onderzoeker Sjoerd Repping, over wiens bevindingen de Volkskrant schreef, heeft vast gebruikgemaakt van de gegevens die in medische dossiers zijn vastgelegd en daarin minimaal 15 jaar worden bewaard op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Bewaartermijnen

Het waren juist de wijziging van de WGBO en de ophef over de achtergebleven medische dossiers in het failliete Slotervaartziekenhuis die me aanzetten tot een kort onderzoek naar de bewaartermijn van medische gegevens. Eind februari 2019 is het voorstel voor de nieuwe WGBO naar de Tweede Kamer gestuurd (te volgen via deze link) met als belangrijkste wijziging dat de bewaartermijn van 15 jaar wordt verlengd tot 20 jaar. Ook gaat de bewaartermijn pas in als het dossier is gesloten en niet vanaf het moment van de eerste vastlegging van gegevens. De wet gaat ook het inzagerecht beter regelen en de wijze waarop de behandelaar of patiënt/cliënt de vernietiging van gegevens kan uitstellen of juist eerder kan laten plaatsvinden. Belangrijk om te weten is dat als gevolg van de wijziging ook alle jeugddossiers, inclusief die van de kinderbescherming, de jeugdreclassering en de Advies- en Meldpunten Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, voortaan 20 jaar te bewaren zijn.

De wijziging van de termijnen in de WGBO heeft ook zijn weerslag op de selectielijsten van overheidsorganen als bijvoorbeeld gemeenten. Deze moeten worden geactualiseerd, bijvoorbeeld voor de medische dossiers bij de GGD. Hierbij is het wel belangrijk te weten dat de WGBO onder medische gegevens alle handelingen op het gebied van de geneeskunst en de daaruit volgende verpleging en verzorging rekent. Ouderenzorg of het toekennen van een Wmo-voorziening vallen daar niet onder.

115 jaar

Ook de zes academische ziekenhuizen in ons land vallen onder de werking van de Archiefwet, maar in de voor hen geldende selectielijst uit 2007 was de bewaartermijn van medische dossiers al veel langer dan die uit de WGBO. Hier wordt het zogenoemde ‘kerndossier’ tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt bewaard. Dit kerndossier bestaat uit de ontslagbrief, het operatieverslag, het anesthesieverslag, de uitslagen van pathologisch onderzoek, het eerstehulpverslag en gegevens over calamiteiten. Alle overige delen van de dossiers kunnen 20 jaar na de laatste behandeling of de dood van de patiënt worden vernietigd. Betreft het gegevens over een opname in het kader van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ), dan zijn ze 5 jaar na de laatste behandeling of het overlijden van de patiënt vernietigbaar.

Kortere bewaartermijn voor academische ziekenhuizen?

De bewaartermijn van medische dossiers bij academische ziekenhuizen verschilt zodoende aanmerkelijk van die bij de algemene ziekenhuizen. Een veelgehoorde reden voor de termijn van 115 jaar in de selectielijst voor academische ziekenhuizen is het kunnen verrichten van wetenschappelijk onderzoek.

In 2011 deed Jan Drapers, momenteel lid van de medische directie van het AMC, al onderzoek naar de effecten van de Archiefwet op de verwerking van medische dossiers door academische ziekenhuizen. In zijn scriptie geeft hij aan dat hij geen goede motivatie heeft kunnen achterhalen voor het besluit om het kerndossier 115 jaar te bewaren. Drapers schrijft dat de academische ziekenhuizen in de praktijk ook niet in staat zijn om de Archiefwet naar behoren uit te voeren, omdat zij geen mogelijkheid zien om uit de vele duizenden dossiers de kerndossiers te selecteren en dat daarom vooralsnog de complete dossiers worden bewaard. Dit is mede uit een oogpunt van bescherming van persoonsgegevens onwenselijk. Hopelijk leidt de aanpassing van de WGBO dus ook tot een aanpassing van de bewaartermijnen voor medische dossiers bij academische ziekenhuizen.