Van noodzetel tot archiefdepot

Gemeenten richten hun werkprocessen steeds meer digitaal in en produceren daardoor steeds minder papier. De vraag naar archiefruimte blijft evenwel onverminderd groot en neemt zelfs toe. Voor een buitenstaander is dit een niet te verklaren ontwikkeling, maar het is wel uit te leggen.

Oorzaken

Een van de belangrijkste oorzaken is dat gemeenten efficiënter omgaan met kantoorruimte. Veel gemeentelijke kantoorpanden werden slechts gedeeltelijk gebruikt en waren verouderd. Daarom zijn de afgelopen jaren een flink aantal gemeentelijke kantoorpanden, vaak met archiefruimten, verkocht, gesloopt of ze hebben een andere bestemming gekregen. De archieven in deze panden moesten met spoed naar het centrale archiefdepot, zonder dat er tijd was om te kiezen voor bewaren of vernietigen.

Een tweede aanslag op het aantal beschikbare meters was een reorganisatie van de DIV waardoor er een vertraging ontstond in het bewerken van de semi-statische archieven. Een achterstand die alleen maar groter werd door de archieven die uit andere archiefruimten kwamen, zodat de druk op de beschikbare ruimte alleen maar toenam.

Uitplaatsen van archief naar een commercieel archiefopslag bedrijf is natuurlijk een oplossing, maar alleen voor de korte termijn en het kan bovendien behoorlijk in de papieren lopen.

Buitenkansje

Bij toeval deed zich een buitenkans voor om het tekort aan archiefruimte aan te pakken en misschien zelfs op te lossen. Door de gedeeltelijke afbraak van de ministeries van Defensie en Binnenlandse Zaken kreeg de gemeente Den Haag de mogelijkheid om de daar aanwezige parkeergarages en onderliggende ruimten aan te kopen. Na de aankoop bleek dat in het pand de zogenoemde “noodzetel van de regering” was gevestigd. Dit was een atoomschuilkelder onder het ministerie van Binnenlandse Zaken aan de Schedeldoekshaven waar in geval van een atoomaanval, de regering en een select aantal ambtenaren, zich konden terugtrekken tot de lucht weer was opgeklaard. Er was plek voor tweehonderd personen.

De toenmalige wethouder van cultuur zag direct de mogelijkheid om de bunker in te richten als opslag voor culturele instellingen en dat is op zich geen vreemde gedachte. In het verleden zijn bunkers vaker ingezet als opslag voor bijvoorbeeld archieven. Een bekend voorbeeld is de bunker bij Schaarsbergen die vanaf 1952 jarenlang onder meer werd gebruikt als nooddepot van het Nationaal archief. De bunker, Diogenes genaamd, was in de Tweede Wereldoorlog in gebruik als commandocentrum voor de Duitse luchtmacht en van hieruit werden acties tegen de Engelse en Amerikaanse bommenwerpers geleid. Sinds 2017 heeft de bunker de status van rijksmonument.

Dat bunkers een ideale opslag zijn voor langdurig te bewaren materiaal onder klimatologische stabiele omstandigheden is de ook reden dat bijvoorbeeld Beeld en Geluid en het filminstituut Eye de zeer brandbare nitraatfilms in een nitraatbunker hebben opgeslagen. Een van deze bunkers bevindt zich in het duingebied bij Den Haag.

Voor dat we het gemeentearchief de bunker kan gaan gebruiken zal in ieder geval eerst onderzocht moeten worden wat het gaat kosten om de noodzetel in te richten als archiefruimte. Tot die tijd blijft de oorspronkelijke inrichting van de bunker bewaard en krijgt het de status van monument, als reliek uit de Koude Oorlog.