Een nuttige cursus over archiefbeheer?

Er zijn nog veel papieren archieven te bewerken de komende jaren. Het inventariseren van een papieren archief en het gereedmaken ervan voor overbrenging vereist specifieke kennis. Waar haal je die vandaan als je zelf aan de slag wilt?

Nog veel papieren archieven

De huidige Archiefwet bepaalt dat archieven na twintig jaar moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. De gewijzigde Archiefwet zal een overbrengingstermijn van tien jaar gaan voorschrijven, maar die gaat niet gelden voor papieren archieven. De papieren archieven en hun overbrenging worden rustig afgebouwd. Gelukkig maar, want er zijn nog heel veel onbewerkte, naar een archiefbewaarplaats over te brengen papieren archieven. Bij de rijksoverheid was sprake van honderden kilometers uit de periode tussen 1976 en 2005. Na 2019 zullen daar nog 25 kilometers van resteren om te bewerken. Ook lagere overheden zijn nog lang niet van hun papieren archieven af. Archiefbureaus sluiten nog regelmatig convenanten af met organisaties om de papieren archieven te bewerken. Er is nog jaren werk.

De cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer

Het overbrengen van papieren archieven wordt al jaren gedaan. De kennis hoe dat precies moet gebeuren leek echter af te brokkelen. Vroeger verzorgde SOD de cursus Voortgezette Vorming Archiefbeheer (VVA), tegenwoordig biedt GO opleidingen deze aan. Een éénjarige praktijkgerichte opleiding die kennis en vaardigheid bijbrengt om een papieren archief te inventariseren. Diverse aspecten van semistatisch archiefbeheer komen aan de orde. Verder ga je stapsgewijs door de aanpak: analyses, vooronderzoek, plan van aanpak. En dan de inventaris zelf: wat staat er in de inleiding, hoe maak je een goede beschrijving, wat is de materiële verzorging, welke bijlage voeg je toe. Het eindproduct is een (deel van een) inventaris. Super hands-on allemaal.

Aan de slag

Bij mijn provincie hebben wij nog 1,5 kilometer archief uit de periode na 1989 dat moet worden bewerkt. Er was dus alle reden om deze opleiding te doen. Je kunt daarna zelf een archief ter hand nemen om te inventariseren, maar je kunt ook het project begeleiden. Met de juiste kennis weet je tenminste waar je over praat. Afgezien van kennis is ook veel tijd nodig om de klus te klaren. Er moeten veel medewerkers bij betrokken kunnen worden om voldoende voortgang te behouden. En je loopt tegen allerlei onverwachte zaken aan, hoe goed je het allemaal ook denkt te hebben voorbereid. Inmiddels hebben we een projectgroep gevormd waarin de twee medewerkers die de cursus hebben gedaan de selectie en beschrijvingen doen en meerdere medewerkers van het team onder meer de materiële verzorging uitvoeren.

De cursus biedt een prima basis om kennis op te doen en geeft veel praktische handvatten en voorbeelden. Wij kunnen aan de slag.