Actieve openbaarheid versus vernietiging

Steeds meer overheden gaan over tot het actief openbaar maken van informatie via hun website. Ze beperken zich daarbij allang niet meer tot de loketinformatie voor burgers en bedrijven, maar plaatsen beleidstukken, notulen van overlegorganen, regelgeving en resultaten van de taakuitvoering online. Ook de besluiten en documenten die behoren bij Wob-verzoeken zijn soms al online beschikbaar. Maar … moeten die zaken niet een keer vernietigd worden en kan dat wel als de website in zijn geheel gearchiveerd wordt?

Wet open overheid

Een transparante en actief openbaar makende overheid is het belangrijkste doel van de Wet open overheid (Woo), waarvoor een aantal jaren geleden het initiatief werd genomen. De Woo beoogt de transparantie en verantwoording van overheden te bevorderen en doet dat door ze te verplichten zoveel mogelijk informatie zo vroeg mogelijk openbaar te maken en te publiceren. Nadat veel overheden hun zorgen over de interpretatie, uitvoerbaarheid en kosten van het wetsvoorstel hadden uitgesproken, is een wijzigingswet geschreven. Op 2 januari 2019 is de Wijzigingswet Woo bij de Tweede Kamer ingediend.

Veel overheden onderschrijven de uitgangspunten van de Woo al langer en hanteren een beleid van actieve openbaarheid. Besluiten worden openbaar gemaakt, verantwoording wordt afgelegd door publicatie van jaarverslagen en jaarstukken, en dossiers over lopende zaken worden openbaar gedeeld. Ook lopen er veel succesvolle projecten om verzamelde informatie actief te delen als open data. Gemeenten, provincies en rijk stellen datasets open voor hergebruik, digitaliseren hun beeldcollecties en maken ze gratis downloadbaar.

Vernietigingsplicht of bewaarplicht?

Als burger en archivaris juich ik deze actieve openbaarheid van harte toe, maar krijg in dat kader ook regelmatig de vraag of de online gepubliceerde informatie daar wel eeuwig kan blijven staan. Want je kunt als overheid beslissen om berichten en bestanden na verloop van tijd van de actieve website af te halen, maar wat als je – zoals honderden overheden – hebt besloten je gehele website te archiveren via bijvoorbeeld archiefweb.eu? Kun je dan nog aan de vernietigingsplicht van de Archiefwet voldoen? We kunnen iets van het web halen, maar daarmee is het nog niet vernietigd.

Zoals de Archiefwet in artikel 3 voorschrijft, zijn overheden verplicht de ‘onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden’. De vernietiging gebeurt aan de hand van daartoe opgestelde selectielijsten. In de praktijk vindt daadwerkelijke vernietiging pas veel later plaats dan de lijsten voorschrijven. Dat komt mede doordat de Archiefwet in het midden laat wanneer de vernietiging geëffectueerd moet zijn.

En als er dan al vernietigd wordt, dan is dat veelal binnen de geautomatiseerde informatie- en documentmanagementsystemen en worden de data op persoonlijke schijven, in mailboxen en geplaatst op websites nog wel eens overgeslagen.

Persoonlijk hamer ik bij de selectie van overheidsinformatie veel meer op de bewaarplicht dan op een vernietigingsplicht. Met uitzondering van de persoonsgegevens die uit privacyoverwegingen conform de AVG daadwerkelijk analoog en digitaal vernietigd moeten worden uit alle daartoe gebruikte systemen. Daarbij vind ik dat je de informatie die je eenmaal als overheid actief hebt gedeeld in principe terugvindbaar moet laten zijn en dat deze dus bewaard moet worden.

Advies

Als overheden besluiten archiefbescheiden te plaatsen op hun website moeten ze– vooraf – al rekening houden met de bepalingen uit de AVG en de van toepassing zijnde selectielijsten. Moeten gegevens daadwerkelijk vernietigd worden: plaats ze niet, maak ze zwart of plaats ze achter een link die in de eenmaal gearchiveerde website niet meer werkt!