AI bij selectie

Het is een van de leukste onderdelen van ons werk: selectie en waardering van informatie. Nog steeds is het mensenwerk: aan welke informatie kennen we welke waarde toe? Maar gebeurt dit wel altijd ter zake kundig en doordacht?

Selectie is een arbeidsintensief karwei. Al vele jaren zijn we bezig om een zo effectief en efficiënt mogelijke manier te vinden om archieven te waarderen en selecteren op bewaren of vernietigen. Een van de resultaten is dat we selectie naar voren schuiven: al bij de start van een zaak kunnen we de verwachte bewaartermijn van de zaak toekennen. In de praktijk sluit een zaakbehandelaar de zaak af en geeft daarbij het juiste resultaat aan. Op basis hiervan zal de zaak bewaard of vernietigd worden. Dit verloopt nog niet volledig geautomatiseerd, maar het kan wel ‘als vanzelf’ gaan. Prachtig!

De mensen die hier een relevante rol spelen zijn de inrichters en gebruikers van de digitale werkomgeving. De inrichters moeten zorgen dat de juiste bewaartermijnen aan de juiste werkprocessen of zaaktypen hangen. De gebruikers moeten de juiste resultaten kiezen bij de afhandeling van hun zaken. Zo nodig volgt er een controle op de juiste afhandeling. Verder is er natuurlijk nog steeds de controle van de vernietigingslijst. En dan kennen we ook nog het strategisch informatieoverleg. Zo zijn er dus verschillende momenten waarop mensen een rol spelen bij de selectie van informatie.

De grote vraag is op welke manier deze mensen hier invulling aan geven. Hebben de inrichters van het systeem enig besef van de achtergrond van de resultaten die bij de zaaktypen of werkprocessen horen en wat de gevolgen zijn van onjuiste keuzes? Is de zaakbehandelaar zich bewust van de gevolgen van het kiezen van een onjuist resultaat? Wordt de vernietigingslijst gezien of voor kennisgeving aangenomen? Is het strategisch informatieoverleg een formaliteit of wordt hier inderdaad serieus gesproken over, onder andere, het selectiebeleid?

Is het antwoord op deze vragen nee, dan is sprake van afwezige intelligentie (AI) bij selectie.