Medewerker weg, informatie weg

Medewerkers komen en gaan. Steeds minder medewerkers werken tientallen jaren bij een en dezelfde werkgever. Velen hoppen van baan naar baan of beginnen voor zichzelf. Het zijn vaak medewerkers die in meer of mindere mate zakelijke informatie creëren, verzamelen, opslaan, verspreiden, bewaren en/of verwijderen. Zij beschikken soms over een enorme hoeveelheid data en kennis. Wat gebeurt daarmee na hun vertrek?

Individueel databeheer

Hoewel organisatie steeds meer gebruikmaken van centrale opslagvoorzieningen, beheren medewerkers hun informatie graag ook nog steeds op de persoonlijk schijf, in de cloud of elders. Waarom? Even zelf opslaan gaat vaak sneller dan binnen de zakelijke omgeving. Je kunt er altijd bij. Je kent je eigen opslagstructuur. Je bent minder bang dat informatie binnen de gehele informatieberg van de organisatie verloren gaat.

Veel medewerkers beschikken tegenwoordig ook over meerdere mobiele devices zoals een smartphone, een tablet en/of laptop. Ook daarop wordt zakelijke informatie opgeslagen. Lekker handig, altijd bij de hand en beschikbaar op het gewenst moment. Voor het werk wordt meestal gebruikgemaakt van e-mail, WhatsApp, sms, Messenger en andere communicatiemiddelen. Ook binnen deze omgevingen is steeds vaker zakelijke informatie te vinden.

Einde dienstverband

En opeens is het dan zover. De dag waarop een medewerker aankondigt dat hij of zij de organisatie gaat verlaten. Meestal is dat een verlies voor de organisatie. Iemand paste zo goed binnen het team, leverde enorme inzet of beschikte over zoveel kennis en informatie. Hij of zij was de vraagbaak binnen de organisatie en voor de klant. Hij of zij was altijd in staat ergens de benodigde informatie vandaan te halen op het moment dat het nodig was...

En dan?

Wat gebeurt er vervolgens in de praktijk? Regelmatig wordt aan de medewerker gevraagd zelf de laptop of tablet op te schonen. De eerder vanuit de organisatie verstrekte devices worden daarna netjes ingeleverd. Diverse accounts, waaronder toegang tot centrale opslagvoorzieningen, de persoonlijke netwerkschijf en ook de zakelijke mailomgeving worden door de ICT-beheerder afgesloten.

Smarthphone en laptop worden vervolgens voorbereid op de komst van een nieuwe medewerker. Ofwel, teruggezet naar de fabrieksstand. Schijven worden leeggemaakt. Nooit meer kijkt iemand nog om naar het mailaccount van de betreffende medewerker dat wellicht vol zat met belangrijke zakelijke informatie. Na enige tijd wordt zo’n account als ‘niet meer van toepassing’ opgeheven en vergeten. Medewerker weg, informatie weg.

Kan het anders?

Kan dit worden voorkomen? Ja. Dat begint met bewustwording van hoe om te gaan met informatie bij vertrek van medewerkers. Vaak wordt hier te weinig of helemaal geen aandacht aan besteed. Maak bijvoorbeeld duidelijke afspraken met ICT-beheerders over hoe om te gaan met informatie bij inlevering van eerder vermelde bedrijfsmiddelen. Leg deze handelwijze vast in een procedure en zorg ervoor dat eenieder daarvan op de hoogte is. Besteed ook voldoende aandacht aan de overdracht van kennis en informatie door de vertrekkende medewerker. Loop samen zijn of haar informatiebestanden en e-mailbox door om zo samen te beoordelen wat daar het beste mee kan gebeuren. Draag zo nodig een en ander over aan collega’s. Zorg voor een duidelijke plek waar informatie kan worden opgeslagen bij einde dienstverband zodat er nog een vorm van naslag kan plaatsvinden.

Schriftelijke afspraken over hoe om te gaan met informatie en e-mail bij vertrek kunnen al bij indiensttreding worden vastgelegd in een protocol dat als bijlage wordt gevoegd bij de arbeidsovereenkomst. Bij aanvang van het dienstverband wordt daarmee met elkaar een overeenkomst gesloten waar men later op kan teruggrijpen. Medewerkers zijn dan vooraf geïnformeerd en kunnen van het begin af aan daarnaar handelen.

Privacy

Wordt de privacy van een vertrekken medewerker door dit alles niet geschaad? Het is een vraag die in het kader van de AVG tegenwoordig wel degelijk beantwoording behoeft. Ook hier geldt: door het vastleggen van afspraken in een protocol kan later leed worden voorkomen.

Er moet een scheiding worden aangebracht tussen zakelijk belang en privacy. De organisatie waaruit de medewerker vertrekt, zal mogelijk nog gebruik moeten kunnen maken van bepaalde informatie uit de zakelijke e-mailbox. Daaraan moet dan wel een bepaalde termijn worden verbonden. Een redelijke termijn hiervoor is drie maanden tot een halfjaar. Dit is mede afhankelijk van de functie van de vertrekkend medewerker en de mogelijke relevantie van berichten en contacten uit zijn of haar bijbehorende mailbox.

Ook moet worden voorkomen dat bijvoorbeeld privémails die zijn opgeslagen in de zakelijke mailbox na vertrek door de werkgever of collega’s kunnen worden bekeken. Hoewel privémails eigenlijk niet in een dergelijke mailbox thuishoren, is de praktijk op dit punt vaak anders. Ook hierover moeten duidelijke afspraken worden vastgelegd. Zo kan de werkgever verlangen dat de zakelijke mailbox nooit voor privéberichten wordt gebruikt of dat deze door de vertrekkend medewerker uit de mailbox worden verwijderd.

Sluitende oplossing?

Kun je in alle gevallen voorkomen dat informatie en daarmee kennis bij vertrek van een medewerker verloren gaat? Het antwoord daarop is ‘nee’. Door meer aandacht te besteden aan dit onderwerp kan wel worden voorkomen dat onzorgvuldig wordt gehandeld. Mogelijk blijft een groot deel van de betreffende informatie en kennis dan toch behouden.