Informatiebeheer by design

Vaktijdschriften inspireren me. Helaas spaar ik ze te veel op en heb dan een dag nodig om alles bij te lezen. Er vallen echter wel dingen op als je je leesachterstand in een korte tijdspanne wegwerkt. Deze keer was dat de opkomst van het woord 'by design'.

Alles by design

Ik kwam het tegen in diverse combinaties. De bekendste is natuurlijk archiveren by design (archiving by design). Maar ik las ook over privacy by design, open by design, security by design (informatieveiligheid) en duurzaam toegankelijk by design. Als wrap-up van al deze losse termen werd recent de term informatiebeheer by design geïntroduceerd, waarin alles samenkomt.

Wat is 'by design'

Voor een eindgebruiker is het gebruiken van informatie in het werkproces iets anders dan het archiveringsproces. Dat eerste doet hij zelf en het archiveren is iets voor DIV of de archivaris, althans dat denkt men. Dat laatste kan natuurlijk allang niet meer, maar het is een hardnekkig beeld. Archiveren by design houdt in dat die kloof wordt gedicht door al bij het ontwerpen of aanschaffen van een informatiesysteem rekening te houden met het archiveren van de informatie die in werkprocessen wordt gegenereerd. Bij het werken volgens privacy by design is het doel de beveiliging van persoonsgegevens te optimaliseren door na te denken over opslag, wijziging en verwijdering ervan. Open by design hangt samen met de aanstaande Wet open overheid die overheden dwingt categorieën van documenten actief openbaar te maken. Om dat vlot te kunnen doen zonder arbeidsintensief weglakken achteraf, is het belangrijk er van tevoren rekening mee te houden. De andere termen, duurzaam toegankelijk en informatieveiligheid by design, beogen iets soortgelijks: regel duurzaamheid en informatieveiligheid bij de aanschaf of het ontwerp van je informatiesysteem.

Gaat het werken?

Het principe waar 'by design' van uitgaat is: regel het aan de voorkant, want achteraf kan het niet meer of kost het veel werk. Het is een uitgangspunt waar je niet tegen kunt zijn. Het is altijd het beste om vroegtijdig rekening te houden met toekomstig gebruik. Dat gebruik kan veel inhouden: publicatie, hergebruik, bescherming, vernietiging of bewaring, vindbaarheid, toegankelijkheid. Dat is ook meteen de zorg: het is zoveel waar rekening mee moet worden gehouden.

Hoe regel je dat 'by design'? Een informatiesysteem 'ontwerpen' zullen de meeste overheidsorganisaties niet meer zelf doen. Bij de aanschaf ben je afhankelijk van wat de leverancier biedt en moet je met al je aanvullende eisen een hoop maatwerk inbouwen. En dan maar hopen dat je overal aan hebt gedacht. En: hoe vaak heb je de mogelijkheid om een nieuw informatiesysteem in te richten?

Kortom: ‘bij design’ is een prima uitgangspunt, maar nu nog proberen om het goed in de praktijk te brengen.