Het papierloze kantoor

Wilt u meer of minder papier? Het ICT-bedrijf ictzaak, gespecialiseerd in digitale kantooroplossingen, weet het wel: minder of beter nog helemaal geen papier.

In een blog op hun website schrijven ze dat papierloos werken eenvoudiger is dan je denkt (https://www.ictzaak.nl/papierloos-kantoor/). Een eerste stap is om alleen met leveranciers te werken die digitaal factureren, dat scheelt al een hele stapel papier. De volgende stap is om alle printers uit het kantoor te verwijderen want niets hoeft meer te worden afgedrukt! En tot slot: gooi al het papier dat toch nog weet binnen te komen, bijvoorbeeld in de vorm van pakbonnen, direct weg. Dan houd je het overzichtelijk. Zo simpel kan het zijn.

Geniaal

Helaas is ook voor dit bedrijf de werkelijkheid wat taaier en moet er  soms toch nog iets worden geprint. De oplossing die zij daarvoor hebben bedacht is geniaal: je maakt een afspraak met de buren om daar te mogen printen. De voordelen zijn ontegenzeggelijk: het kantoor is altijd netjes, geen met papier uitpuilende kasten meer, digitale data is – mits goed opgeslagen – veel sneller toegankelijk, werkplekonafhankelijk werken, data is altijd veilig opgeslagen en papier kun je kwijtraken. En bestanden kun je makkelijk en automatisch (laten) back-uppen.

Keerzijde

Deze voordelen vertellen echter niet het hele verhaal. Een van de grote voordelen van papier is nu dat het niet onleesbaar raakt, of in ieder geval millenia lang leesbaar blijft. En wat betreft het zoekraken van informatie, dat is meer een probleem van digitale data, want niet iedereen is even zorgvuldig in het goed opslaanvan digitale informatie.

Aanbesteding

In gemeenteland is men nog niet zover dat printers worden afgeschaft en papier alleen nog op het toilet wordt gebruikt. Op 11 juni kregen gemeenten de gelegenheid om zich in te schrijven voor een aanbesteding voor printers en prints. De VNG probeert met zoveel mogelijk deelnemers de kosten voor de aanbesteding laag te houden (https://www.vngrealisatie.nl/producten/gt-print).

Begroot wordt dat de deelnemende gemeenten tussen 2020 en 2023 samen 562.000.000 pagina’s uitprinten. Een enorm aantal. Uiteraard zal niet alles voor bewaring in aanmerking komen, maar zelfs als 10% bewaard blijft, zijn dat toch al gauw 56.200.000 printjes! Papier dat bewaard en beheerd moet worden! Als dit alleen al geldt voor de gemeenten er zijn nu nog zo'n 355 gemeenten hoe is het dan voor de overige overheden? Ik vermoed dat bij menig ministerie en provinciehuis de printers nog vrolijk staan te ratelen.

Verander de wereld, begin bij uzelf

Is er dan geen uitzicht op het papierloze kantoor? In 1975 voorspelde het Amerikaanse tijdschrift Business Week dat dit er binnen afzienbare tijd zou zijn, maar na bijna 45 jaar blijkt dat er meer dan ooit papier gebruikt wordt. Een tweejaarlijkse rapport van Viadesk (https://www.frankwatching.com/archive/2018/10/29/papierloos-werken-managers-geven-niet-het-goede-voorbeeld/) dat een vergelijking maakt tussen het papiergebruik door werknemers in België, Duitsland en Nederland, laat zien dat sinds het begin van de monitor in 2015 er niet veel is veranderd als het gaat om de hoeveelheid printjes die men maakt. Dat komt vooral door de managers. Zij blijven graag met papier werken en de medewerkers volgen dit gedrag. Om het ideaal van papierloos werken na te streven, zou het management tenminste het goede voorbeeld moeten geven. Dus als je minder papier wilt, gebruik dan zelf minder papier.