ABC-regels, wat waren dat ook al weer?

Wat doe je in de vakantie? Behalve lekker eropuit gaan, ruim je bijvoorbeeld je werkkamer eens op. En wat kom je daar dan zoal tegen? Je vindt oud opleidingsmateriaal van de S.O.D. en van DIOR-Opleidingen, vakliteratuur, diverse interessante artikelen en allerlei oude instructies en handleidingen betreffende het vakgebied informatievoorziening. Daarbij trof ik een brochure aan uit 1985 genaamd ‘ABC-regels, handleiding voor het alfabetisch rangschikken’. Kan die weg of niet?

Alfabetisch rangschikken

Zijn daar regels voor? Jazeker, want alfabetisch rangschikken lijkt zo eenvoudig, maar in de praktijk valt dat altijd toch weer tegen.

Hoe rangschik je bijvoorbeeld namen als ’t Hart of David’s en wat doe je met puntjes tussen afkortingen als K.L.M. of B.V. en N.V.? Blijven die staan of laat je die weg? Dan zijn er ook nog accenttekens zoals de accent aigu, accent grave, accent circonflexe en andere diakritische tekens zoals het trema en de cedille. De ampersand, koppeltekens en allerlei woordverbindingen zoals bijvoorbeeld bij ‘secretaris-generaal’ vormen ook nog een aparte groep. Kortom, vele schrijfwijzen die van invloed zijn op de alfabetische rangschikking van woorden en namen. Daarom zijn er afspraken gemaakt over hoe je met alfabetisch rangschikken omgaat. Afspraken over spelling, schrijfwijze en woordverbindingen. Ook zijn er in de handleiding regels opgenomen voor het omzetten van namen, alvorens tot de eigenlijke rangschikking kan worden overgegaan. De handleiding voorziet in prachtige voorbeelden van allerlei aard.

De regels kunnen worden gebruikt door diegene die alfabetisch rangschikt maar ook door diegene die, met gebruik van dezelfde regels, het gezochte snel wil terugvinden.

Nog relevant?

De eerste druk van de ABC-regels kwam in 1936 tot stand. Inmiddels zijn we 83 jaar verder en is de wereld van het alfabetisch rangschikken enorm veranderd. Voor het grootste deel hoeven we dat niet meer zelf te doen. Systemen zorgen voor het alfabetiseren van namen en woorden. In de meeste app-stores vind je zelfs appjes die je daarbij helpen. Het lijkt allemaal zoveel makkelijker te zijn geworden.

Toch werd ik opnieuw getriggerd door deze ABC-regels. Want wie weet er tegenwoordig nog hoe je omgaat met alfabetisch rangschikken? En nog belangrijker: hoe je omgaat met al die tekens die je bij verschillende namen en woorden tegen kunt komen. Systemen mogen dan zelf wel zorgen voor de rangschikking van namen en woorden, de invoer ervan bepaalt echter hoe deze systemen er daarna mee omgaan.

Beperkingen

Ook zijn niet alle systemen in staat woorden met leestekens op te nemen. Denk bijvoorbeeld aan het invullen van het ‘omschrijvingsveld’ in de gemiddelde digitale bankomgeving. Regelmatig krijg je dan een melding als ‘het gebruik van leestekens is niet toegestaan’.

Een ander voorbeeld betreft het gebruik van webformulieren bij zaakgericht werken. Burgers en bedrijven kunnen ‘formulieren’ op de website van een gemeente invullen waarmee een zaak wordt opgestart. Bijzondere namen worden niet altijd geaccepteerd waardoor deze op verschillende wijzen worden vastgelegd en verwerkt in het systeem.

Gelukkig zijn systemen ook steeds slimmer geworden in het terugvinden van informatie. Mocht er dus iets misgaan bij de invoer van namen of bepaalde woorden, dan lukt het meestal aardig deze informatie toch nog redelijk snel boven water te krijgen. Is het daarom niet meer nodig aandacht te besteden aan de ‘oude’ ABC-regels?

Nog steeds relevant

Ik denk het wel. In een wereld waarin data steeds meer worden gebruikt voor allerlei doeleinden en analyses is het van belang dat deze data op een juiste, eenduidige wijze worden vastgelegd zodat ze op een goede manier kunnen worden verwerkt. Het is dus beter ‘in- en uitvoer’ vast te leggen als ‘invoer en uitvoer’ en bijvoorbeeld MCMLXXXV in cijfers als 1985. Gelijk zoals de ABC-regels dit voorschrijven. Vele andere voorbeelden staan in de handleiding vermeld.

Ook datamigratietrajecten en schoningstrajecten van netwerkschijven zouden eenvoudiger kunnen worden uitgevoerd als de schrijfwijze van namen en woorden in de afgelopen jaren meer eenduidig was toegepast. Wat minder naar eigen inzicht, wat meer volgens de regels. Is het dan nu al te laat? Nee, zeker niet. Als we vanaf nu beginnen het weer beter te doen, hebben we daar later profijt van.

Restart

Vanaf de achtste druk is er destijds bij het opstellen van de ABC-regels al rekening gehouden met de verdere opkomst van automatisering. Bestaande detailregels werden zoveel mogelijk vereenvoudigd. Misschien wordt het tijd deze regels weer eens af te stoffen en de handleiding voor het alfabetisch rangschikken opnieuw onder de aandacht te brengen. Mijn brochure is inmiddels weer teruggeplaatst in de kast. Op de plek waar ik hem vond. In de oude vorm leuk om te bewaren, in een digitale wereld goed om opnieuw te gaan toepassen. Laat deze blog daarvoor het begin zijn.